Lägg till utlägg (kvitto) i webbversionen
1. Logga in i Bezala
2. Klicka på “Ny” i det övre högra hörnet. 
3. Välj "Utlägg" i rullgardinsmenyn
4. För att bifoga en bild kan du antingen dra och släppa den i rutan eller klicka inuti rutan och välja en sparad fil från din dator.
Begränsningar för bilagor:
Filtyper som stöds: JPEG, PNG, HEIC, PDF
Maximal filstorlek: 10 MB
Maximala bilddimensioner: 10 000 x 10 000 pixlar
5. När bilden är uppladdad är det dags att fylla i uppgifterna i formuläret:
Då du fyller i uppgifterna så specifikt som möjligt göd du din bokförares jobb mycket lättare. Bezala fyller redan i uppgifterna enligt dina inställningar, men du kan enkelt ändra dem om det behövs.
OBS! Momsen på Avräkningskontot (1777) och Representationskostnader köp är alltid 0 %.
Du kan också lägga till ditt utlägg en annan moms, kostnadsställe/kostnadstyp genom att klicka på knappen "Lägg till kostnadsrad" (se mer nedan).
6. När du har fyllt i all information, klicka på "Skicka". I vyn till vänster kan du se om ditt utlägg och andra skickade utgifter väntar på attestering eller på att skickas till bokföring.
Utkastfunktionen
Spara som utkast: Om du vill fortsätta fylla i information senare kan du spara utlägget genom att klicka på "Spara som utkast". Det här sparar utlägget utan validering. Använd detta när du behöver lägga till information senare.
Skicka: Validerar utlägget och flyttar det till attesteringsflödet. Visar valideringsfel om obligatoriska fält saknas.
Lägg till utlägg (kvitto) i mobilapplikationen
Klicka på "+"-knappen och lägg till utlägg genom att göra något av följande:
Klicka "Öppna kamera": Ta foto av utlägget
Klicka "Välj foto från galleri": Välj rätt bild från ditt galleri
Klicka "Hämta PDF": Välj rätt pdf från din telefons filsystem.
Se till att bilden är tydlig och momsspecifikationerna visas.
Skriv en beskrivning av kostnaden.
Välj betalningssätt, kostnadstyp och kostnadsställen.
Kontrollera informationen du har angett och klicka på "Skicka". Då du har skickat in utlägget, skickas det vidare till granskning av din attesterare.
Tips!
Vi rekommenderar att endast lägga till ett utlägg (kvitto) per utläggsformulär.
Se till att du sparar dina pdf-utlägg (kvitton) i en lättillgänglig filmapp i din telefon/dator. Läs mer nedan om hur du skickar pdf-utlägg via e-post direkt till Bezala.
På startsidan ser du alla dina senaste inskickade utgifter. Äldre utgifter hittar du via "Arkiv"-knappen i huvudmenyn.
Hur du delar upp utlägg (kvitto) till olika momssatser, kostnadsställen och kostnadstyper
Klicka på “+ Lägg till kostnadsrad”
2. En ny kostnadsrad gör det möjligt för dig att ge olika momssatser för kostnader inom samma utlägg (kvitto).
Om alla kostnader i utlägget har samma kostnadstyp och kostnadsställe kan du skicka in utlägget när alla formulärfält är ifyllda.
3. För att fortsätta dela upp utlägget till flera kostnadsställen/kostnadstyper ska du klicka på "Fördela kostnad".
Efter fördelning kan du välja önskat kostnadsställe och kostnadstyp till kostnadsraden.
Delade du för mycket? Inga problem! Du kan avbryta fördelningen genom att klicka på "Ta bort fördelning" eller hela kostnadsraden, dvs. extra momsrader genom att klicka på den röda papperskorgsikonen.
Hur du vidarebefordrar utlägg (kvitton) från din e-post till Bezala
Varje användare har en personlig vidarebefordringsadress för att skicka utlägg direkt till Bezala.
Hitta din Bezala-vidarebefordringsadress:
Klicka på din profilikon i Bezalas webbversion eller huvudmeny-ikonen i Bezala-appen.
Klicka på "Kopiera epost". Detta kopierar din vidarebefordringsadress till urklipp
Spara denna e-postadress i din e-postadressbok för att göra det lättare att vidarebefordra utlägg i framtiden.
Hur det fungerar:
Vidarebefordra ditt utlägg till den personliga Bezala-vidarebefordringsadressen. Observera! Denna specificerade vidarebefordringsadress måste vara primär mottagare och inte finnas i CC- eller BCC-fälten.
Efter en kort stund kommer ditt vidarebefordrade utlägg att visas som ett utkast i Bezala. Nu kan du fylla i informationen som vanligt och skicka det vidare till attestering!
Bezala skapar ett nytt utlägg från varje e-postbilaga
OCR tar automatiskt data från utläggsbilden
För att göra det ännu enklare kan du skapa e-postfilter fyller i utläggsinformationen färdigt för dig!
Tips!
Utlägg kan också skickas automatiskt från din e-post till Bezalas vidarebefordringsadress. Här finns instruktioner för att ställa in vidarebefordringsinställningar för de vanligaste e-postleverantörerna:
När Gmail skickar en bekräftelsebegäran för vidarebefordran kommer Bezala automatiskt att acceptera den.
E-postregler
Du kan skapa e-postregler för att automatiskt kategorisera vidarebefordrade utlägg.
E-postregler kan automatiskt fylla i:
Beskrivning (om e-post innehåller specifik text)
Kostnadstyp
Betalningssätt
Moms och momskod
Kostnadsställe
Användare
Skapa en e-postregel:
Gå till Bezalas webbversion och klicka på "Automation" > "E-postregler"-fliken
Klicka på "Skapa ny regel" i det nedre högra hörnet
Definiera villkoret (text som e-postens brödtext måste innehålla)
Ange den information som fälten ska innehålla, när regeln gäller
“Spara” regeln i det nedre högra hörnet
Mer information: E-postregler hjälpartikel
OCR-information
När du laddar upp en utläggsbild hittar OCR (Optical Character Recognition) automatiskt:
Totalsumman
Datum
Försäljarens namn
Momsbelopp (om synliga)
Tips för bättre OCR-resultat:
Se till att belysningen är bra för fotograferingen.
Ta bild på hela utläggget (kvittot)
Undvik suddiga eller sneda bilder
Använd en platt yta för pappersutlägg
Bilagor
Du kan bifoga bilder och andra bilagor till utläggsformuläret i följande filformat:
jpeg, png, gif, heic, heif, pdf
Filstorleken får inte överstiga 10 MB och dimensionerna får inte överstiga 10 000 x 10 000 pixlar.
Hur raderar jag ett utlägg (kvitto)?
Du kan radera dina egna utlägg från Bezala om de inte har skickats till bokföring. Med bokförarrollen kan du också radera andra användares transaktioner.
Hitta utlägget från Bezalas öppningsvy och öppna utläggsformuläret
Klicka på "papperskorg-ikonen"-knappen i det övre högra hörnet
Bekräfta att du vill ta bort utlägget i popup-fönstret. Observera att efter bekräftelsen kan utläggets (kvittots) information inte fås tillbaka utan måste skapas helt på nytt.
Problemlösning
Utläggets (kvittots) bilaga/bild laddas inte upp:
Kontrollera filstorleken (max 10 MB)
Verifiera att filformatet stöds (jpeg, png, gif, heic, heif, pdf)
Försök att konvertera HEIC till JPEG om problemet kvarstår
E-postvidarebefordran fungerar inte:
Verifiera att du använder rätt vidarebefordringsadress
Se till att vidarebefordringsadressen finns i det primära mottagarfältet (inte CC eller BCC)
Kontrollera att e-posten har bilagor
Se till att bilagorna är i format som stöds
OCR hittar inte data:
Förbättra bildkvaliteten
Se till att utläggstexten är tydlig och synlig
Ange data manuellt om OCR misslyckas
Andra tips
Vi rekommenderar att du inte lägger till flera olika utlägg (kvitton) i samma formulär.
Från startsidan kan du se vilka utlägg som väntar på attestering eller att de skickas till bokföring.
Om utlägget har skickats till bokföring kan det inte redigeras