Bezala är ett program som kan användas av anställda för att skicka in reseersättningar som exempelvis kvitton och milersättningar.
Att komma igång
Innehållsförteckning:
Logga in
Att lägga till utgifter
När kommer jag att få mina utgifter ersatta?
Vem ska jag fråga om hjälp?
1. Att logga in i Bezala för första gången:
De flesta kunder använder SSO-inloggning (d.v.s. Microsoft/Google/Okta-inloggning), klicka på rätt knapp baserat på din företagspolicy app.bezala.com/login.
2. Om SSO-inloggningen inte fungerar:
Påminn företagets löne-/ekonomiteam om att lägga till dig som ny användare i Bezala.
Om företaget inte använder SSO-inloggning, se till att löne-/ekonomiteamet har lagt till dig som användare i Bezala och att du har fått ett välkommen till Bezala e-postmeddelande.
3. Du kan också logga in med en självbetjäningslänk. Be löne-/ekonomiteam om länken. Se här för mer instruktioner.
Fyll i dina nödvändiga basuppgifter när du har loggat in. Dessa är namn och IBAN + BIC för ditt bankkonto och ditt personnummer. Du kan redigera informationen i din profil genom att klicka på den vita profilikonen i Bezalas webbversion. Här finns mer information.
Tips: ladda upp ditt skattekort till Bezala i dina profilinställningar om du ska be om återbetalning av arvoden.
Ladda ner Bezala-applikationen från din App Store (iPhone) genom att söka efter "Bezala" eller Google Play Store (Android) genom att söka efter "Bezala – Receiptcamera".
2. Att lägga till utgifter:
Du kan göra det här antingen i webbversionen eller mobilapplikationen.
Webbversionen: I det övre högra hörnet klickar du på knappen som heter "Ny"
Applikation: Klicka på "+" knappen längst ner på sidan.
Tips: Om du använder applikationen; Ta först ett foto av ditt kvitto genom att hålla in "+"-knappen. På så sätt kan en del av informationen i utläggsformuläret fyllas i automatiskt.
Fyll i formuläret. Se till att alla fält är korrekta (t.ex. datum, valuta och kostnad).
Lägg till bild på kvittot/bilaga om det behövs.
Maximal filstorlek: 10 Mb
Accepterade filformat för utläggskvitton: jpeg, png, gif, heic, heif, pdf
Accepterade filformat för andra bilagor: jpeg, png, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx, sheet.
Kom ihåg att klicka på "Skicka" för att få ditt formulär & din eventuella bilaga skickad till attestering.
Tips: Får du många e-kvitton till din e-post?
Kopiera din specifika Bezala e-post (se mer instruktioner här):
Webbversionen: Klicka på den vita profilikonen ==> klicka "kopiera e-post". Lägg till e-postadressen i din e-post adressbok. Skicka framtida kvitton till denna e-post.
Applikationen: Klicka på huvudmenyn i övre vänstra hörnet ==> klicka på "kopiera e-post". Lägg till e-postadressen i din e-post adressbok. Skicka framtida kvitton till denna e-post.
Läs mer om specifika utgifter och deras formulär:
Tips: Använd budgetar och/eller utläggsrapporter för att koppla ihop utgifter som exempelvis hör till samma resa.
Tips: Spara favoriter! Om du går till webbversionen och klickar på profilikonen kan du spara standardinställningar för följande:
Betalningssätt
Bokföringskonto
Cost Center
Project
Kom ihåg att till sist klicka på "Spara"-knappen i längst ner till höger.
3. När kommer jag att få mina utgifter ersatta?
Bezala sköter inte om själva betalningen till den anställdas bankkonto. Då Bezala har skickat utgifterna till bokföringen har Bezala skött sin del av betalningsprocessen.
Checklista för anställda som inte har fått sina utgifter skickade till bokföringen:
Se till att din profil är uppdaterad. Finns all nödvändig information i profilen, såsom bankkontonummer (IBAN & BIC) och personnummer?
Har du skickat in utgiftsformuläret, dvs. det är inte ett utkast utan det har blivit skickat?
Har utgiften gått igenom attesteringsflödet? Du kan se i Bezala om utgiften väntar på någons attestering.
(Om utgiften har blivit avvisad, borde du redigera formuläret & bilagan för att få den attesterad. Attesterare skriver oftast en förklaring till varför utgiften blivit avvisad).
Om din utgift har blivit skickad till bokföring borde den bli betald inom ett par bankdagar. Det här kan variera mellan olika företag. Kontakta ditt löne-/ekonomiteam för mer specifika detaljer.
4. Vem ska jag fråga om hjälp?
Som anställd är många av de frågor som du har, oftast relaterade till din arbetsgivares företagspolicy. Därför kan många sådana frågor bli besvarade av löne-/ekonomiteamet. Det är också bra att veta vem som är attesteraren för dina Bezala-utgifter, om du har frågor gällande avvisade utgifter.
Frågor gällande användarproblem, som inte är relaterade till arbetsgivarens företagspolicy:
Kundtjänstens kanaler:
Läs artiklar och fråga chatbot om hjölp för att hitta mer information: Bezala Help Center
Chat: bezala.com
E-post: [email protected]
Telefon: +358 45 787 32457
Öppettider:
Vardagar 9-15 (GMT + 2, Helsingfors tidzon)