NetSuite integraatio on kaksisuuntainen, Bezala lähettää matka- ja kululaskut NetSuiteen ja noutaa sieltä käyttäjiä, kustannuspaikkoja ja kirjanpidon tilejä.

NetSuite-integraatiot vaativat usein yleensä muokkauksia. Ei syytä huoleen – olemme jo tehneet puolestanne suurimman osan työstä, jotta integrointikustannukset ovat mahdollisimman vähäisiä.

Autamme myös mielellämme muokkausten tekemisessä! Otattehan meihin yhteyttä osoitteeseen [email protected] päästäksenne alkuun.

Kun olemme sopineet NetSuitenne integroimisesta Bezalaan, etenemme seuraavasti:

Aluksi lisäämme tarpeelliset skriptit yrityksenne NetSuiteen. Jos haluatte, voimme lisätä skriptit aluksi Sandboxiinne, jolloin voitte testata niitä ensin.

Kun skriptit on lisätty NetSuiteen, luomme yrityksenne Bezala-ympäristön.

Tämän jälkeen Bezala-tiimi lisää alla olevat tiedot yrityksenne Bezala-tietoihin; voitte lähettää tiedot meille SendSafelyn avulla.

NetSuitessa on kahden tyyppisiä kulutilejä:

Tämä hämmentää käyttäjiä, minkä vuoksi olemme yhdistäneet nämä kaksi ryhmää Bezalassa. Kun skriptit on lisätty yrityksenne NetSuiteen, kulutiliä muokatessasi näet muutamia uusia kenttiä. Bezala tuo NetSuitesta vain sellaiset tilit, joihin on linkitetty kulukategoria JA joiden takaa on ruksittu ruutu ”SHOW IN BEZALA”.

Jos siis haluat näyttää jonkin pääkirjan tilin käyttäjille heidän syöttäessään kuluja Bezalaan, tähän tiliin tulee linkittää kulukategoria. Kun tämä on tehty, mene Bezalassa ”Maksutavat ja kululajit” -sivulle ja paina kuvaketta ”Nouda data”. Tällöin tilit haetaan NetSuitesta Bezalaan ja Bezala-käyttäjät voivat valita niitä kululaskuilleen.
​

​Erilaisten kululomakkeiden näyttäminen

Bezalassa voidaan näyttää seuraavat kululomakkeet työntekijöillenne:

Jotta kaikkia näitä voidaan syöttää onnistuneesti Bezalaan, varmistathan, että jokaiselle kululajille on oma pääkirjatilinsä sekä kulukategoriansa NetSuitessa. Kun tilit on tuotu Bezalaan, yhdistäthän nämä tilit niitä vastaaviin kululomakkeisiin Bezalan yritysasetussivulla (vaatii Beta user -roolin: ota yhteyttä osoitteeseen [email protected] saadaksesi roolin). Kun tilit on yhdistetty kululomakkeisiin, voit valtuuttaa näkymään ne vain Bezala-pääkäyttäjällenne ”Maksutavat ja kululajit” -sivulta. Muutoin kaikki tilit näytetään Bezala-käyttäjillenne, kun he syöttävät kuitteja Bezalaan.

Korvattavien tilien valitseminen

Bezalan yritysasetussivulla välilehdellä "Kirjanpito & maksatus" löytyy valikko ”Korvausten tili” (vaatii Beta user -roolin: ota yhteyttä osoitteeseen [email protected] saadaksesi roolin). Tästä valikosta voit valita maksutapatilin, jolle kirjatut kulut tulee korvata takaisin työntekijöillenne. Kun jokin kulu kirjataan Bezalassa tälle tilille, se lähetetään kuluna NetSuiteen. Muutoin se lähetetään NetSuiteen luottokorttitapahtumana.

Luottokorttien lisääminen

Valitse NetSuiten pääkirjasta se luottokorttitili, jonka haluat lisätä Bezalaan. Ruksi tämän tilin takaa ruutu ruutu ”SHOW IN BEZALA”. Vihje: voit valtuuttaa nämä luottokorttitilit näkymään Bezalassa vain niille käyttäjille, jotka todella käyttävät näitä luottokortteja.

Mene NetSuitessa työntekijälistalle. Täältä voit valita Bezalaan lisättävät työntekijät.

Ruksi käyttäjän takaa ruutu ”BEZALA USER”. Tämä käyttäjä lisätään automaattisesti yrityksenne Bezala-ympäristöön. Varmistathan, että NetSuitessa käyttäjän taakse on tallennettu hänen pankkitietonsa sekä osoitteensa (vähintään maa) – muutoin heille ei voida maksaa kulukorvauksia.

Mene haluamasi projektin sivulle ja ruksi tältä sivulta ruutu ”ALLOW EXPENSES”. Varmistathan, että projekti on olemassa NetSuitessa sillä tytäryhtiöllä, jonka yhdistät Bezalaan.

​
Valitsemasi projektit näytetään Bezalassa sivulla ”Kustannuspaikat”. NetSuitessa projektin takana listatut resurssit näkyvät Bezalassa projektin valtuutettuina.
​
​

NetSuitessa projektin muokkaussivulla on myös pudotusvalikot ”Project Approver” ja ”Project Reviewer”. Jos näissä pudotusvalikoissa on valittuna työntekijöitä, näille projekteille ohjatut Bezala-kulut menevät seuraavan hyväksyntäprosessin läpi:

Valitaan Bezalassa näytettävät osastot

Kaikki tytäryhtiön NetSuitessa olevat osastot näytetään Bezalassa, jos yritys on integroitu Bezalaan.

Vihje: voit valtuuttaa nämä kustannuspaikat Bezalassa näkymään vain määrätyille työntekijöille