1. Kreditkortsfakturor i Bezala
Kreditkortsfakturan skickas automatiskt till Bezala månadsvis eller dagligen beroende på din kreditkortsleverantör. Om fakturan innehåller transaktioner för flera olika kreditkort delar Bezala upp den till enskilda fakturor för varje kreditkort. På det här sättet kommer användaren endast att se de transaktioner som tillhör det egna kreditkortet. Du kan se alla enskilda fakturor genom att gå till Kortsfakturor -> Kortsfakturor-fliken i webbversionens huvudmeny. Du ser en sammanfattning av alla öppna transaktioner i Bezala om du klickar på ”Saknade kvitton”
2. Koppling av kreditkortshändelser och kvitton
Då ditt företagskreditkort är integrerat med Bezala kommer du att få notiser om vilka kvitton som saknas, och så kommer den verkliga valutakursen från kreditkortshändelsen att användas.
Vi kopplar automatiskt ihop kvitton och företagskreditkortets händelser ifall vi hittar par där följande är samma på kvittot och företagskreditkort-händelsen:
datum (måste vara inom 2 veckor från verkliga köpet)
valuta
pris
användare
kreditkortsnummer
3. Koppling av betalningssätt och användare
Bezala kopplar en användare och ett betalningssätt med köp baserat på de fyra första och de fyra sista siffrorna på kortet som läggs till i betalningssättet. För integrationer mellan Eurocard och Nordea är det också möjligt att använda externa användar-ID:n för koppling. För Zevoy- och Pliant-integrationer kopplas information baserat på kortnummer och användarnas e-postadresser.
Om information om betalningssättet inte hittas försöker Bezala lägga till informationen till rätt användare baserat på antingen användarens externa ID eller kortinnehavarens namn. Dessutom försöker den hitta ett konto för kreditkortet beroende på korttyp (dvs. om företaget betalar kreditkortsfakturan direkt eller inte). Om både användaren och kontot hittas matchas transaktionerna automatiskt och kortinformation som saknas läggs till.
Undantag från denna logik är Danske Master Card-integrationer (koppling görs baserat på kortinnehavarens namn) och Zevoy- och Pliant-integrationer (koppling med användarens e-post).
3a. Kortets information kan också kopplas manuellt till en användare:
Klicka på ”Kontoplan” i Inställningar. I kolumnen ”Typ” ser du vilka konton som är ”Betalningssätt”. Klicka på den gula pennan på raden för det specifika betalningssättet du vill redigera.
För att skapa ett totalt nytt betalningssätt: Klicka "Lägg till konto", välj "Asset" i rullgardinsmenyn för typ och fyll i alla andra obligatoriska detaljer om kontot, kom ihåg att spara kontot genom att klicka på "Skapa". Se mer här.
Kontrollera att de fyra första och de fyra sista siffrorna på kortet har lagts till. Om de saknas klickar du på knappen "+Lägg till kreditkort" och anger informationen i fälten och sparar sedan dina ändringar.
Gå till Kortsfakturor -> Kortsfakturor-fliken och hitta raden för rätt fakturanummer.
Klicka på den rätta fakturaraden i kolumnen "Fakturanummer" och välj kortinformationen som hör till fakturan från rullgardinsmenyn. Rätt kreditkort sparas då på fakturan, betalningssättet och användarkolumnen visar också rätt information.
4. Tips för att få automatiseringen av kopplingen mellan faktura och kvitto att fungera bättre
Se till att fältet "Användare" innehåller kreditkortsanvändarens namn
Se till att rätt kreditkort är valt som betalningssätt.
Se till att kvittot har rätt datum.
Om kvittot gavs i en utländsk valuta, välj rätt valuta och fyll i beloppet i den utländska valutan.
Om vår e-postpåminnelse innehåller en eller flera rader med texten "Kontantuttag", vänligen infoga alla kvitton relaterade till kontantuttagen som ett kvitto per kontantuttag.
5. Betydelsen av trafikljusikoner bredvid kreditkortskvittot:
Grön kortikon: Kvittobeloppet och fakturaradens belopp stämmer exakt överens.
Gul kortikon: Ett kvitto har matchats med fakturaraden, men beloppet på fakturaraden och kvittot stämmer inte exakt överens. En ungefärlig matchning har därför gjorts. Detta kan inträffa särskilt när fakturan och kvittot är i olika valutor.
Öppna kvittot med gul kortikon.
Om du är säker på att fakturaraden är kopplad till rätt kvitto kan du klicka på "Använd" kortsfakturans pris under kostnads-fältet i kvittoformuläret.
Om fakturapriset och kvittobeloppet skiljer sig mycket från varandra borde du kontrollera om kvittot av misstag kopplats till fel fakturarad:
Notera kvittots användare och gå till "Kortsfakturor".
Sortera efter användare och öppna den senaste fakturan för den användaren.
Kontrollera om det finns andra fakturarader som passar bättre för det specifika kvittot och matcha kvittot manuellt (se punkt 6 nedan).
Röd kortikon: Kvittot har inte kopplats till en fakturarad.
Om det är en relativt ny transaktion (mindre än en vecka gammal) kan du vänta på att fakturaraden kommer från kreditkortsintegrationen.
Annars kan du göra en kontroll enligt följande:
Notera användaren som lagt till kvittot.
Klicka på "Kortsfakturor" i huvudmenyn och sortera efter användare.
Klicka i kryssrutan bredvid Fakturanummer – vanligtvis den översta raden, dvs. den senaste fakturan för den användaren.
Klicka på "Processera fakturorna" i nedre högra hörnet.
Gå tillbaka till kvittot och se om kortikonens färg uppdaterats från röd till grön/gul.
Notera användaren, beloppet och datumet och följ instruktionerna för att koppla kvittot manuellt (se 6. nedan).
Röd kortikon, men betalat med egna pengar?
Klicka på "Kontoplan" och sök efter kontot eller sortera efter betalningssätt för att hitta det.
Klicka på den gula redigeringspennan på kontoraden.
Kontrollera om det finns kort under kreditkortavsnittet (markerat med blått i skärmbilden). Notera dessa och lägg till samma kort på ett annat konto (t.ex. företagskortskontot) om de är rätt kort (men alltså på fel ställe).
Det innebär att du behöver gå till redigeringssidan för företagskortskontot.
Klicka på "+Lägg till kreditkort" och lägg till samma kort på det kontot istället.
Klicka på "Spara".
Gå tillbaka till redigeringssidan för kontot "Betalat med egna pengar".
Ta bort alla kreditkort från kontot "Betalat med egna pengar", genom att klicka på den röda papperskorgsikonen bredvid varje kort.
Kom ihåg att slutligen klicka på "Spara" i nedre högra hörnet.
6. Så här kopplar du kvitton manuellt
Ifall du vill kan du även manuellt koppla ihop kvitto till företagskreditkorthändelser:
Navigera till "Kortsfakturor"-sidan och välj rätt faktura.
Klicka på "Skapa utlägg" för den raden som du vill koppla manuellt.
Välj det rätta kvittot du vill koppla ihop i rullgardinsmenyn.
Om du inte hittar kvittot i menyn, måste du först skapa kvittot på normalt sätt och sedan följa 1-3 igen.
4. Om kvittot har levererats till bokföringen på annat sätt kan du välja värdet "Behövs inte" för transaktionsraden. Markera rutan för raden och klicka ”Markera som behövs inte”-knappen längst ner på sidan. På så sätt kommer Bezala inte att påminna dig eller kortanvändaren om det här kvittot.
7. Hur du raderar extra kreditkortsfakturarader
Ibland blir det av misstag extra fakturarader för samma utgift. För att radera de extra fakturaraderna behöver du bokförarrollen i Bezala. Kontakta företagets bokförare för att göra detta.
Logga in i Bezalas webbversion och klicka på huvudmenyn.
Klicka "Kortsfakturor" ==> "Kortsfakturor"-fliken
Klicka på den relevanta fakturanummer i kolumnen "Fakturanummer".
Markera rutan/rutorna för de extra rader du vill radera.
Klicka på "Markera som "Behövs inte""-knappen i det nedre högra hörnet.
