Introduktion: Varför länken är användbar och var du hittar den
Självbetjäningslänken kan delas ut av företagets inställningsadministratör i Bezala-miljön. Det rekommenderas att lägga till länken t.ex. på företagets intranät om länken ska användas ofta.
En användare med rollen inställningsadministratör hittar länken så här: Inställningar > Grundinställningar-fliken > Självbetjäningsinställningar-rullgardinsmenyn ==> Klicka på "Kopiera självbetjäningslänk". (Se fler processrekommendationer för inställningsadministratörer nedan).
Den här funktionen rekommenderas för sporadiska användare eftersom företaget kanske inte har tillgång till deras personuppgifter, till exempel bankkontoinformation. Sporadiska användare faktureras enligt våra priser om inte annat avtalats.
Självbetjäningslänken är användbar för att snabbt onboarda många nya medarbetare, att låta konsulter begära åtkomst och för företag med hög personalomsättning.
Inställningsadministratörens rekommenderade förhandsprocess
Inställningsadministratören kan konfigurera processen inloggad i Bezalas webbversion.
Lägg till en reservgodkännare för företaget (så att inga kostnader kommer till bokföringen utan attestering). Inställningar > Attestering-fliken > Välj reservgodkännare i rullgardinsmenyn > Klicka på Spara
Tilldela användarförfrågningar till en specifik person (annars skickas de till alla inställningsadministratörer i företaget). Inställningar > Grundinställningar-fliken > Självbetjäningsinställningar-rullgardinsmenyn > Fyll i e-post > Klicka på Spara
Redigera länken om du vill att självbetjäningsanvändaren ska läggas till i ett standardkostnadställe (se instruktioner nedan).
Därefter kan kunden dela länken med sina nya användare eller t.ex. lägga den på företagets egna intranät.
Så här fungerar registreringen för användaren
Ta emot länken från sin Bezala-inställningsadministratör
Ange e-post och lösenord för Bezala
Fyll i grundläggande information (för- och efternamn, standardbetalningsmetod, språk, IBAN och personnummer) i profilinställningarna. Om användaren ännu inte är godkänd av företagets inställningsadministratören i Bezala ska informationen fyllas i profilinställningarna – inte i bekräftelseenkäten, eftersom bekräftelseenkäten inte sparar icke-godkända användares information.
Börja skapa kvitton, kilometerersättningar, dagtraktamenten och arvoden i Bezala
Transaktionerna som användaren har sparat i Bezala kommer att gå igenom attesteringsflödet (om det har ställts in) och sedan flyttas det till bokföringen och återbetalning som planerat.
Hur självbetjäning fungerar (bakom kulisserna)
När någon registrerar sig via självbetjäningslänken:
Användaren får tillfällig medlemsstatus
Tillfällig åtkomst är giltigt i 4 dagar utan e-postbekräftelse
Användaren får ett bekräftelsemail (länken giltig i 2 veckor)
Inställningsadministratörer får en "Förfrågan om åtkomst"-notifikation. Detta kan begränsas till en specifik inställningsadministratör, se förhandsprocessens steg 2.
Användaren kan logga in och skapa utlägg omedelbart i tillfälligt medlemsstatus.
Användare som registrerar sig via självbetjäningslänken ges standardrollen Användare. Om en tidigare raderad användare registrerar sig igen återställs deras tidigare medlemskap.
Inställningsadministratörens godkännandeprocess
Inställningsadministratörer kan filtrera användare efter: namn/e-post, saknat IBAN, saknat personnummer, aktivitet (sedd för mindre än X dagar sedan).
Användaren registrerar e-post och lösenord via självbetjäningslänken (skickad av inställningsadministratören eller kopierad från intranätet om inställningsadministratören har lagt till den där).
Användaren får ett bekräftelsemail för att verifiera e-postadressen
Inställningsadministratören får en "Förfrågan om åtkomst"-notifikation. Detta kan begränsas till en specifik inställningsadministratör, se förhandsprocessens steg 2.
Inställningsadministratören granskar användaren i Användare och godkänner eller tar bort.
Efter godkännande ändras medlemskapsstatus till "godkänd"
Om användaren inte har bekräftat e-post, klicka på "Skicka e-postbekräftelse instruktioner".
Viktig information
Användare som registrerar sig via självbetjäningslänken ges rollen Användare.
Om användaren inte bekräftar e-post inom 4 dagar/inte godkänns, upphör åtkomsten att gälla.
Tidigare raderade användare som registrerar sig igen återfår sitt tidigare medlemskap.
Vanliga frågor
Varför sparades inte mina IBAN- och personnummeruppgifter?
Om du ännu inte har godkänts av företagets inställningsadministratör i Bezala, sparas inte informationen du fyllde i via Bekräfta e-post-knappen i dina profilinställningar. Gå till ditt konto (Logga in på webbversionen ==> Profilikonen ==> Konto) och fyll i uppgifterna på nytt där – kom ihåg att klicka på Spara.
Vem kan godkänna användares medlemskap?
Alla i företaget med rollen inställningsadministratör. Kunden ansvarar för att kontrollera att användarna faktiskt tillhör företagets Bezala-miljö och att deras användare godkänns i tid.
Hur länge är det tillfälliga medlemskapet giltigt och vad händer om användaren inte godkänns i tid?
Användaren måste godkännas inom 4 dagar, annars kan de inte logga in förrän deras medlemskap är godkänt. Användaren visas detta meddelande på inloggningssidan om deras medlemskap inte godkänts i tid: "En inställningsadministratör från Företag Ab Oy behöver bekräfta ditt konto innan du kan fortsätta." En godkänd sporadisk användare kan logga in på Bezala och fortsätta använda sitt konto så länge det behövs.
Vad händer om du försöker godkänna/avvisa transaktioner från en användare som ännu inte är godkänd?
Om attesteraren bara har en användarroll i Bezala, fortsätter kön framåt i processen (t.ex. går till kö eller till nästa attesterare). Om attesteraren har en "Inställningsadministratör"-roll får hen ett meddelande om att godkänna medlemskapet efter att hen har godkänt utlägget.
Att ge standardkostnadsställen för nya användare med självbetjäningslänk
Du kan använda en unik kostnadsställe-självbetjäningslänk för att ge nya användare ett specifikt kostnadställe:
Kopiera och klistra in företagets självbetjäningslänk (Inställningar > Grundinställningar-fliken > Självbetjäningsinställningar-rullgardinsmenyn ==> Klicka på "Kopiera självbetjäningslänk").
Gå till sidan Kostnadsställen (Huvudmeny ==> Kostnadsställen)
Sök efter relevant kostnadställe.
Notera (t.ex. kopiera och klistra in i dina anteckningar) det externa ID-numret från kolumnen External ID (om du gör detta för alla kostnadsställen, Ladda ned tabell).
Lägg till &default_cost_centers= mellan den vanliga företagslänken (se steg 1) och det externa ID-numret (se steg 2) för att skapa den specifika kostnadsställe-självbetjäningslänken
Exempel 1: Externt ID är 123, då ska den unika länken se ut så här: företagslänk&default_cost_centers=123
Exempel 2: Externt ID är 456, då ska den unika länken se ut så här: företagslänk&default_cost_centers=456
Instruktioner för kostnadsställelänken i mer teknisk detalj:
För att göra det bör du redigera självregistreringslänken för att lägga till kostnadsställets ID i länken.
Gör så här:
Kopiera självbetjäninslänken (utan tilldelat kostnadställe), som finns i ”Grundinställningar”-fliken, under avsnittet ”Självbetjäningsinställningar" (nedan exempel).
https://app.bezala.com/invite?load_spa=false&locale=fi&company_uuid=YOURCOMPANYID
2. Lägg till en default_cost_centers parameter, där XXX är de komma-avgränsade ID:na för kostnadsställena:
&default_cost_centers=XXX
Den slutliga självbetjäningslänken med tilldelade kostnadställen skulle exempelvis se ut så här:
https://app.bezala.com/invite?load_spa=false&locale=fi&company_uuid=YOURCOMPANYID&default_cost_centers=SOMEID,OTHERID
Du hittar kostnadsställenas specifika ID på ”Kostnadsställen”-sidan i kolumnen ID. (Se exempelbild nedan).
