Parhaat käytännöt hyväksyntäkierroille
Aseta varahyväksyjä: Tämä varmistaa, ettei yksikään kulu jää jumiin ilman hyväksyjää
Käytä kustannuspaikan hyväksyjiä projekteille: Määritä projektipäälliköt kustannuspaikan hyväksyjiksi parempaa projektin valvontaa varten
Hyödynnä hyväksymisrajoja: Vaadi lisähyväksyjiä vain suuriarvoisille kuluille
Aseta sijaiset ennakoivasti: Pyydä hyväksyjiä asettamaan lomasi sijaiset ennen lomalle lähtöä. HUOM! Kukaan ei voi olla oman hyväksyjänsä sijainen, joten vältä olemasta sijainen omalle hyväksyjällesi.
Määritä Julkinen hyväksyjä -rooli asianmukaisesti: Tämä rooli antaa työntekijöille mahdollisuuden valita nämä käyttäjät hyväksyntäkiertoa muuttaessa
Tarkista hyväksymisasetukset säännöllisesti: Varmista, että hyväksyjät ovat edelleen voimassa, kun roolit muuttuvat organisaatiossasi
Kuinka hyväksymissäännöt toimivat (Sitten/Tai)
Hyväksyntäkierrot käyttävät kahta loogista operaattoria kulun ohjailemiseen:
SITTEN (Peräkkäinen hyväksyntä)
Hyväksyjien on hyväksyttävä tietyssä järjestyksessä. Kulu siirtyy seuraavalle hyväksyjälle vasta edellisen hyväksynnän jälkeen.
Esimerkki: Jos on asetettu "Marja SITTEN Ruusu", Marjan on hyväksyttävä ensin ennen kuin kulu menee Ruusulta.
TAI (Rinnakkainen hyväksyntä)
Useita hyväksyjiä ilmoitetaan samanaikaisesti, mutta vain yhden tarvitsee hyväksyä, jotta kulu etenee.
Esimerkki: Jos on asetettu "Marja TAI Anna", kumpi tahansa voi hyväksyä kulun.
Sääntöjen yhdistäminen
Voit yhdistää nämä kaksi operaattoria luodaksesi kehittyneitä työnkulkuja.
Esimerkki: "Marja TAI Anna SITTEN Ruusu" tarkoittaa, että ensin Marja tai Anna kulun, sitten Ruusun täytyy hyväksyä se.
HUOM! Et voi olla oma hyväksyjäsi, joten vältä loogisia sääntöjä, jotka tekisivät sinusta sellaisen, esim. olemalla lomatuuraaja omalle hyväksyjällesi.
Hyväksymisen prioriteettijärjestys
Bezala soveltaa hyväksyntäkiertoja prioriteettihierarkian perusteella. Korkeamman prioriteetin hyväksyjät lisätään ensin, ja alemman prioriteetin hyväksyjiä sovelletaan vain, jos kyseiselle kululle ei ole korkeamman tason hyväksyjiä.
Prioriteetti | Hyväksyjätyyppi | Milloin sovelletaan |
1 | Yrityksen hyväksyjät (alku) | Aina ensimmäisenä |
2 | Kulukohtaiset hyväksyjät (rataskuvake) | Jos asetettu kululle |
3 | Laskentakohdeen hyväksyjät | Jos ei kulukohtaisia |
4 | Tilin hyväksyjät | Jos ei kulu-/laskentakohde |
5 | Käyttäjän hyväksyjät | Jos 2-4 yllä ei ole |
6 | Yrityksen hyväksyjät (loppu) | Aina muiden jälkeen |
7 | Lomatuuraaja | Korvaa lomailevat hyväksyjät |
8 | Kirstunvartija | Aina viimeisenä |
9 | Varahyväksyjä | Jos muita hyväksyjiä ei ole |
Erityishuomiot
Kirstunvartijarooli: Tämä rooli pakottaa hyväksynnän minkä tahansa kierron lopussa. Mitään kulua ei voida lähettää kirjanpitoon ilman heidän hyväksyntäänsä, jos heidät on asetettu hyväksyjäksi missä tahansa kulun hyväksyntäkierron osassa.
Hyväksymisrajat: Lisäyrityksen hyväksyjät voidaan laukaista tietyille kulusummille (esim. yli 1000 euron kulut vaativat lisähyväksynnän).
Lomatuuraaja: Kun hyväksyjä asettaa tuuraajan ollessaan lomalla, tuuraaja lisätään TAI-säännön avulla. Tämä tarkoittaa, että joko alkuperäinen hyväksyjä tai tuuraaja voi hyväksyä.
Kirstunvartija ja loma-asetukset: Kirstunvartijaroolia ei pitäisi yhdistää loma-asetuksiin, koska Kirstunvartija on joka tapauksessa pakko hyväksyä, mikä tekee tuurauksesta tehottoman.
Kaavio Bezalan hyväksyntäkierroista
Kuinka asettaa hyväksyntäkiertoja
Kun saavut sijainnin muokkausalueelle (katso alla 1-5), voit:
Luoda uusi hyväksyjä: Klikkaa "+Lisää hyväksyjä" ja valitse nimi (nimiä) pudotusvalikosta.
Vaihda hyväksyjä: Valitse toinen nimi pudotusvalikosta.
Poista hyväksyjä: Klikkaa "roskakori-kuvaketta" hyväksyjän nimen vieressä.
Muista lopuksi klikata "Tallenna" oikeassa alakulmassa tallentaaksesi uuden tai muokatun hyväksyntäkierron.
1. Käyttäjätason hyväksyjät
Sijainti: Asetukset > Käyttäjät > Muokkaa käyttäjää
Aseta hyväksyjät yksittäisille käyttäjille (tyypillisesti heidän lähin esimiehensä). Nämä voivat olla:
Manuaalisesti määritettyjä
Automaattisesti tuotuja NetSuite-, Mepco- tai Severa-integraatioiden kautta
Prioriteetti: Sovelletaan, jos laskentakohteen tai kulukohtaisia hyväksyjiä ei ole.
2. Laskentakohteen hyväksyjät
Sijainti: Asetukset > Laskentakohteet > Muokkaa laskentakohde
Määritä hyväksyjät tietyille projekteille tai laskentakohdelle (esim. projektipäälliköt). Nämä ohittavat käyttäjätason hyväksyjät, kun laskentakohde valitaan kululle.
Synkronointivaihtoehdot:
NetSuite-integraatio
Severa-integraatio
SFTP-tiedostosynkronointi
Prioriteetti: Ohittaa käyttäjätason hyväksyjät.
3. Tilikohtaiset hyväksyjät
Sijainti: Asetukset > Tilit > Muokkaa kulu-/omaisuustiliä
Aseta hyväksyjät tietyille kulutyypeille tai maksutavoille. Näitä sovelletaan laskentakohteen hyväksyjien jälkeen mutta ennen käyttäjätason hyväksyjiä.
Jaetut kulut (vaikuttaa laskentakohde- ja tilikohtaiseen hyväksyntään)
Kun kulu jaetaan useille laskentakohdeille tai tileille, Bezala yhdistää automaattisesti kaikki asiaankuuluvat hyväksyjät:
Laskentakohteen hyväksyjät lisätään ensin jokaiselle mukana olevalle laskentakohdelle.
Tilin hyväksyjät lisätään seuraavaksi jokaiselle mukana olevalle tilille
Muut hyväksyjät seuraavat tavallista prioriteettijärjestystä
4. Yritystason hyväksyjät
Sijainti: Asetukset > "Perusasetukset"-välilehti > "Hyväksyntä"-välilehti
Määritä koko organisaation laajuiset hyväksymisasetukset:
Alkuhyväksyjät: Lisätään ennen kaikkia muita hyväksyntäkiertoja
Loppuhyväksyjät: Lisätään kaikkien muiden hyväksyntäkiertojen jälkeen
Varahyväksyjä: Käytetään, kun muita hyväksyjiä ei ole määritetty
Hyväksymisrajat: Aseta summaan perustuvat kynnysarvot lisähyväksyjille
Hyväksymisrajojen määritys:
Hyväksymisrajat antavat sinun vaatia lisähyväksyjiä kulusummien perusteella. Tämä on saatavilla sekä yritys-, että laskentakohteen tasolla.
Alaraja: Hyväksyjä näkee kulut, jotka ovat suurempia tai yhtä suuria kuin tämä summa
Yläraja: Hyväksyjä näkee kulut, jotka ovat pienempiä tai yhtä suuria kuin tämä summa
Esimerkkiasetus:
Yritystasolla voit määrittää:
Marja: Raja 1 000 eurosta 9 999 euroon
Talousjohtaja: Raja 10 000 eurosta (ei ylärajaa)
Tulos:
Alle 1 000 euron kulut: Vain tavallinen hyväksyntäkierto
1 000 - 9 999 euron kulut: Tavallinen kierto + Marja
Yli 10 000 euron kulut: Tavallinen kierto + Talousjohtaja
5. Kulukohtaiset hyväksyjät
Sijainti: Kulun tietosivu > Rataskuvake > "Vaihda hyväksyntäpolkua" > "+Lisää hyväksyjä" > Tallenna
Kirjanpitäjä voi muuttaa hyväksyntäkiertoa yksittäisillä kuluilla olemassa oleville, joita ei ole vielä lähetetty kirjanpitoon.
Tärkeät huomiot:
Muutokset hyväksyntäkiertoasetuksiin käyttäjä-, laskentakohde- tai yritystasolla vaikuttavat vain uusiin kuluihin, jotka luodaan muutoksen jälkeen.
Olemassa olevat kulut säilyttävät alkuperäisen hyväksyntäkiertonsa, ellei sitä muuteta manuaalisesti tällä menetelmällä (katso 5. Kulukohtaiset hyväksyjät).
Kirjanpitäjät voivat myös käyttää rataskuvaketta valitakseen "Palauta hyväksyttäväksi" lähettääkseen hyväksytyt kulut takaisin hyväksyntäkiertoon (saatavilla vain kirjanpitojonossa oleville kuluille).
Lomatuuraaja
Kun hyväksyjät lähtevät lomalle, he voivat nimetä tuuraajan hyväksymään kuluja heidän poissa ollessaan. Tuuraaja lisätään TAI-säännön avulla, mikä tarkoittaa, että joko alkuperäinen hyväksyjä tai tuuraaja voi hyväksyä kulun.
Sijainti: Profiili-kuvake ==> Profiili ==> Lomatuuraus-laatikko
Valitse Tuuraaja pudotusvalikosta
Valitse loma-aika:
Ennakoiva: Aseta loman alku- ja päätymisaika.
Juuri nyt: Klikkaa "Olen poissa" ja lisää alku- ja päättymisaika.
Klikkaa "Tallenna" oikeassa alakulmassa.
Tärkeät huomiot
Tuuraajat korvaavat vain sen hyväksyjän aseman: He eivät peri muita rooleja tai hyväksyntöjä
Työntekijöiden rajoitukset: Tavalliset työntekijät voivat valita tuuraajakseen vain käyttäjiä, joilla on Julkinen hyväksyjä -rooli
Kirstunvartijan yhteensopimattomuus: Loma-asetuksia ei pitäisi käyttää kirstunvartijaroolin kanssa, koska kirstunvartija on joka tapauksessa pakko hyväksyä kulun.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi en näe tiettyjä hyväksyjiä hyväksyntäkiertoa muuttaessa?
Tavalliset työntekijät näkevät ja voivat valita vain käyttäjiä, joilla on Julkinen hyväksyjä -rooli. Tämä on tarkoituksellista estääkseen työntekijöitä näkemästä kaikkia käyttäjiä järjestelmässä.
Ratkaisu: Pyydä esimiestäsi tai järjestelmänvalvojaa:
Lisäämään Julkinen hyväksyjä -rooli käyttäjälle, jonka haluat valita
Tai pyydä esimiestä/hyväksyjää tekemään muutos puolestasi
Miksi kuluni meni vääralle hyväksyjälle?
Tarkista hyväksynnän prioriteettijärjestys. Laskentakohdeen hyväksyjät (prioriteetti 3) ohittavat käyttäjän hyväksyjät (prioriteetti 5).
Miksi olemassa olevilla kuluillani on edelleen vanhat hyväksyjät sen jälkeen kun muutin hyväksyntäkiertoa?
Hyväksyntäkierron muutokset vaikuttavat vain uusiin kuluihin, jotka luodaan muutoksen jälkeen. Olemassa olevat kulut säilyttävät alkuperäisen hyväksyntäkiertonsa, ellei niitä muuteta manuaalisesti rataskuvakkeen kautta (katso yllä 5. Kulukohtaiset hyväksyjät).
Kuinka voin vaatia hyväksynnän suuriarvoisille kuluille?
Käytä hyväksymisrajoja yritystason hyväksyjien kanssa (mahdollista myös laskentakohteen hyväksyjille laskentakohteen muokkausnäkymässä):
Siirry Asetukset > Perusasetukset-välilehti > Hyväksyntä-välilehti
Lisää hyväksyjä (hyväksyjiä) kohtaan "Hyväksyntäkierto muiden kiertojen jälkeen"
Aseta "Alaraja" kynnysarvoonsi (esim. 1 000 €)
Jätä "Yläraja" tyhjäksi, jos ei ole ylärajaa.
Voinko ohittaa hyväksyjät pienille kuluille?
Käyttäjän, yrityksen ja laskentakohteen hyväksyjät voidaan ohittaa, mutta ei tilikohtaisia hyväksyjiä.
Käyttäjähyväksyjien ohittaminen:
Mene Asetukset > Perusasetukset > > Hyväksyntä-välilehti > Hyväksyntä-laatikko
Aseta "Täytä, jos haluat ohittaa esihenkilön hyväksynnän kuluilta, jotka ovat alittavat tämän rajan" haluamallesi kynnysmäärälle.
Yritys-/laskentakohdehyväksyjien ohittaminen: Täytä "Alaraja"-toiminto hyväksyntä-/muokkausnäkymässä suurimmalla pienellä määrällä, jonka haluat nähdä (esim. täytä 50, jos et halua nähdä summia, jotka ovat 49.99 tai vähemmän).
Mitä tapahtuu, jos hyväksyjä poistetaan tai inaktivoidaan?
Jos olemassa olevan hyväksyntäkierron hyväksyjä poistetaan tai inaktivoidaan:
Odottaville kuluille: Kulu saattaa jumittua
Uusille kuluille: Järjestelmä käyttää nykyisiä, aktiivisia hyväksymisasetuksia
Voinko käyttää useita hyväksyntäkiertoja rinnakkain?
Kyllä, käyttämällä TAI-operaattoria. Useita hyväksyjiä voidaan ilmoittaa samanaikaisesti käyttämällä "Marja TAI Tomi", mikä tarkoittaa, että kumpi tahansa voi hyväksyä. Jos kuitenkin tarvitset molempien hyväksyvän, sinun täytyy asettaa heidät peräkkäin SITTEN-operaattorilla: "Marja SITTEN Tomi".
Mitä eroa on "ennen" ja "jälkeen" yrityksen hyväksyjillä?
Ennen: Nämä hyväksyjät näkevät ja hyväksyvät kulut ensimmäisenä, ennen muita hyväksyntäkiertoja.
Jälkeen: Nämä hyväksyjät näkevät ja hyväksyvät kulut viimeisenä, kaikkien muiden hyväksyntäkiertojen valmistuttua.
Tarvitsetko lisäapua?
Jos sinulla on kysymyksiä hyväksyntäkiertojen asettamisesta tai tarvitset apua erityiseen työnkulkuusi, ota yhteyttä Bezalan tukeen milloin tahansa. Olemme täällä auttaaksemme sinua määrittämään hyväksymisprosessin, joka toimii parhaiten organisaatiollesi.