Bezala använder roller för att kontrollera vad användare kan se och göra. En användare kan ha flera roller samtidigt. Om du vill uppdatera din eller en kollegas användarroll, kontakta företagets inställningsadministratör eller bokförare (ofta någon i ekonomi- eller löneteamet).
Användare
Grundroll för alla användare. Användare kan lägga till sina egna utlägg (kvitton, dagtraktamenten, km-ersättningar, arvoden), granska sin utläggshistorik och status samt redigera sina profilinställningar.
Viktigt: Det finns ingen separat användarroll för en chef/teamledare. Rätten att se teammedlemmars utlägg och kreditkortstransaktioner ges genom attesteringsprocessen. En användare kan vara attesterare om hen har sparats som någons attesterare i attesteringsflöden.
Allmänn attesterare
Användare med denna roll visas i rullgardinsmenyer för attesteringsprocesser och är synliga för andra användare i användarlistor. Detta möjliggör delegering av utläggens godkännande.
Viktigt: Att endast ha rollen som allmän attesterare ger inte attesteringsrättigheter – användaren måste också tilldelas som någons attesterare för att kunna attestera utlägg.
Inställningsadministratör
Inställningsadministratörer har full tillgång till företagets data:
Granska och hantera alla utlägg i företaget
Lägga till och hantera användare
Hantera företagets inställningar
Se alla tidsregistreringar och frånvaron
Krav: Inställningsadministratörrollen kräver också Användarrollen för att fungera.
Bokförare
Bokförare kan:
Se alla utlägg, tidsregistreringar och frånvaron
Skapa, hantera och skicka satser till bokföringen
Få tillgång till rapporter och exportera data
Behandla utlägg och tidsregistreringar för lönehantering
Krav: Bokförarrollen kräver också Användar- och Inställningsadministratörrollerna för att fungera.
Slutlig attesterare
Slutliga attesterare är det sista attesteringssteget i alla attesteringsprocesser. De läggs automatiskt till i slutet av varje attesteringsflöde och kan inte kringgås med attesteringsregler.
Sekreterare
Sekreterare kan skapa utlägg (kvitton, dagtraktamenten, km-ersättningar, arvoden) å andra användares vägnar. De kan också redigera och skicka bilagor för utlägg som de skapat för andra.
Krav:
Sekreteraren måste läggas till som resurs för relevanta konton och kostnadsställen
Företagsinställningen "Tillåt användare att se alla företagsanvändare" måste vara aktiverad
För att få sekreterarrollen krävs administratörsåtkomst - Begär att få sekreterarrollen installerad av [email protected]
Obs: Om Sekreterarrollen tas bort, förblir utlägg som tidigare skapats för andra hos dessa användare.
Beta-testare
Beta-testare har tidig tillgång till nya funktioner före allmän lansering. Denna roll ger inga ytterligare behörigheter utöver användarens grundroll.
Rollkombinationer
Användare kan ha flera roller samtidigt. Vanliga kombinationer:
Användare + Allmän attesterare: Kan lägga till utlägg och visas i attesteringsrullgardinsmenyer
Användare + Inställningsadministratör + Bokförare: Full administrativ åtkomst
Användare + Sekreterare: Kan skapa utlägg för sig själv och andra
Datasynlighet för de olika rollerna
Roll | Vad de kan se |
Användare | Endast egna data |
Allmän attesterare | Egna data + data för användare som tilldelats dem för attestering |
Inställningsadministratör | All företagsdata |
Bokförare | All företagsdata |
Slutlig attesterare | Egna data + utlägg i slutligt attesteringsstadium |
Sekreterare | Egna data + data för användare de hjälper (kräver resurstilldelning) |
En jämförande tabell för de olika basrollerna
Beskrivning | Användare | Inställnings-administratör | Bokförare |
Skapa/se/uppdatera/radera rese- och kostnadsersättningar | egna transaktioner | egna transaktioner | alla |
Se kreditkortstransaktioner och kvitton som saknas | egna transaktioner | egna transaktioner | alla |
Kan lägga till kvitton/koppla ihop kreditkorts transaktioner med kvitton | egna transaktioner | egna transaktioner |
|
Skicka e-post påminnelser | egna transaktioner |
| alla |
Lägga till/radera kreditkorts transaktioner |
|
| alla |
Se transaktioner som överförts till bokföringen | egna transaktioner | alla | alla |
Se/skapa/redigera/radera budgetar | egen information | alla | alla |
Redigera integrationer |
| + |
|
Skicka transaktioner till bokföringen |
| + |
|
Se/skapa/redigera/radera regler för bokföringen |
| + |
|
Se/skapa/redigera/radera regler för e-postmeddelande | + | + | + |
Skapa nya och redigera befintliga inställningar inom organisationer |
| + |
|
Lägga till/redigera och radera användare och användarbehörigheter |
| + |
|
Skapa/aktivera och inaktivera kostnadsställen |
| + |
|
Skapa/aktivera och inaktivera kostnadstyper och betalningsmetoder |
| + |
|
Skapa/aktivera och inaktivera bonustyper |
| + |
|
Kan bli attesterare i ett attesteringsflöde | + | + | + |
Kan se egna underordnade/arbetares utlägg och kreditkortshändelser | Om personen har blivit tillagd till arbetstagarens attesterings-flöde | Om personen har blivit tillagd till arbetstagarens attesterings-flöde | alla |
Attesteringsprocessens prioritetsordning
Roller påverkar utläggsattesteringsordningen:
Företagsspecifika attesterare (tillämpas i början)
Utläggsspecifika attesterare
Kostnadsställespecifika attesterare
Kontospecifika attesterare
Användarspecifika attesterare
Företagsspecifika attesterare (tillämpas i slutet)
Vikarie-attesterare (om ursprungliga attesterare är på semester)
Slutliga attesterare (alltid sist)
Företagets standardattesterare (reserv)
Metoder för rolltilldelning
Metod | Roller som kan tilldelas |
Användarhanteringsgränssnittet | Användare, Allmän attesterare, Inställningsadministratör, Bokförare, Slutlig attesterare |
XLSX-importering | Användare, Inställningsadministratör, Bokförare, Allmän attesterare, Slutlig attesterare |
NetSuite-synkronisering | Användare, Attesterare (baserat på chef/granskare) |
Mepco-synkronisering | Användare, Inställningsadministratör, Bokförare, Allmän attesterare, Slutlig attesterare |
Severa-synkronisering | Användare, Attesterare |
Notera:
Sekreterar- och Beta-testarroller kräver hjälp av en administratör, dvs. kontakta [email protected]
Roller som synkroniseras via integrationer kan endast läggas till, inte tas bort automatiskt