Budjetin lisääminen
Aloite budjetin lisääminen Bezalaan menemällä Budjetit-sivulle ja painamalla "Lisää uusi budjetti" sivun oikeasta alalaidasta. Voit lisätä budjetteja vain selainversiossa.
Budjetin tiedot
Kirjoita budjetille nimi (esimerkiksi matkakohde ja päivämäärät tai "Markkinointibudjetti 2024" tms.)
Valitse laskentakohteet, joille budjettia haetaan
Valitse budjetin alkamis- ja päättymispäivä (voit hakea budjettia vain tästä päivästä eteenpäin)
Valitse summa ja kululaji, jolle haet budjettia
Valitse kululaji painamalla "-Valitse kululaji-" ja valitsemalla kululajin esille tulevasta pudotusvalikosta
Voit lisätä useita kululajeja painamalla "+ lisää toinen kululaji"
Voit lisätä yhden kululajin vain kerran (jos tulet lisäämään yhteen budjettiin useita kuluja samalla kululajilla, esim. useita lentolippuja tms, laske näiden kulujen summa yhteen ja lisää yhteissumma kululajin summaksi)
Voit nähdä budjetin yhteissumman Yhteenvedosta
Hae budjettia painamalla "Tallenna" sivun oikeasta alalaidasta.
Budjetti lähtee heti hyväksyntään käyttäjäasetuksiisi asetetulle hyväksyjälle. Voit muokata budjettia vielä ennen hyväksyntää.
Virhe budjettia tallentaessa?
Varmista, että kaikki pakolliset kentät on täytetty (nimi, päivämäärät ja summa vähintään yhdelle kululajillle).
Varmista, että jokaisen kululajin tiedot on täytetty
Varmista että yksikään Summa-kenttä ei ole tyhjä
Varmista ettei näkyvissä ole yhtään -Valitse kululaji-tekstiä
Voit poistaa ylimääräiset kululajirivit painamalla roskakori-ikonia kululajin oikealta puolelta
Kuinka budjetit toimivat?
Hyväksyntä
Budjetin tallentamisen jälkeen ne lähtevät hyväksyttäväksi käyttäjäasetuksiisi asetetulle ensimmäiselle hyväksyjälle.
Mikäli sinulle ei ole asetettu hyväksyjää, hyväksytetään budjetti yrityksen oletushyväksyjällä. Mikäli sitäkään ei ole asetettu, ei budjettia voida tallentaa.
Voit muokata budjettia ennen kuin se on hyväksytty.
Hyväksyjä saa sähköpostiviestin hyväksyntää odottavista budjeteista. Budjetteja voi hyväksyä Budjetit-sivun oikeasta laidasta. Hyväksyjä: vieritä hiirtä oikealle mikäli et näe hyväksyntä-ikonia.
Kuittien yhdistyminen budjettiin
Kun lisäät kuitit hyväksyttyyn budjettiin asetetuilla ehdoilla (päivämäärärajaus, laskentakohteet, kululajit), kuitit yhdistyvät budjettiin automaattisesti.
Esimerkki:
Haet budjettia hotelli- ja lentoliput kululajeilla kustannuspaikalle 1 ajalle 11.-17.9. ja budjetti hyväksytään. Kun lisäät kuitteja kustannuspaikalle 1 kululajina hotelli tai lentoliput ja päivämäärä asettuu 11.-17.9. väliin, yhdistyy kuitti automaattisesti budjettiin.
Voit myös selainversion etusivulla nuoli-ikonista nähdä mitkä kuitit ovat yhdistyneet budjettiin. Budjetti avautuu nuoli-ikonia painamalla ja myös budjetin sivulla näkyy listaus kuiteista, jotka ovat yhdistyneet budjettiin.
Toteutuneen summan seuranta
Voit nähdä budjetin toteutuneen summan (budjettiin yhdistyneiden kuittien yhteissumman) budjetin sivulta Yhteenveto-näkymästä.
@ tagilla yhdistettyjen kulujen vertaaminen budjettiin
Jossain tapauksissa kaikki yhteen matkaan liittyvät kulut eivät voi yhdistyä budjettiin (esim. päivärahat, kilometrikorvaukset ja palkkiot eivät voi yhdistyä budjettiin ja ennen budjetin alkamispäivää maksettu lentolippu ei voi yhdistyä budjettiin). Näissä tapauksissa suosittelemme ohjeistamaan työntekijöitä käyttämään aina @ tagia Selite-kentässä lisätessään kuluja Bezalaan ja viimeistelemään kulut vasta matkan jälkeen. Tämä ryhmittelee kaikki matkaan liittyvät kulut yhteen ja näyttää matkan kokonaissumman.
Matkan kokonaissumman näkee @ tagin vierestä ja sitä painamalla. Yhteissummaa voi verrata hyväksyttyyn budjettiin.
Etkö näe Budjetit-sivua?
Budjettiominaisuus on maksullinen lisäpalvelu, joten se on oletusarvoisesti piilotettu Bezalassa. Lähetä pyyntö ominaisuuden aktivoimisesta osoitteeseen [email protected]