Vad är bokföringsatser?
Satser är periodiska överföringar av attesterade utgifter till bokföringssystemet. De fungerar med NetSuite-, Severa-, Workday-, Procountor-, Fortnox-integrationer och kalkylbladsexporter (SFTP/e-post).
Satser skickas automatiskt enligt ditt valda schema, eller så kan en bokförare manuellt skicka en sats genom att klicka på "Skicka till bokföring" från huvudmenyn.
Automatisk vs manuell satshantering
Automatisk satshantering körs enligt ett fast schema (dagligen, veckovis eller sista dagen i månaden) och samlar alla attesterade utgifter vid den schemalagda tiden.
Manuell satshantering låter bokförare skicka satser utanför det normala schemat genom att klicka på "Skicka till bokföring" för mer kontroll eller brådskande utgifter.
Satsschema (Helsingfors tidszon)
Integration | Starttid | Uppskattat slut | Anteckningar |
NetSuite | 00:10 | 00:40 | Vissa företag 10+ min |
Airplus | 02:00 | 02:50 | Inkluderar filhämtning |
Severa | 02:30 | 02:50 | De flesta slutförs på ~10 min |
Danske MasterCard | 05:00 | 05:05 | Vanligtvis <5 min |
Workday | 05:00 | 05:05 | Vanligtvis <5 min |
Procountor | 06:00 | 06:05 | Vanligtvis <5 min |
Netvisor | 06:20 | 06:25 | Vanligtvis <5 min |
Mepco | 06:40 | 06:47 |
|
Projekt från D365 | 06:50 | 06:55 | Vanligtvis <5 min |
Kostnadscenter från D365 | 07:00 | 07:05 | Vanligtvis <5 min |
Kostnadscenter via SFTP | 07:30 | 07:35 | Körs mån-sön |
Nordea FirstCard | 08:00 | 08:05 | Vanligtvis <5 min |
Fortnox | 10:00 | 10:05 | Vanligtvis <5 min |
Krav på utgifter som kan skickas till bokföringen
Utgifter måste vara attesterade, inte skickade tidigare och giltiga (innehåller nödvändiga fält: konto, momskod, kostnadsställe om obligatoriskt).
Exkluderade utgifter från satser: saknar obligatoriskt IBAN, valideringsfel och/eller redan betalda utgifter.
Transaktionsgränser
Netvisor och Procountor har en gräns på 30 transaktioner per sats för både personliga och företagsutgifter. Om bokföringskön är större än så, delas kön in i mindre satser (dvs. max 30 transaktioner/sats), som skickas direkt efter varandra.
Problemlösning
När en sats misslyckas skickar Bezala e-post till ditt företags supportkontakt med information och problemet och problemlösningsinstruktioner. Misslyckade utgifter förblir i kön markerade som "i felläge", vilket gör att du kan redigera dem och skicka in dem igen.
Vanliga fel och deras lösningar
Autentiserings-/anslutningsproblem - Bezala-bokföringsintegrationens anslutning har löpt ut. Lösning: Återupprätta anslutningen i "Inställningar" ==> fliken "Grundinställningar" ==> fliken "Återbetalning & Bokföring" ==> Testa/byt integrationsuppgifter i integrationsrutan.
Saknat IBAN - Personliga utlägg kräver användarens IBAN för åtrbetalning. Icke-finska IBAN behöver också en BIC-kod. Lösning: användaren lägger till IBAN (och BIC om det behövs) i sina profilinställningar.
Ogiltigt kontonummer - Ett utgiftskonto i satsen finns inte i bokföringsprogrammet. Lösning: Uppdatera kontot i Bezala eller se till att det matchar kontoplanen.
Inaktiverat konto - Ett konto som var inaktiverat i bokföringsprogrammet användes. Lösning: Välj ett annat aktivt konto och inaktivera det gamla i Bezala.
Momskod finns inte - Momsprocenten matchar inte tillåtna värden för den valda momskoden. Lösning: Kontrollera att momsprocenten matchar vad kontot tillåter.
Kostnadsställe finns inte - Kostnadsställen i Bezala matchar inte exakt med bokföringsprogrammet. Lösning: Se till att Bezalas kostnadsställesnamn matchar exakt bokföringsprogrammets.
Obearbetade bilagor - Kvittobilder har inte blivit färdigbehandlade. Lösning: Vänta på att bearbetningen slutförs eller ladda upp kvittot igen.
Hur man försöker igen med en sats i felläge
Efter att ha löst problemet: Gå till Schemalagda, korrigera utgifterna i felläge, vänta sedan på nästa schemalagda sats eller klicka på "Skicka till bokföring".
Dupliceringsskydd
Bezala förhindrar automatiskt dubbletter. När ett utlägg väl är framgångsrikt skickat markeras det som "Bokfört" och skickas inte igen. Systemet kontrollerar kvitto-ID för att förhindra dubblettbehandling.
Betalningsgenerering
Skapar betalningar: Netvisor, SEPA, Wise
Skapar inköpsfakturor: Procountor, Fortnox, EmCe
Har du fortfarande problem?
Kontakta [email protected] med felmeddelandet om du inte kan lösa det.