Bästa praxis för attesteringsflöden
Sätt en reservgodkännare: Detta säkerställer att ingen utgift fastnar utan en attestare
Använd attesteringsflöden bakom kostnadsställen för projekt: Ge projektchefer som kostnadsstället attestare för bättre projektövervakning
Utnyttja attesteringsgränser (limit): Kräv ytterligare attestare endast för höga utgifter
Välj ersättare proaktivt: Be attestare att sätta frånvaroersättare innan de far på semester. OBS! Ingen kan vara sin egen attestare, så undvik att vara ersättare för din egen attestare.
Tilldela allmän attestarrollen på lämpligt sätt: Denna roll låter anställda välja dessa användare som attesterare, om de ändrar attesteringsflöden.
Granska attesteringsflödenas inställningar regelbundet: Se till att attestare fortfarande är giltiga då du omorganiserar din organisation
Hur attesteringsregler fungerar (Sedan/Eller)
Attesteringsflöden använder två logiska operatörer för att styra flödet:
SEDAN (ordningsspecifik attestering)
Attestare måste godkänna i en specifik ordning. Utgiften flyttas till nästa attestare först efter att den föregående har attesterat.
Exempel: Om "Maria SEDAN Rosa" är inställt måste Maria attestera först innan utgiften går till Rosa.
ELLER (Parallell attestering)
Flera attestare meddelas samtidigt, men endast en behöver attestera för att utgiften ska gå vidare.
Exempel: Om "Maria ELLER Anna" är inställt kan antingen Maria eller Anna attestera utgiften.
Kombinera regler
Du kan kombinera dessa två operatörer för att skapa avancerade attersteringsflöden.
Exempel: "Maria ELLER Anna SEDAN Rosa" betyder att antingen Maria eller Anna attesterar utgiften först, sedan måste Rosa attestera den efteråt.
OBS! Du kan inte vara din egen attestare, så undvik logiska regler som skulle göra dig till en, t.ex. att vara frånvaroersättare för din egen attestare.
Prioriteringsordning i attesteringsflöden
Bezala tillämpar attesteringsflöden baserat på en prioritetshierarki. Högre prioritetsattestare läggs till först, och lägre prioritet tillämpas endast om inga attestare på en högre nivå finns för den utgiften.
Prioritet | Typ av attesterare | När det tillämpas |
1 | Företagsattestare (start) | Alltid först |
2 | Utgiftsspecifika attestare (kugghjulsikon) | Om inställd för utgiften |
3 | Kostnadsställets attestare | Om inga utgiftsspecifika |
4 | Kontoattestare | Om 2-3 ovan inte finns |
5 | Användarattestare | Om 2-4 ovan inte finns |
6 | Företagsattestare (slut) | Alltid efter andra |
7 | Frånvaroattestare | Ersätter attestare som har anmält sig frånvarande |
8 | Slutlig attesterare | Alltid sist |
9 | Reservattestare | Om inga andra attestare finns |
Särskilda överväganden
Slutliga attesterrollen: Denna roll tvingar attestering i slutet av alla attesteringsflöden som de deltar i. Ingen utgift kan alltså skickas till bokföringen utan deras attestering om de har satts som attestare i någon del av attesteringsflödet för utgiften.
Attesteringsgränser (limit): Ytterligare företagsattestare kan bli relevanta för specifika utgiftsbelopp (t.ex. utgifter över 1 000 € kräver extra attestering).
Ersättare under frånvaro: När en attestare anmäler en ersättare medan de är på semester/frånvarande läggs ersättaren till med hjälp av ELLER-regeln. Detta innebär att antingen den ursprungliga attestaren eller ersättaren kan attestera utgiften.
Slutlig attesterare och ersättarinställningar: Slutliga attesterarrollen ska inte kombineras med ersättarinställningar, eftersom den slutliga attesterarren tvingas att attestera ändå, vilket gör ersättaren ineffektiv.
Engelskspråkigt diagram över attesteringsflöden i Bezala
Hur man sätter upp attesteringsflöden
Då du är i redigeringsvyn (se nedan plats 1-5) kan du:
Skapa ny(a) attestare: Klicka på "+Lägg till attestare" och välj namn från rullgardinsmenyn.
Ändra attestare: Välj ett annat namn i rullgardinsmenyn.
Ta bort attestare: Klicka på "papperskorgsikonen" bredvid attestarens namn.
Kom ihåg att slutligen klicka på "Spara" i nedre högra hörnet för att spara det nya eller redigerade attesteringsflödet.
1. Attesterare på Användarnivå
Plats: Inställningar > Användare > Redigera användare > (Attesterings-lådan)
Sätt attestare för enskilda användare (vanligtvis deras direkta chefer). Dessa kan vara:
Manuellt tillsatta
Automatiskt importerade via NetSuite-, Mepco- eller Severa-integrationer
Prioritet: Tillämpas om inga kostnadsställe- eller utgiftsspecifika attestare finns.
2. Attesterare på Kostnadställenivå
Plats: Inställningar > Kostnadsställen > Redigera kostnadsställe
Sätt attestare till specifika projekt eller kostnadsställen (t.ex. projektchefer). Dessa åsidosätter användarnivåns attestare när kostnadsstället väljs för en utgift.
Synkroniseringsalternativ:
NetSuite-integration
Severa-integration
SFTP-filsynkronisering
Prioritet: Åsidosätter användarnivåns attestare.
3. Kontospecifika attestare
Plats: Inställningar > Kontoplan > Redigera konto/betalningssättkonto
Sätt attestare för specifika utgiftskonton eller betalningssätt. Dessa attesterare prioriteras efter kostnadsställets attestare men före användarnivåns attestare.
Fördelade kostnader (påverkar attestering på kostnadställe- och kontospecifiknivå)
När en utgift (kostnad) fördelas mellan flera kostnadsställen eller konton kombinerar Bezala automatiskt alla relevanta attestare:
Kostnadsstället attestare läggs till först för varje involverat kostnadsställe
Kontoattestare läggs till därefter för varje involverat konto
Andra attestare följer standardprioriteringsordningen (se ovan)
4. Atttesterare på Företagsnivå
Plats: Inställningar > "Grundinställningar"-flik > "Attestering"-flik
Sätt företagsnivåns attesteringsinställningar:
Startattestare: Läggs till innan alla andra attesteringsflöden
Slutattestare: Läggs till efter alla andra attesteringsflöden
Reservattestare: Används när inga andra attestaringsinställningar finns för utgiften.
Attesteringsgränser (limit): Sätt beloppsbaserade tröskelvärden för ytterligare attestare
Lägg till inställningar för attesteringsgränser (limit):
Attesteringsgränser (limit) ger dig möjligheten för ytterligare attestare baserat på utgiftens (kostnadens) belopp. Detta är tillgängligt på både företags- och kostnadsställenivå.
Limit från: Attestaren kommer att se utgifter större än eller lika med detta belopp
Limit till: Attestaren kommer att se utgifter mindre än eller lika med detta belopp
Exempel:
Maria: Limit från 1000€, limit till 9999€
CFO: Limit från 10 000€ (ingen övre gräns)
Resultat:
Utgifter under 1000€: Endast standardattesteringsflöde
Utgifter 1000-9999€: Standardflöde + Maria
Utgifter 10 000€ +: Standardflöde + CFO
5. Utgiftsspecifika (kostnadsspecifika) attestare
Plats: Kostnadens detaljsida > Kugghjulsikon > "Ändra attesterare" > "+Lägg till attestare" > Spara
En bokförare kan ändra attesteringsflödet på enskilda befintliga utgifter (kostnader) som inte har skickats till bokföringen ännu.
Viktigt att komma ihåg:
Ändringar av attesteringsflödesinställningar på användar-, kostnadsställe- eller företagsnivå påverkar endast nya utgifter som skapas efter förändringen.
Befintliga utgifter (kostnader) behåller sitt ursprungliga attesteringsflöde, om det inte ändras manuellt med denna metod (se 5. Utgiftsspecifika attestare).
Bokförare kan också använda kugghjulsikonen för att välja "Flytta tillbaka till attestering" för att skicka attesterade utgifter tillbaka till attesteringsflödet (endast tillgängligt för utgifter som inte redan skickats till bokföringen).
Ersättare under frånvaro (Semesterersättare)
När en attestare är frånvarande, kan de utse en ersättare som attesterar utgifter under deras frånvaro. Ersättaren läggs till med hjälp av ELLER-regeln, vilket betyder att antingen den ursprungliga attestaren eller ersättaren kan attestera utgiften.
Plats: Profilikonen ==> Konto ==> Frånvaro-rutan
Välj Ersättare i rullgardinsmenyn
Välj tid:
Proaktiv: Sätt semesterstart och sluttid.
Just nu: Markera "Frånvarande"-rutan och lägg till start- och sluttid.
Klicka på "Spara" i nedre högra hörnet.
Viktigt att komma ihåg
Ersättaren ersätter endast den aktuella attestarens position i attesteringsflödet: De får inte andra roller eller attesteringsrättigheter
Anställdas begränsningar: Vanliga användare kan endast välja användare med rollen Allmän attestare som sin ersättare under frånvaro.
Ineffektiv i kobination med rollen Slutlig attesterare: Frånvaroinställningar bör inte användas med Slutlig attesterarrollen, eftersom rollen tvingar användaren att attestera ändå i alla flöden hen är tillsatt i.
Vanliga frågor
Varför kan jag inte se vissa attestare när jag ändrar attesteringsflödet?
Vanliga anställda kan endast se och välja användare med rollen Allmän attestare. Detta är avsiktligt för att förhindra anställda från att se alla användare i systemet.
Lösning: Be din chef eller administratör att:
Lägga till rollen Allmän attestare till användaren du vill välja
Eller be användaren att göra ändringarna i attesteringsflödet för dig.
Varför gick min utgift till fel attestare?
Kontrollera attesteringsprioriteringsordningen. Attestare på kostnadsställenivå (prioritet 3) åsidosätter användarnivån (prioritet 5).
Varför har mina befintliga utgifter fortfarande de gamla attestarna efter att jag ändrat attesteringsflödet?
Ändringar i attesteringsflödet påverkar endast nya utgifter som skapas efter ändringen. Befintliga utgifter behåller sitt ursprungliga attesteringsflöde, om du inte ändrar dem manuellt med hjälp av kugghjulsikonen.
Hur kan jag kräva attesteringsrättigheter för höga utgifter?
Använd attesteringsgränser (limit) på företagsnivån (också möjligt i kostnadställe-redigeringsvyn för kostnadställeattesterare):
Gå till Inställningar > Grundinställningar-fliken > Attestering-fliken
Lägg till attestare i "Attestare efter all annan attestering"
Sätt "Limit från" till ditt tröskelvärde (t.ex. 1 000€)
Lämna "Limit till" tomt för ingen övre gräns.
Kan jag hoppa över attesteraring för små utgifter?
Användar-, företags- och kostnadsställeattesterare kan hoppas över, men inte kontospecifika attesterare.
Hoppa över användarnivåns attesterare:
Gå till Inställningar > Grundinställningar > Attestering-fliken ==> Attestering-ruta
Ställ in "Fyll i för att skippa chef-attest för utlägg för mindre än" till ditt tröskelvärde.
För att hoppa över företags-/kostnadsställenivån: Fyll i "Limit från"-funktionen i attesterings-/redigeringsvyn med det högsta minimibeloppet du vill se (t.ex. fyll i 50 om du inte vill se belopp som är lika med eller mindre än 49.99).
Vad händer om en attestare raderas eller deaktiveras?
Om en attestare i ett befintligt attesteringsflöde raderas eller inaktiveras:
För befintliga utgifter: Utgiften kan bli fast i attesteringsflödet. (Se 5. Utgiftsspecifika (kostnadsspecifika) attestare).
För nya utgifter: Systemet kommer att använda de aktuella, aktiva attesteringsinställningarna.
Kan jag ha flera attesteringsflöden som körs parallellt?
Ja, genom att använda ELLER-operatören. Flera attestare kan meddelas samtidigt med "Maria ELLER Tom", vilket betyder att antingen Maria eller Tom ska attestera. Om du vill att båda ska attestera, måste du sätta dem i ordningsspecifik ordning med SEDAN: "Maria SEDAN Tom".
Vad är skillnaden mellan "innan" och "efter" attestare på företagsnivå?
Innan: Dessa attestare ser och attesterar utgifter först, innan alla andra attesteringsflöden.
Efter: Dessa attestare ser och attesterar utgifter sist, efter att alla andra attesteringsflöden är klara.
Behöver du mer hjälp?
Om du har frågor om att sätta upp attesteringsflöden eller behöver hjälp med ditt specifika flöde, kontakta Bezala support när som helst. Vi är här för att hjälpa dig att skapa attesteringsflöden som fungerar bäst för din organisation.