Voit valmistella ympäristön luomista täyttämällä tätä Exceliä:
1. Bezala-ympäristön avaaminen
a) Bezalassa Asetusten ylläpitäjä- ja Kirjanpitäjä-roolin omaavat käyttäjät voivat luoda uusia ympäristöjä päävalikon Luo uusi yritystili -painiketta painamalla.
Mikäli sinulla ei ole vielä Bezala-käyttäjää, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected], niin autamme alkuun.
b) Kirjoita yrityksen nimi ja valitse maa. Voit halutessasi kopioida yrityksen tilikartan aktivoimalla "Kopioi tämän yrityksen tilit" asetuksen.
c) Valitse yrityksen käyttämä kirjanpito-ohjelma. Mikäli ohjelmaa ei ole listattu pudotusvalikossa, valitse Spreadsheet, jolloin kirjanpitoaineisto toimitetaan csv-tiedostona.
2. Integraation aktivoiminen
Mikäli yritys käyttää Netvisoria tai Procountoria, integraatio aktivoidaan Yritys-sivulta.
Mikäli kyseessä on jokin muu integraatio, ota yhteyttä meidän tukeen [email protected].
3. Laskentakohteiden muokkaaminen
Netvisor
Voit hakea kaikki laskentakohteet Netvisorista painamalla Laskentakohteet-sivulla oikeasta alalaidasta Nouda data. Tämän jälkeen voit deaktivoida laskentakohteet, joita et halua näyttää Bezalassa (onnistuu myös Excelissä).
Procountor
Mikäli haluat laskentakohteet Procountorista Bezalaan, pyydä meidän tukea tekemään tämä ([email protected]). Ilmoita samalla jos haluat ALV-statukset näkyviin Bezalan kuittilomakkeille.
Muut
Voit ladata Excel-tiedoston tietokoneellesi painamalla "Lataa taulukko tietokoneellesi", lisätä laskentakohteet ja ladata taulukon takaisin järjestelmään.
4. Tilikartan muokkaaminen
Netvisor
Mikäli valitsit integraatioksi Netvisorin, tuodaan Bezalaan automaattisesti supistettu liikekirjurin tilikartta. Mikäli yrityksen tilikartta poikkeaa tästä, poista ylimääräiset tilit ja lisää tilikartta lataamalla taulukon tietokoneelle (tai yksi kerrallaan Tilikartta-sivun oikeasta laidasta).
Muut
Lisää tilikartta Excel-taulukon avulla.
Huom! Mikäli yrityksellä on käytössä yritysmaksuvastuun yrityskortteja, uuden maksutavan lisääminen on tärkeää. Maksettu omilla rahoilla -maksutavalle merkityistä kuluista luodaan maksu käyttäjille (toteutus riippuu käytettävästä integraatiosta).
5. Käyttäjien lisääminen
Voit lisätä käyttäjiä seuraavasti:
lisäämällä käyttäjät yksitellen
lataamalla Bezalaan käyttäjät Excel-taulukossa (vaatii Beta user -roolin: ota yhteyttä osoitteeseen [email protected] saadaksesi roolin)
antamalla työntekijöillenne mahdollisuuden rekisteröityä itse (Yritys-sivu -> Autentikointi & Kirjautuminen -> Näytä linkki satunnaisille käyttäjille)
Mikäli käyttäjät lisätään yksitellen, lähtee käyttäjille heti kutsu. Jos käyttäjät lisätään Excel-taulukon avulla, ilmestyy käyttäjän kohdalle erillinen Lähetä kutsu -painike.
Muista asettaa käyttäjille hyväksyntä.
6. Pakolliset yritysasetukset (Yritys-sivu)
a) lisää yrityksen / organisaation y-tunnus
b) lisää Kirjanpitäjän sähköpostiosoite, laskutusyhteyshenkilö ja yhteyshenkilö virhetilanteissa
c) Lisää IBAN-tilinumero (miltä tililtä korvaukset maksetaan käyttäjille)
d) valitse Korvausten tili (mille maksutavalle merkityt kuiteista muodostetaan korvaus käyttäjille)
e) Valitse kirjanpitoaineiston aikataulu, voit valita seuraavien lähetysajastusten välillä:
päivittäin: kulut lähetetään kirjanpitoon klo 06:00
viikottain: kulut lähetetään kirjanpitoon valitsemanasi päivänä klo 06:00
kuukauden viimeisenä päivänä: edellisenä kuukautena syötetyt kulut lähetetään kirjanpitoon seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä klo 06:00
Voit myös lähettää kulut saman tien
Lähetysjonossa olevat kulut lähetetään kirjanpitoon saman tien, kun painat päävalikosta linkkiä ”Lähetä matkalaskut heti”.
Laskutus
Yritystä laskutetaan aktiivista käyttäjistä voimassa olevan hinnaston mukaisesti siitä kuukaudesta alkaen, josta käyttäjiä lisätään Bezalaan. Yritykselle luodaan verkkolasku y-tunnuksen perusteella. Voit ilmoittaa poikkeavat laskutustiedot sähköpostitse [email protected].
Käyttöohjeet
Voit linkata käyttäjillenne linkin takaa löytyvän sivun, jolta löytyy mm. käyttöohjeet PDF-muodossa sekä 15 minuutin koulutusvideo.
Vinkkejä käyttöön
Ota kaikki irti Bezalasta tutustumalla blogipostaussarjaamme: