Att lägga till användare genom en integration
I Bezala kan man lägga till användare manuellt, genom en integration eller med hjälp av en Excelfil. Netsuite, Mepco, Sympa, eller Severa integrationer kan användas för att synkronisera användarnas information.
Innan du lägger till en ny användare, kontrolleras det om användaren redan har medlemskap genom ett extern ID och e-post. Severa integrationen är ett undantag till denna regel, där endast användarens e-post används som kontrollinformation för befintliga medlemskap (om inte annat har specificerats på förhand). Om inget tidigare medlemskap hittas, skapas det en ny användare i integrationen. I webbversionen kan användare med Inställningsadminstratör- och Bokförarbehörgihet redigera övriga användares bankinformation, basinställningar och attesteringsflöden.
Att lägga till användare manuellt
1. Logga in i Bezalas webbportal. Klicka på inställningar och sedan användare.
2. Klicka på den gröna ”Lägg till användare”-knappen som finns i det nedre högra hörnet.
3. Fyll i användarens basinformation och detaljerna för användarens återbetalning. Namn och e-postadress är obligatoriska fält som måste fyllas i då nya användare skapas. Personnummer är ett obligatoriskt fält för finländare/svenskar, eftersom det behövs för att kunna skicka information till Inkomstregistret/Skatteverket.
4. (Användaren kan också själv fylla i sina återbetalningsdetaljer, det vill säga sin bankinformation i sin profil).
5. Lägg till betalningssätt och bokföringskonto vid behov.
6. Lägg till den nya användarens användarbehörighet. Alla användare måste åtminstone vara ”Användare”. Vid behov kan användaren ha flera olika behörigheter såsom:
Inställningsadminstratör (kan redigera organisationens inställningar i Bezala)
Bokförare (kan se alla Bezala transaktioner)
Mer information om olika användarbehörigheter här.
7. Sätt upp attesteringsflödet för den nya användaren.
Se mer om Bezalas attesteringsflöden här.
8. Klicka till slut på ”Spara”-knappen för att spara den nya användarens inställningar. Den nya användaren kommer att få ett välkomstmeddelande per e-post då inställningarna är sparade.
Att lägga till användare med hjälp av en Excelfil
Du kan också lägga till nya användare i organisationens Bezala med Excelfiler.
1. Logga in i Bezalas webbportal. Klicka på inställningar och sedan användare.
2. Klicka på ”Ladda ned Excelfil”, för att få det korrekta Excel templatet som du kan använda för att lägga till nya användare.
3. Fyll åtminstone i de obligatoriska fälten (e-post, namn och personnummer) i Excelfilen för alla användare du vill lägga till i Bezala och spara filen.
4. Ladda upp filen du har sparat genom att klicka på knappen ”Ladda upp Excel fil”.
Notera att du inte kan radera redan tillagda användare med en Excelfil. För att få Excelfilen att fungera, får du inte ändra på ordningen av kolumnerna i templatet.
Extra tips!
Kontrollera att organisationens Bezala har alla nödvändiga betalningssätt och kostnadstyper (se mer här).
Att radera och aktivera användare
Användare kan raderas manuellt eller med hjälp av en integration. Genom Netsuite, Mepco, Sympa, och Severa integrationer kan man synkronisera användarnas information och därmed också radera användare. Transaktioner som har lagts till av en raderad användare kommer fortfarande att finnas i systemet även om man har raderat deras användarkonto.
Innan du tar bort användare, se till att alla deras transaktioner har blivit fullt behandlade och att de inte är en attesterare för någon annan.
Att radera användare manuellt
Du kan radera användare från organisations Bezala på följande sätt:
1. Logga in i Bezalas webbportal. Klicka på inställningar och sedan användare.
2. Klicka på den röda kryss/skräpkorg-knappen som finns på samma rad som användarens namn.
Att radera användare med hjälp av integrationer
Om din organisation har en integration mellan Bezala och Netsuite, Mepco, Sympa eller Severa synkroniseras Bezala med dessa system. Det här betyder att användare som har raderats/inaktiveras i ditt system också automatiskt raderas i organisationens Bezala-system.
Beskrivning | Netsuite | Mepco | Severa |
Kommer användaren att läggas till i Bezala om de läggs till i systemet? | Ja | Ja | Ja, om lägg till/radera användare baserat på data i Severa systemet är på |
Kommer användaren att raderas från Bezala om de har inaktiverats i systemet? | Ja | Ja, inaktiverad användare betyder att slutdatumet för arbetsavtalet (en kolumn i Mepco) har uppnåtts | Ja, om lägg till/radera användare baserat på data i Severa systemet är på |
Kommer användaren att raderas från Bezala om hens data inte längre synkroniseras i integrationen | Ja | Ja, men användaren raderas inte om funktionen "radera inte medlemskap om användaren inte är med i filen" är på | Ja, om lägg till/radera användare baserat på data i Severa systemet är på |
Att aktivera en inaktiv användare i Bezala
För integrerade system räcker det med att aktivera den inaktiva användaren i Netsuite, Mepco, Sympa eller Severa. Bezala uppdaters då automatiskt med användarens information.
Det går inte att aktivera en inaktiv användare manuellt, utan man måste lägga till en ny användare i Bezala. Om den inaktiva användaren har samma e-post som tidigare, kan hen dock se hens tidigare utläggsrapporter som hen hade innan hen blev inaktiverad.