Kreditkortsfakturor i Bezala
Kreditkortsfakturan skickas automatiskt till Bezala månadsvis eller dagligen beroende på din kreditkortsleverantör. Om fakturan innehåller transaktioner för flera olika kreditkort delar Bezala upp den till enskilda fakturor för varje kreditkort. På det här sättet kommer användaren endast att se de transaktioner som tillhör det egna kreditkortet. Du kan se alla enskilda fakturor genom att gå till ”Kortsfakturor” i webbversionen. Du ser en sammanfattning av alla öppna transaktioner i Bezala om du klickar på ”Saknade kvitton” i webbversionens huvudmeny.
Koppling av kreditkortshändelser och kvitton
Då ditt företagskreditkort är integrerat med Bezala kommer du att få notiser om vilka kvitton som saknas, och så kommer den verkliga valutakursen från kreditkortshändelsen att användas.
Vi kopplar automatiskt ihop kvitton och företagskreditkortets händelser ifall vi hittar par där följande är samma på kvittot och företagskreditkort-händelsen:
datum (måste vara inom 2 veckor från verkliga köpet)
valuta
pris
användare
kreditkortsnummer
Koppling av betalningssätt och användare
Bezala kopplar en användare och ett betalningssätt med köp baserat på de fyra första och de fyra sista siffrorna på kortet som läggs till i betalningssättet. För integrationer mellan Eurocard och Nordea är det också möjligt att använda externa användar-ID:n för koppling. För Zevoy- och Pliant-integrationer kopplas information baserat på kortnummer och användarnas e-postadresser.
Om information om betalningssättet inte hittas försöker Bezala lägga till informationen till rätt användare baserat på antingen användarens externa ID eller kortinnehavarens namn. Dessutom försöker den hitta ett konto för kreditkortet beroende på korttyp (dvs. om företaget betalar kreditkortsfakturan direkt eller inte). Om både användaren och kontot hittas matchas transaktionerna automatiskt och kortinformation som saknas läggs till.
Undantag från denna logik är Danske Master Card-integrationer (koppling görs baserat på kortinnehavarens namn) och Zevoy- och Pliant-integrationer (koppling med användarens e-post).
Kortets information kan också kopplas manuellt till en användare:
Klicka på ”Konton” i webbversionens huvudmeny. I kolumnen ”Typ” ser du vilka konton som är ”Betalningssätt”. Klicka på den gula pennan på raden för det specifika betalningssättet du vill redigera.
För att skapa ett totalt nytt betalningssätt: Klicka "Lägg till konto", välj "Asset" i rullgardinsmenyn för typ och fyll i alla andra obligatoriska detaljer om kontot, kom ihåg att spara kontot genom att klicka på "Skapa". Se mer här.
Kontrollera att de fyra första och de fyra sista siffrorna på kortet har lagts till. Om de saknas klickar du på knappen "+Lägg till kreditkort" och anger informationen i fälten och sparar sedan dina ändringar.
Klicka på "Kortsfakturor" i huvudmenyn och hitta raden för rätt fakturanummer.
Klicka på den rätta fakturaraden i kolumnen "Kreditkort" och välj kortinformationen som hör till fakturan från rullgardinsmenyn. Rätt kreditkort sparas då på fakturan, betalningssättet och användarkolumnen visar också rätt information.
Tips för att få automatiseringen av kopplingen mellan faktura och kvitto att fungera bättre
Se till att fältet "Användare" innehåller kreditkortsanvändarens namn
Se till att rätt kreditkort är valt som betalningssätt.
Se till att kvittot har rätt datum.
Om kvittot gavs i en utländsk valuta, välj rätt valuta och fyll i beloppet i den utländska valutan.
Om vår e-postpåminnelse innehåller en eller flera rader med texten "Kontantuttag", vänligen infoga alla kvitton relaterade till kontantuttagen som ett kvitto per kontantuttag.
Så här kopplar du kvitton manuellt
Ifall du vill kan du även manuellt koppla ihop kvitto till företagskreditkorthändelser:
Navigera till "Kortsfakturor"-sidan och välj rätt faktura.
Klicka på "Skapa utlägg" för den raden som du vill koppla manuellt.
Välj det rätta kvittot du vill koppla ihop i rullgardinsmenyn.
Om du inte hittar kvittot i menyn, måste du först skapa kvittot på normalt sätt och sedan följa 1-3 igen.
4. Om kvittot har levererats till bokföringen på annat sätt kan du välja värdet "Behövs inte" för transaktionsraden. Markera rutan för raden och klicka ”Markera som behövs inte”-knappen längst ner på sidan. På så sätt kommer Bezala inte att påminna dig eller kortanvändaren om det här kvittot.