Bezala on ohjelmisto, jonka avulla työntekijät voivat syöttää matkakuluja kuten kuitteja ja kilometrikorvauksia.
Lataa Bezala-sovellus App Storesta (iPhone) hakemalla "Bezala" tai Google Play Storesta (Android) hakusanalla "Bezala – Receiptcamera".
1. Kirjautuminen Bezalaan ensimmäistä kertaa:
Useimmat asiakkaat käyttävät SSO-kirjautumista (eli Microsoft/Google/Okta-kirjautumista). Napsauta oikeaa painiketta yrityksesi käytännön mukaisesti osoitteessa app.bezala.com/login
2. Jos SSO-kirjautuminen ei toimi:
Pyydä yrityksen palkanlaskenta-/taloustiimiä luomaan Bezala-käyttäjätilisi.
Jos yritys ei käytä SSO-kirjautumista, varmista, että palkanlaskenta-/taloustiimisi on lisännyt sinut Bezalan käyttäjäksi ja olet saanut Bezala-kutsun sähköpostiisi.
3. Voit kirjautua sisään myös itsepalvelulinkillä. Pyydä linkki yrityksen palkanlaskentaan/taloustiimiin. Katso täältä lisää ohjeita.
4. Täytä tarvittavat perustiedot, kun olet kirjautunut sisään. Voit muokata näitä tietoja profiilissasi.
a. Voit muokata näitä tietoja profiilissasi napsauttamalla valkoista profiilikuvaketta Bezalan selainversiossa. Tässä on lisätietoja tästä.
b. Nimesi (ei näy alla olevassa näyttökaappauksessa).
c. IBAN + BIC pankkitilillesi (alla olevassa näyttökaappauksessa tyhjä, mutta täytä tähän omat tietosi).
d. Henkilötunnuksesi.
e. Vinkki: lataa verokorttisi profiiliasetuksiin, jos aiot hakea palkkio-korvauksia. Täytä myös veroprosenttisi veroprosenttikenttään.
2. Bezala-ympäristön vaihtaminen, eli kulujen kirjaaminen oikealle yritykselle
Joskus työskentelet eri yrityksille, jotka kaikki käyttävät Bezalaa. Näin vaihdat Bezala-ympäristöä, jotta voit kirjata kulut oikealle työnantajalle Bezalassa.
Mobiilisovelluksessa:
Klikkaa päävalikon kuvaketta vasemmassa yläkulmassa.
Klikkaa nimeäsi ja valitse oikea yritys listasta.
Selainversiossa:
Klikkaa yrityksesi nimeä vasemmassa yläkulmassa.
Valitse oikea yritys listasta.
3. Lisää kuluja
Voit tehdä tämän joko selainversiossa tai mobiilisovelluksessa.
Selainversio: Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa painiketta nimeltä "Uusi kulu"
Sovellus: Napsauta "+" -painiketta näkymän alareunassa.
Vinkki: Jos käytät sovellusta, ota ensin valokuva kuitistasi pitämällä "+" -painiketta painettuna. Tällä tavalla osa Kulu-lomakkeen tiedoista voidaan täyttää automaattisesti puolestasi.
Täytä kululomake. Varmista, että kaikki kentät ovat oikein (esimerkiksi päivämäärä, valuutta ja hinta).
Lisää tarvittaessa kuitin kuva/liite. HUOM! Yksi liite/kululomake.
Tiedoston enimmäiskoko: 10 Mb
Tuetut tiedostomuodot (kuitti): jpeg, png, gif, heic, heif, pdf
Tuetut tiedostomuodot muille liitteille: jpeg, png, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx, sheet.
Muista klikata ”Lähetä” lähettääksesi kululomakkeen ja liitteen hyväksyttäväksi.
Vinkki: Saatko paljon e-kuitteja sähköpostiisi?
Kopioi oma Bezala-sähköpostiosoitteesi (katso lisää ohjeita täältä):
Selainversio: Napsauta valkoista profiilikuvaa ==> klikkaa "kopioi sähköpostiosoite". Lisää tämä sähköpostiosoitteistoosi. Lähetä tulevat e-kuitit tähän sähköpostiin.
Sovellus: Klikkaa vasemmassa yläkulmassa olevaa päävalikkoa ==> klikkaa "kopioi sähköpostiosoite". Lisää tämä sähköpostiosoitteistoosi. Lähetä tulevat e-kuitit tähän sähköpostiin.
Lue lisää eri kuluista ja niiden kululomakkeista
Vinkki: Käytä budjetteja ja/tai matkalaskua yhdistääksesi kululomakkeita saman matkan aikana.
Vinkki: Tallenna suosikit! Siirtymällä Bezalan selainversioon ja napsauttamalla profiilikuvaa voit tallentaa seuraavat oletusasetuksiksi:
Oletusmaksutapa
Oletuskululaji
Laskentakohteet
Muista klikata oikeassa alakulmassa "Tallenna", kun olet valinnut suosikkisi.
4. Milloin saan korvaukset tililleni?
Bezala ei käsittele työntekijöille maksettavia tilisiirtoja. Kun Bezala on lähettänyt kulut kirjanpitoon, Bezala on hoitanut osansa kulujen maksutoiminnasta.
Muistilista työntekijöille, jotka eivät ole saaneet korvauksiaan:
Varmista, että profiilisi on ajan tasalla. Onko siellä kaikki tarvittavat tiedot kuten tilinumerosi (IBAN & BIC) ja henkilötunnuksesi?
Oletko lähettänyt kululomakkeen eli se ei ole pelkkä luonnos vaan se on lähetetty eteenpäin?
Ovatko kulusi menneet hyväksyntäkierron läpi? Bezalassa näet, odottavatko kulut jonkun hyväksyntää.
Jos kuluasi ei ole hyväksytty, sinun on muokattava kululomaketta/liitettä. Hyväksyjät kirjoittavat kululomakkeelle yleensä selityksen hylätyistä kuluista.
Jos kulusi on lähetetty kirjanpitoon, korvausmaksu näkyy tililläsi yleensä muutaman pankkipäivän kuluttua. Tämä voi vaihdella yrityksittäin. Ota yhteyttä yrityksesi palkanlaskentaan/kirjanpitäjään saadaksesi tarkemmat tiedot.
4a. Tarkista kulun tila:
Luonnos: Kulu on keskeneräinen, eikä sitä ole lähetetty. Täytä lomake ja klikkaa "Lähetä" tai klikkaa punaista roskakori‑ikonia poistaaksesi luonnoksen.
Hylätty: Noudata hyväksyjän kommenttia ja muokkaa kulua sen mukaisesti. Sen jälkeen klikkaa "Päivitä" tai hyväksy, että kulusi on hylätty, jos et voi tehdä muutoksia.
Hyväksynnässä:
Kuluja ei ole vielä hyväksytty (näyttökaappauksessa tila näkyy “Hyväksynnässä”).
Harmaalla näkyvä nimi Hyväksyntä‑otsikon jälkeen on henkilö, jonka tulee hyväksyä tämä kulu seuraavaksi. Nimiä voi olla useita: vihreällä merkityt ovat jo hyväksyneet ja harmaalla merkityt eivät ole vielä hyväksyneet.
Lähetysjonossa: Kulu on hyväksytty ja odottaa lähetystä kirjanpitoon. Tämä tehdään yleensä viikoittain tai päivittäin. Voit kysyä omalta palkanlaskentatiimiltä yrityksesi tarkempaa päivämäärä.
Kirjanpidossa: Kulu on lähetetty kirjanpitoon. Useimmat yritykset maksavat korvaukset muutaman pankkipäivän kuluessa. Voit kysyä omalta palkanlaskentatiimiltä yrityksesi tarkempaa päivämäärä.
5. Keneltä minun pitäisi pyytää apua?
Työntekijänä kysymyksesi liittyy useimmiten oman yrityksesi käytäntöihin. Siksi yrityksesi palkanlaskenta-/taloustiimi voi vastata moniin kysymyksiin. On myös hyvä tietää, kuka kulujesi hyväksyjä on, jos sinulla on kysyttävää hyväksymättömistä kuluista.
Kysymykset, jotka liittyvät käytön ongelmiin ja jotka eivät liity yrityksen matkustusohjeisiin:
Asiakastuen kanavat:
Lue lisää ja pyydä chatbotilta apua lisäohjeiden löytämiseen: Bezalan ohjekeskus
Chat: bezala.com
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: +358 45 787 32457
Aukioloajat:
Arkisin 9-15 (GMT +2/3, Helsingin aikavyöhyke)