Introduktion
För att kunna använda Excel-import måste du minst ha rollen inställningsadministratör och vara inloggad i Bezalas webbversion.
Med Excel-importering kan du:
Lägga till data
Redigera data
Men inte radera data
Du kan manuellt radera data genom att klicka på den röda papperskorgsikonen på den relevanta sidan i webbversionen.
Allmänna regler för Excel-importering
Den importerade excelfilen måste ha ett specifikt format.
Hämta templatet/mallen genom att klicka på "Ladda ner tabell" på den relevanta sidan (vilken sida beror på vilken data du vill importera).
Ändra inte följande i mallen:
Ordningen på kolumnerna.
Kolumnernas rubriker.
Kom ihåg att:
Fylla i celldata i rätt format (se mer nedan).
Fylla i celldata för obligatoriska kolumner (se mer nedan).
Spara den ifyllda excelfilen på din enhet på ett ställe där du lätt hittar den.
Klicka slutligen på "Ladda upp tabell" och välj din sparade excelfil.
Följande data kan importeras med Excel:
Användare:
Relevant sida: Huvudmeny ==> Användare
Konton:
Relevant sida: Huvudmeny ==> Kontoplan
Kostnadsställen:
Relevant sida: Huvudmeny ==> Kostnadsställen
Konteringsregler:
Relevant Sida: Huvudmeny ==> Automation ==> Konteringsregler-fliken
1. Importera användare med Excel
Du hittar templatet genom att klicka på "Huvudmeny"-ikonen i övre vänstra hörnet ==> Användare ==> "Ladda ner tabell" i nedre vänstra hörnet.
Vi har samlat informationen i den här tabellen för att visa hur du ska fylla i Excel-mallen. I tabellen visas kolumnrubrikerna som rader i den första kolumnen på grund av webbsidans begränsningar.
Förklaringar till den tredje kolumnens kommentarer:
O = Obligatorisk
R = Rekommenderad. Vi rekommenderar att denna kolumn fylls i för att Bezalas funktioner ska fungera smidigare.
AP = Användaren kan fylla i informationen själv i sin användarprofil.
E = Ej nödvändig
R eller AP = Vi rekommenderar att administratören fyller i denna information om den finns tillgänglig, men det kan delegeras till användaren om den är okänd eller det är nödvändigt.
# = Om användarens e-post har tillgång till flera Bezala-miljöer kan informationen inte läggas till via Excel (IBAN, BIC, SSN) och kan endast läggas till/redigeras av användaren i deras användarprofil.
Kolumnrubrik i Excel | Godkänt dataformat för cellen i fetstil | Kommentar |
User Email | fornamn.efternamn@foretagetsdoman för Bezala är företagsdomänet @bezala.com och för Greenstep AB är det @greenstep.com | O |
User Name | Fritt format, men rekommenderat: Förnamn Efternamn eller Efternamn Förnamn | R eller AP |
External ID | 1234 – se till att numret matchar ID-numret i HR-systemet. Används om företaget använder en HR-integration (Mepco, Sympa, Hogia eller annat). | R |
User Language | På engelska, bokstäverna måste vara versaler och ett av följande: ENGLISH, FINNISH, SWEDISH. Företagets språk är standard. Enkelt för användare att ändra själva. | AP |
User Role | På engelska, bokstäverna måste vara versaler och en eller en kombination av följande (separerade endast med komma):
EMPLOYEE,MANAGER,ACCOUNTANT, APPROVER,BETA_TESTER
Standard är EMPLOYEE, vilket innebär att personen kan skicka in utlägg via Bezala. En MANAGER kan redigera företagsinställningar, och en ACCOUNTANT kan se alla utlägg i företagets Bezala-miljö. Använd inte APPROVER och BETA_TESTER innan du har läst mer om rollerna. | R |
User IBAN* | För ett svenskt bankkonto börjar det med versalbokstäverna SE + 22 siffror, t.ex. SE0123456789012345678912
Läs mer om IBAN här. | R eller AP, # |
User BIC* | Denna kod är specifik för den bank som användaren använder. För svenska Nordea är det NDEASESS. Bezala uppdaterar detta automatiskt om IBAN-cellens värde är korrekt när tabellen laddas upp. | E, AP, # |
User SSN* | Användarens personnummer. För finska företag: DDMMÅÅ-XXXX och för svenska företag: ÅÅMMDD-XXXX. I båda exemplen är datumet födelsedatum och XXXX är unikt för varje person. | R eller AP, # |
Show dimension dropdown on transaction form | Använd inte, denna kolumn är inte längre aktiv. | E |
User Mileage Category | Ej nödvändig om alla i Bezalas företagsmiljö använder samma kategori (dvs. företagets standard). Företagets standard hittas här: Huvudmeny ==> Inställningar ==> Grundinställningar-fliken ==> Formulär-fliken ==> KM-/milersättning-avsnittet. | E |
User Per Diem Category | Ej nödvändig om alla i Bezalas företagsmiljö använder samma kategori (dvs. företagets standard). Företagets standard hittas här: Huvudmeny ==> Inställningar ==> Grundinställningar-fliken ==> Formulär-fliken ==> Dagtraktamente-avsnittet. | E |
Mileage/Per Diem/Foreign country Per Diem accounting code | Ej nödvändig om användaren har samma som företagets standard. Standardkonton hittas i Formulär-fliken. Använd kontonumret som finns för kontot på kontosidan, t.ex. 7880 | E |
User Default Payment Method | Kan vara bra att fylla i om företaget använder företagskort som betalningssätt. Kontonamnet kan vara t.ex. Företagets kreditkort eller Johns kreditkort. Måste vara exakt samma namn som det relevanta kontonamnet på kontoplansidan. | E, AP |
User Default Account | Ej nödvändig. Enkelt för användaren att fylla i sin profil. Standardutgiftskontot för användaren i utläggsformuläret. Måste vara exakt samma namn som det önskade kontonamnet på kontoplansidan, t.ex. Resebiljetter. | E, AP |
User Default Cost Centers | Bra att använda om du inte har kostnadsställen som en obligatorisk dimension och vill säkerställa att användaren skickar in utlägg med rätt kostnadsställe ifyllt. Måste matcha kostnadsställens namn och dimensioner på kostnadsstälssidan så här: dimensionsnamn1::: kostnadsställesnamn1;;; dimensionsnamn2:::kostnadsställesnamn2 t.ex. Plats::: Helsingfors;;; Projekt::: Marknadsföring | R, men kan vara enklare att fylla i manuellt på användarens redigerings- sida |
User Approvers | Använd attesterarens e-postadress som användaren ska ha. THEN eller OR kan användas mellan e-postadresser, där THEN innebär att båda attesterarna behövs, OR innebär att endera attesteraren behövs. Läs mer om attesteringsflöden här.
T.ex. user1email THEN user2email OR user3email | R, men kan vara enklare att fylla i manuellt på användarens redigerings- sida |
Tax % | Användarens nuvarande skattekortsprocent för arvodesformulär. Måste vara antingen mindre än 100 (t.ex. 25 för 25 %) eller mindre än 1 (t.ex. 0.34 för 34 %). Rekommenderas att användarna lägger till sitt eget skattekort i sin användarprofil. | E, AP |
Employment Termination Date | T.ex. 2025-01-15. Det datum efter vilket användaren automatiskt tas bort från företagets Bezala miljö. | E |
2. Importera konton via Excel
Du hittar mallen genom att klicka på "Huvudmeny"-ikonen i övre vänstra hörnet ==> "Kontoplan" ==> "Ladda ner tabell" i nedre vänstra hörnet.
Vi har samlat informationen i den här tabellen för att visa hur du ska fylla i Excel-mallen. I tabellen visas kolumnrubrikerna som rader i den första kolumn på grund av webbsidans begränsningar.
Förklaringar till den tredje kolumnens kommentarer:
O = Obligatorisk
R = Rekommenderad
E = Ej nödvändig
Kolumnrubrik i Excel | Godkänt dataformat för cellen i fetstil | Kommentar |
Account code | Måste matcha ditt bokföringsprogram. För Netvisor skulle hotellkostnadernas konto vara 7820. Se till att detta är ett korrekt värde – många fel uppstår om detta fylls i fel, t.ex. felmeddelande: ledger account does not exist. | O |
Name | Måste matcha bokföringsprogrammets namn, t.ex. Resebiljetter. Se till att detta är ett korrekt värde – många bokföringsfel uppstår om detta är felaktigt. | O |
Type | Kontotyp. Kan vara antingen ASSET (betalningssätt) eller EXPENSE (utgiftskonto). Ett betalningssätt är en betalningsmetod (t.ex. konton med namn som "Betalt med egna pengar" eller "Företagskort" bör vara ASSET) och ett utgiftskonto är en utgiftstyp (t.ex. de flesta konton såsom resebiljetter eller kontorsmaterial är EXPENSE). | O |
Resources | Använd detta bara när det faktiskt är nödvändigt, t.ex. för att begränsa ett betalningssätt "John Smiths företagskort" till John Smith. Fyll i användarens e-postadress med komma som avgränsare, t.ex.
fornamn.efternamnatcompanyemail.com,john.smithatcompanyemail.com | E, men R för användarspecifika betalningssätt |
Default VAT | Rekommenderas inte. Gör din momskod-mappning i företagsinställningarna istället. Varje värde måste vara under 100, t.ex. 25.5 för 25,5 % och 10 för 10 %. | E |
Is Deactivated | Standardvärde är NO (kontot är aktivt). YES innebär att kontot är inaktiverat. Om ett felmeddelande "ledger account inactive" uppstår vid bokföring, innebär det att en användare har använt ett inaktiverat konto. | E |
Is Representation | Standardvärde är NO. Kan endast fyllas i för utgiftskonton och bör fyllas i som YES för konton som används för representationskostnader, så att användarna förväntas fylla i deltagarna vid evenemanget. | E, men R för konton som bör ha YES |
Show On Receipt Form | Används endast för utgiftskonton. Standardvärde är YES. Du kan ange NO för konton som är avsedda enbart för dagtraktamente-, KM-/milersättnings- och arvodesformulär. | E, men R för konton som bör ha NO |
External ID | Ej nödvändig. Om du använder en Spreadsheet-integration, eftersom Bezala inte har en direkt integration med ditt bokföringssystem, bör du kontrollera om ditt bokföringssystem behöver ett externt ID för konton. | E |
3. Importera kostnadsställen med Excel
Du hittar mallen genom att klicka på "Huvudmeny"-ikonen i övre vänstra hörnet ==> "Kostnadsställen" ==> "Ladda ner tabell" i nedre vänstra hörnet.
Vi har samlat informationen i den här tabellen för att visa hur du ska fylla i Excel-mallen. I tabellen visas kolumnrubrikerna som rader i den första kolumn på grund av webbsidans begränsningar.
Förklaringar till den tredje kolumnens kommentarer:
O = Obligatorisk
R = Rekommenderad
E = Ej nödvändig
Kolumnrubrik i Excel | Godkänt dataformat för cellen i fetstil | Kommentar |
Cost Center Name | Bör matcha namnet i ditt bokföringssystem, t.ex. Helsingfors eller Marknadsföring | O |
Cost Center Dimension Name | Detta är den viktigaste kolumnen, eftersom den markerar dimensionen (dvs. kategorin) för kostnadsstället. Måste matcha exakt för varje rad med samma dimension – projekt, Projekt och projekt1 är alla olika värden. Om du har många dimensioner och vill att utläggsformuläret ska vara logiskt (störst dimension ==> minst dimension) måste cellvärdena namnges i A–Ö-ordning. | O |
Cost Center Resources | Rekommenderas inte, men kan användas om du vill begränsa synligheten för ett kostnadsställe. Fyll i användarens e-postadress separerade med komma, t.ex.
fornamn.efternamnatcompanyemail.com,john.smithatcompanyemail.com | E |
Is Cost Center Deactivated | Standard är NO. Om du fyller i YES inaktiveras kostnadsstället. Ett inaktiverat kostnadsställe raderas inte från din Bezala-miljö, det är bara inte synligt för användarna i utläggsformulären. | E |
Cost Center Approvers | Om du använder attesterare på kostnadsställesnivå bör du fylla i denna kolumn. Använd e-postadressen till den attesterare du vill lägga till. THEN eller OR kan användas mellan e-postadresser, där THEN innebär att båda attesterarna behövs, OR innebär att endera behövs. Läs mer om attesteringsflöden här. T.ex. user1email THEN user2email OR user3email | E, men R om du använder kostnadsställe- attesterare |
External ID (Extern ID) | Ej nödvändig. Om du använder en Spreadsheet-integration, eftersom Bezala inte har en direkt integration med ditt bokföringssystem, bör du kontrollera om ditt bokföringssystem behöver ett externt ID för kostnadsställen. | E |
4. Importera konteringsregler med Excel
Du hittar mallen genom att klicka på "Huvudmeny"-ikonen i övre vänstra hörnet ==> Automation ==> "Konteringsregler"-fliken ==> "Ladda ner tabell" i nedre vänstra hörnet.
Vad gör konteringsreglerna? De hjälper till att förifylla utgiftskontot för utlägg baserat på information från användarens beskrivning i utläggsformuläret.
Några förutsättningar att tänka på innan du skapar konteringsregler:
Har du en tydlig uppdelning mellan konton i din kontoplan?
T.ex. om användaren skriver "hotell" i beskrivningen – har du bara ett konto för hotell eller är kontot uppdelat, t.ex. mellan inhemska och internationella hotell?
Du kan inte använda samma nyckelord för två olika utgiftskonton – det gör regeln ineffektiv.
Om dina användare använder många språk, se till att inkludera nyckelord på alla språk.
Nyckelorden behöver inte vara hela ord – t.ex. kan "parkering" förkortas till "park".
Den viktigaste regeln är att ha ett nyckelord per rad i excelfilen.
Excelfilen har bara 2 kolumner att fylla i. Det är bra att ha så många rader som möjligt, dvs. 1 nyckelord/rad.
Pattern: Det nyckelord som automationen använder för att förifylla utgiftskontot.
Account code: Samma kontonummer som du använder för det relevanta kontot på kontoplanssidan. I Netvisor är utgiftskontot för hotellkostnader vanligtvis 7820.
Här är en exempel med konteringsregler för hotellkostnader (7820) och taxi (7810) med en Netvisor-kontoplan för användare som använder engelska, svenska och finska:
Pattern | Account code |
hotel | 7820 |
motel | 7820 |
airbnb | 7820 |
booking.com | 7820 |
hostel | 7820 |
Scandic | 7820 |
taxi | 7810 |
taksi | 7810 |
uber | 7810 |
bolt | 7810 |