Introduktion
I Bezala kan användare läggas till manuellt, via en integration eller via Excel-kalkylblad. Användare med rollerna Inställningsadministratör eller Bokförare kan lägga till och redigera användares grundinställningar, bankinformation, standardinställningar och attesteringsflöden i Bezalas webbversion.
Kontrollera att du inte lägger till dubbletter av samma användare, om du lägger till användare manuellt.Användare som läggs till via integrationer kontrollerar automatiskt efter dubbletter.
De olika tillstånden för medlemskap i Bezala
Varje användare har ett medlemskap i varje Bezala-mijö de läggs till i. Medlemskap har olika tillstånd:
Tillstånd | Beskrivning | Utgångsdatum |
accepterad | Aktiv användare med full åtkomst | Inget |
väntar på godkännande | Användare inbjuden men har inte accepterat inbjudan ännu | Inget |
tillfällig | Självregistrerad användare med obekräftad e-postadress | 4 dagar |
avvisad | Användarinbjudan avvisad av inställningsadministratör | Inget |
När en användare raderas från en Bezala-miljö raderas deras medlemskap. Medlemskapet tas dock inte bort helt från databasen, vilket innebär att en användare kan återställas i vilken miljö som helst när som helst.
Att lägga till användare
Metod 1: Lägga till användare manuellt via användargränssnittet
Inställningsadministratören lägger till användaren direkt via Bezalas webbgränssnitt:
Gå till "Inställningar" > "Användare"-fliken.
Klicka på den gröna ”Lägg till användare”-knappen som finns i det nedre högra hörnet.
3. Fyll i användarens grundläggande information:
Namn och e-postadress är obligatoriska
Personnummer är nödvändigt för Inkomstregistret/Skatteverket
Användare kan också lägga till sin bankinformation själva i sin profil i Bezala
4. Välj standard bokföringskonto och betalningssätt
5. Lägg till användarroller. Varje användare bör åtminstone ha användarrollen Användare. Vid behov kan man lägga till flera användarroller:
Inställningsadministratör (kan redigera företagsinställningar)
Bokförare (kan se alla transaktioner)
Det finns ingen roll för en chef; rätten att se teamanställdas utlägg och kreditkortstransaktioner ges istället genom attesteringsflöden
6. Installera den nya användarens attesteringsflöden
7. Slutligen, klicka på "Spara" för att spara användarinställningarna
Resultat: Användaren skapas och får tillståndet "accepterad". E-postbekräftelsen skickas inte automatiskt. Inställningsadministratören kan klicka på "Skicka inbjudan" för att skicka ett e-postmeddelande för lösenordsinstallering.
Metod 2: Användarens självregistrering via iframe
Användare registrerar sig själva via en företagsspecifik länk:
Resultat:
Användaren får tillståndet "tillfällig" (utgår inom 4 dagar)
Inställningsadministratörer får en "Ny användarförfrågan"-notifikation
Efter inställningsadministratörens godkännande ändras tillståndet till "accepterad"
Metod 3: Massimportering via en Excelfil
Du kan lägga till flera användare samtidigt med ett Excel-kalkylblad:
Gå till Företagsinställningar → fliken Användare
Klicka på "Ladda ner tabell" längst ner i vyn för att få Excel-templatet
Fyll i åtminstone de obligatoriska fälten (e-post, namn och personnummer om Inkomstregistret/Skatteverkets rapportering är aktiverad) och spara excelfilen.
Ladda upp filen tillbaka till Bezala med knappen "Ladda upp tabell" i användarvyn.
Viktigt att notera:
Du kan inte ta bort användare med excelfilen.
Kolumnernas ordning får inte ändras
Användare skapade via massimportering får tillståndet "tillfällig"
Inställningsadministratören måste klicka på "Skicka inbjudan" för att aktivera användarna
Massimporteringens format
XLSX/CSV-kolumner:
Personnummer (obligatoriskt): Externt ID för användaridentifiering
Användarens e-post (obligatoriskt): E-postadress för inloggning och kommunikation
Användarens namn (obligatoriskt): Användarens fullständiga namn
Användarens språk (User language): SWEDISH, ENGLISH, FINNISH (ordet måste skrivas med stora bokstäver på engelska).
Användarroll: (User role): EMPLOYEE, MANAGER, ACCOUNTANT, APPROVER, MONEY_CHECKER (kommaseparerad för flera roller, orden måste skrivas med stora bokstäver och på engelska)
OBS: Excelfilsimporteringen kan endast lägga till användarroller och kan därmed inte ta bort användarroller. Befintliga roller bevaras alltså enligt den nedladde tabellen.
Metod 4: Lägga till användare via en integration
Bezala stöder följande HR-integrationer: NetSuite, Mepco, Sympa och Severa
Systemet kontrollerar först om medlemskapet redan finns, innan en ny användare läggs till baserat på:
Externt ID (medlemskapets externa ID)
E-postadress
Undantag: Severa-integration identifierar användare endast via e-postadress om inte inställningen "Anslut användare via externt ID" är aktiverad.
Om en befintlig användare inte kan hittas skapas en ny användare och läggs till i Bezala-miljön.
Bjuda in och aktivera användare
För nya användare (inget befintligt konto)
Klicka på knappen "Skicka bekräftelse"
Användare får ett e-postmeddelande för att ställa in sitt lösenord
E-postbekräftelselänkar är giltiga i 2 veckor
För befintliga användare (har konto i annan omgivning)
Klicka på knappen "Skicka inbjudan"
Användare får ett företagsinbjudningsmejl
Användaren måste acceptera för att få tillgång till den nya omgivningen
Användarroller
Bezala använder användarroller för att kontrollera vad användare kan se och göra. Du kan redigera användarroller i användarens inställningar:
Tillgängliga roller
Användare (standard) (eng. Employee)
Kan lägga till utlägg
Kan vara chef/attesterare om sparad som någons attesterare
Inställningsadministratör (eng. Manager)
Kan redigera företags- och användarinställningar
Kräver rollen Anställd för att fungera
Bokförare (eng. Accountant)
Kan se alla transaktioner
Kräver båda rollerna Anställd och Inställningsadministratör för att fungera
Allmän attesterare (eng. Approver (Public))
Kan väljas som attesterare vid ändring av transaktionsspecifik attesteringscykel
Slutlig attesterare (eng. Money Checker)
Fungerar som slutlig attesterare i alla attesteringscykler där användaren är inställd som attesterare
Inget utlägg kan skickas till bokföring utan deras godkännande
Sekreterare (Kräver administratörsåtkomst) (eng. Secretary)
Kan lägga till utlägg för andra användares räkning
Måste läggas till som resurs för alla konton och kostnadsställen för användare de stödjer
Beta Tester (Kräver administratörsåtkomst)
Tillgång till nya funktioner i testfas
Viktigt: Det finns ingen specifik användarroll för en chef/teamledare. Rätten att se teamanställdas utlägg och kreditkortstransaktioner ges istället genom attesteringsflöden.
Läs mer om attesteringsflöden i relevanta hjälpartiklar.
Radera användare
Radera användare manuellt
Innan du raderar en användare, se till att:
Alla deras utläggsanspråk har bearbetats helt
De inte är satta som attesterare för någon
Alla transaktioner har rapporterats till Inkomstregistret/Skatteverket (om tillämpligt)
Att ta bort en användare:
Gå till Företagsinställningar → fliken Användare.
Klicka på det röda krysset/papperskorgsikonen bredvid användaren
Vad händer:
Medlemskapet mjukraderas (kan återställas)
Användarens utläggsdata förblir i systemet
Om användaren har icke-bokförda utlägg blockeras borttagningen
Om transaktioner inte har rapporterats till Inkomstregistret/Skatteverket blockeras borttagningen.
Felmeddelanden du kan se:
"Användaren du försökte ta bort har fortfarande icke-bokförda transaktioner i Bezala. Behandla transaktionerna och försök igen om du fortfarande vill ta bort användaren."
"Användaren du försökte ta bort har fortfarande transaktioner som inte rapporterats till Inkomstregistret/Skatteverket. Vänta tills transaktionerna har rapporterats för att radera användaren."
Radera användare via en integration
En användares information kan importeras via integration. Om deras information inte längre ingår i data som kommer till Bezala via integrationen, eller om deras konto är deaktiverat i NetSuite, Mepco, Sympa eller Severa, kommer de att tas bort från Bezala-omgivningen.
Hur HR-integrationer tar bort användare:
| NetSuite | Mepco | Severa |
Läggs användaren till om deras data dyker upp i inkommande data? | Ja | Ja | Ja (om "Lägg till/ta bort användare baserat på data från Severa" är aktiverat) |
Tas användaren bort om de deaktiveras på integrationens sida? | Ja | Ja (när kontraktets slutdatum nås) | Ja (om "Lägg till/ta bort användare baserat på data från Severa" är aktiverat) |
Tas användaren bort om deras data inte längre kommer från integrationen? | Ja | Ja (såvida inte "Ta inte bort medlemskap om användaren inte finns i filen" är aktiverat) | Ja (om "Lägg till/ta bort användare baserat på data från Severa" är aktiverat) |
Mepco-specifikt: "Deaktiverad" betyder att kontraktets slutdatum (kolumnen "Ts Päättymispv") har nåtts.
Att återställa raderade användare
Återställ via integration
Om användardata synkroniseras via NetSuite, Mepco, Sympa eller Severa kan du återaktivera användaren på det integrerade systemets sida. Efter det bör användaren även dyka upp i Bezala.
Återställ manuellt
Att återställa en användare manuellt görs på samma sätt som att skapa en ny användare i Bezala-miljön:
Följ stegen i "Lägga till användare manuellt via användargränssnittet" ovan
Använd samma e-postadress som tidigare
Resultat: Om den återställda användaren har samma e-postadress som tidigare kommer de också att ha tillgång till sina tidigare utläggsanspråk.
HR-integrationernas användarsynkronisering
Bezala stöder följande integrationer: NetSuite, Mepco, Severa
Allmänt synkroniseringsbeteende
Lägga till och ta bort användare:
Användare läggs till när deras data dyker upp i integrationen
Användare tas bort när de deaktiveras eller tas bort från integrationskällan
Användaregenskaper uppdateras endast när källdata ändras
Tomma värden i källan raderar inte befintlig Bezala-data
Användarsökning under synkronisering:
Systemet identifierar befintliga användare i denna ordning:
Först efter medlemskapets externa ID
Sedan efter e-postadress
Undantag: Severa söker endast efter e-post (såvida inte "Anslut användare via externt ID" är aktiverat).
Mepco-specifika inställningar
Kontraktets slutdatum orsakar användarradering
Företagets externa ID filtrerar användare efter dotterbolag
Inställningen "Ta inte bort medlemskap om användaren inte finns i filen" kan förhindra automatisk radering.
Severa-specifika inställningar
Inställningen "Lägg till/ta bort användare baserat på data från Severa" styr om användare automatiskt läggs till/tas bort
Landsfilter tillgängligt för att begränsa importerade användare till specifika länder
Vanliga frågor
Hur lägger jag till en användare i Bezala som inte har ett finskt/svenskt personnummer?
Du kan skapa ett användarkonto för en person utan finskt/svenskt personnummer. Observera dock att Inkomstregistrets/Skatteverkets rapporter inte kan skickas utan ett personnummer, så dessa rapporter måste hanteras separat.
Deaktivera alternativet som automatiskt skickar rapporter till Inkomstregistret/Skatteverket från användarens profil. Om personnumret har ställts in som obligatoriskt i din organisation kan det tillfälligt inaktiveras av Bezala-supportteamet medan användaren läggs till och sedan återaktiveras efteråt.
Vad händer med en användares utlägg när användaren tas bort?
Transaktioner som registrerats av en borttagen användare kommer att finnas kvar i systemet även om deras konto raderas. Detta säkerställer dataintegritet och att bokföringsrapporter bevaras.
Hur länge är inbjudningslänkar giltiga?
E-postbekräftelselänkar är giltiga i 2 veckor från det att de skickas.
Kan jag ändra en användares användarroller efter att de har skapats?
Ja, användare med rollerna Inställningsadministratör eller Bokförare kan redigera andra användares roller när som helst via fliken Användare i Företagsinställningarna.