Johdanto
Bezalassa käyttäjiä voidaan lisätä manuaalisesti, integraation kautta tai Excel-taulukon avulla. Käyttäjät, joilla on Asetusten ylläpitäjä- tai Kirjanpitäjä-käyttäjäroolit, voivat luoda ja muokata käyttäjien perustietoja, pankkitietoja, oletusasetuksia ja hyväksyntäkiertoja Bezalan selaimessa.
Jos lisäät käyttäjiä manuaalisesti, varmista ettet lisää duplikaatteja samasta käyttäjästä. Integraatioiden kautta lisääminen tarkistaa duplikaatit automaattisesti.
Jäsenyyden tilat selitettynä
Jokaisella käyttäjällä on jäsenyys jokaisessa Bezala-ympäristössä, johon heidät on lisätty. Jäsenyksillä on erilaisia tiloja:
Tila | Kuvaus | Vanhentuminen |
hyväksytty | Aktiivinen käyttäjä täydellä käyttöoikeudella | Ei |
odottaa hyväksyntä | Käyttäjä kutsuttu, mutta ei ole vielä hyväksynyt kutsua | Ei |
väliaikainen | Itse rekisteröitynyt käyttäjä vahvistamattomalla sähköpostiosoitteella | 4 päivää |
hylätty | Asetusten ylläpitäjä on hylännyt käyttäjäkutsun | Ei |
Kun käyttäjä poistetaan Bezala-ympäristöstä, heidän jäsenyytensä poistetaan. Jäsenyyttä ei kuitenkaan poisteta kokonaan tietokannasta, mikä tarkoittaa että käyttäjä voidaan palauttaa missä tahansa ympäristössä milloin tahansa.
Käyttäjien lisääminen
Tapa 1: Käyttäjien lisääminen manuaalisesti käyttöliittymän kautta
Asetusten ylläpitäjä/kirjanpitäjä lisää käyttäjän suoraan Bezalan webselaimen kautta:
Siirry Asetuksiin → Käyttäjät-välilehdelle
Klikkaa "+ Uusi käyttäjä" -painiketta sivun alaosassa
3. Täytä käyttäjän perustiedot. Pakolliset tiedot ovat:
Nimi ja sähköpostiosoite ovat pakollisia
Henkilötunnus tulorekisteri-ilmoituksia varten
Käyttäjät voivat itse lisätä pankkitietonsa Bezala profiiliinsa
4. Valitse oletuskululaji ja maksutapa vetovalikosta.
5. Lisää käyttäjäroolit. Jokaisella käyttäjällä tulisi olla vähintään Työntekijä-käyttäjärooli. Tarvittaessa voidaan lisätä muita käyttäjärooleja:
Asetusten ylläpitäjä (voi muokata yrityksen asetuksia)
Kirjanpitäjä (näkee kaikki tapahtumat)
Esimiehelle ei ole omaa roolia; oikeus nähdä tiimin työntekijöiden kulut ja luottokorttitapahtumat annetaan sen sijaan hyväksyntäkiertojen kautta
6. Aseta heidän hyväksyntäkiertonsa klikkaamalla "Lisää hyväksyjä".
7. Lopuksi klikkaa "Luo/tallenna" tallentaaksesi käyttäjän asetukset
Tulos: Käyttäjä luodaan tilaan "hyväksytty". Sähköpostivahvistusta ei lähetetä automaattisesti. Asetusten ylläpitäjä voi klikata "Lähetä kutsu" lähettääkseen salasanan asetusviestin.
Tapa 2: Käyttäjän itse-rekisteröityminen iframen kautta
Käyttäjä rekisteröityy itse yrityskohtaisen linkin kautta:
Tulos:
Käyttäjä saa "väliaikainen"-tila (vanhenee 4 päivässä)
Asetusten ylläpitäjät saavat "Käyttöpyyntö"-ilmoituksen
Asetusten ylläpitäjän hyväksynnän jälkeen tila muuttuu "hyväksytty"-tilaan
Tapa 3: Massalisäys Excel-taulukon avulla
Voit lisätä useita käyttäjiä kerralla Excel-taulukon avulla:
Siirry Asetuksiin → Käyttäjät-välilehdelle
Klikkaa "Lataa taulukko tietokoneellesi" näkymän alaosassa saadaksesi Excel-mallin
Täytä vähintään pakolliset kentät (sähköposti, nimi ja henkilötunnus jos Tulorekisteri-raportointi on aktivoitu) ja tallenna taulukko tietokoneellesi.
Lataa taulukko takaisin Bezalaan käyttämällä "Lataa taulukko järjestelmään" -painiketta Käyttäjät-valikossa.
Tärkeitä huomioita:
Et voi poistaa käyttäjiä taulukon latauksen kautta
Sarakkeiden järjestystä ei voi muuttaa
Massalisäyksen kautta luodut käyttäjät saavat "odottaa hyväksyntä"-tilan
Asetusten ylläpitäjän täytyy klikata "Lähetä kutsusähköposti" aktivoidakseen käyttäjät
Massalisäyksen muoto
XLSX/CSV-sarakkeet:
Henkilönumero (vaadittu): Ulkoinen tunnus käyttäjän tunnistamista varten
Käyttäjän sähköposti (vaadittu): Sähköpostiosoite kirjautumista ja viestintää varten
Käyttäjän nimi (vaadittu): Käyttäjän koko nimi
Käyttäjän kieli (User Language): FINNISH, ENGLISH, SWEDISH (sana täytyy olla englanniksi ja isoilla kirjaimilla)
Käyttäjärooli (User role): EMPLOYEE, MANAGER, ACCOUNTANT, APPROVER, MONEY_CHECKER (pilkulla eroteltuna useita rooleja varten, sanat täytyy olla englanniksi ja isoilla kirjaimilla).
Huomio: Tuonnin kautta lisätyt käyttäjäroolit vain lisätään, niitä ei koskaan poisteta. Olemassa olevat roolit säilytetään.
Tapa 4: Käyttäjien lisääminen integraation kautta
Tuetut integraatiot: NetSuite, Mepco, Sympa ja Severa
Ennen uuden käyttäjän lisäämistä integraation kautta järjestelmä tarkistaa ensin, onko jäsenyys jo olemassa perustuen:
Ulkoiseen tunnukseen (jäsenyyden ulkoinen tunnus)
Sähköpostiosoitteeseen
Poikkeus: Severa-integraatio tunnistaa käyttäjät vain sähköpostiosoitteen perusteella, ellei "Yhdistä käyttäjät ulkoisen tunnuksen perusteella" -asetusta ole aktivoitu.
Jos olemassa olevaa käyttäjää ei löydy, luodaan uusi käyttäjä ja lisätään hänet Bezala-ympäristöön.
Käyttäjien kutsuminen ja aktivointi
Uusille käyttäjille (ei olemassa olevaa tiliä)
Klikkaa "Lähetä vahvistus" -painiketta
Käyttäjä saa sähköpostin salasanan asettamista varten
Sähköpostivahvistuslinkit ovat voimassa 2 viikkoa
Olemassa oleville käyttäjille (on tili toisessa ympäristössä)
Klikkaa "Lähetä kutsu" -painiketta
Käyttäjä saa yrityksen kutsusähköpostin
Käyttäjän täytyy hyväksyä saadakseen pääsyn uuteen ympäristöön
Käyttäjäroolit
Käyttäjäroolit määrittävät käyttöoikeustasot ja kyvyt Bezalassa. Määritä roolit käyttäjäasetuksissa:
Saatavilla olevat roolit
Työntekijä (oletus) (eng. Employee)
Voi lisätä kuluja
Voi olla esimies/hyväksyjä, jos tallennettu jonkun hyväksyjäksi
Asetusten ylläpitäjä (eng. Manager)
Voi muokata yrityksen ja käyttäjien asetuksia
Vaatii Työntekijä-roolin toimiakseen
Kirjanpitäjä (eng. Accountant)
Näkee kaikki tapahtumat
Vaatii sekä Työntekijä- että Asetusten ylläpitäjä -roolit toimiakseen
Julkinen hyväksyjä (eng. Approver (Public))
Voidaan valita hyväksyjäksi muutettaessa tapahtumakohtaista hyväksyntäkiertoa
Kirstunvartija (eng. Money Checker)
Toimii viimeisenä hyväksyjänä kaikissa hyväksyntäkierroissa, joissa käyttäjä on asetettu hyväksyjäksi
Yhtäkään kulua ei voi lähettää kirjanpitoon ilman heidän hyväksyntäänsä
Sihteeri (vaatii järjestelmänvalvojan käyttöoikeuden) (eng. Secretary)
Voi lisätä kuluja muiden käyttäjien puolesta
Täytyy lisätä resurssiksi kaikkiin tilien ja kustannuspaikkojen, joita he tukevat käyttäjien osalta
Beta Tester (vaatii järjestelmänvalvojan käyttöoikeuden)
Pääsy testausvaiheessa oleviin uusiin ominaisuuksiin
Tärkeää: Esimiehelle/tiimin johtajalle ei ole erityistä käyttäjäroolia. Oikeus nähdä tiimin työntekijöiden kulut ja luottokorttitapahtumat annetaan sen sijaan hyväksyntäkiertojen kautta.
Lue lisää hyväksyntäkierroista relevanteista ohjeartikkeleista.
Käyttäjien poistaminen
Käyttäjän poistaminen manuaalisesti
Ennen käyttäjän poistamista varmista, että:
Kaikki heidän kulukorvausvaatimuksensa on käsitelty kokonaan
Heitä ei ole asetettu kenenkään hyväksyjäksi
Kaikki tapahtumat on raportoitu Tulorekisteriin (jos sovellettavissa)
Käyttäjän poistaminen:
Siirry Asetuksiin → Käyttäjät-välilehdelle Bezalan selainversiossa
Klikkaa punaista ristiä/roskakori-kuvaketta käyttäjän vieressä
Mitä tapahtuu:
Jäsenyys soft-poistetaan (voidaan palauttaa)
Käyttäjän kulutiedot säilyvät järjestelmässä
Jos käyttäjällä on tiliöimättömiä kuluja, poistaminen estetään
Jos tapahtumia ei ole raportoitu Tulorekisteriin, poistaminen estetään
Virheilmoitukset, joita saatat nähdä:
"Käyttäjällä, jota yritit poistaa, on edelleen tiliöimättömiä tapahtumia Bezalassa. Käsittele tapahtumat ja yritä uudelleen, jos haluat silti poistaa käyttäjän."
"Käyttäjällä, jota yritit poistaa, on edelleen tapahtumia, joita ei ole raportoitu Tulorekisteriin. Odota, kunnes tapahtumat on raportoitu, ennen kuin poistat käyttäjän."
Käyttäjien poistaminen integraation kautta
Käyttäjän tiedot voidaan tuoda integraation kautta. Jos heidän tietonsa eivät enää sisälly integraatiosta tuleviin tietoihin tai jos heidän tilinsä on deaktivoitu NetSuitessa, Mepcossa, Sympassa tai Severassa, heidät poistetaan Bezala-ympäristöstä.
Integraatiokohtainen poistamiskäyttäytyminen:
| NetSuite | Mepco | Severa |
Lisätäänkö käyttäjä, jos heidän tietonsa ilmestyvät saapuviin tietoihin? | Kyllä | Kyllä | Kyllä (jos "Lisää/poista käyttäjiä Severan tietojen perusteella" on aktivoitu) |
Poistetaanko käyttäjä, jos heidät deaktivoidaan integraation puolella? | Kyllä | Kyllä (kun sopimuksen päättymispäivä saavutetaan) | Kyllä (jos "Lisää/poista käyttäjiä Severan tietojen perusteella" on aktivoitu) |
Poistetaanko käyttäjä, jos heidän tietonsa eivät enää tule integraatiosta? | Kyllä | Kyllä (ellei "Älä poista jäsenyyttä, jos käyttäjää ei ole tiedostossa" ole aktivoitu) | Kyllä (jos "Lisää/poista käyttäjiä Severan tietojen perusteella" on aktivoitu) |
Mepco-kohtainen: "Deaktivoitu" tarkoittaa, että sopimuksen päättymispäivä ("Ts Päättymispv" -sarake) on saavutettu.
Poistettujen käyttäjien palauttaminen
Palauttaminen integraation kautta
Jos käyttäjätiedot synkronoidaan NetSuiten, Mepcon, Sympan tai Severan kautta, voit aktivoida käyttäjän uudelleen integroidun järjestelmän puolella. Sen jälkeen käyttäjän pitäisi ilmestyä myös Bezalaan.
Palauttaminen manuaalisesti
Käyttäjän palauttaminen manuaalisesti tehdään samalla tavalla kuin uuden käyttäjän luominen Bezala-ympäristöön:
Seuraa "Käyttäjien lisääminen manuaalisesti käyttöliittymän kautta" -kohdan vaiheita yllä
Käytä samaa sähköpostiosoitetta kuin aiemmin
Tulos: Jos palautetulla käyttäjällä on sama sähköpostiosoite kuin aiemmin, heillä on myös pääsy vanhoihin kulukorvausvaatimuksiinsa.
HR-integraation käyttäjäsynkronointi
Tuetut integraatiot: NetSuite, Mepco, Severa
Yleinen synkronointikäyttäytyminen
Käyttäjien lisääminen ja poistaminen:
Käyttäjät lisätään, kun heidän tietonsa ilmestyvät integraatioon
Käyttäjät poistetaan, kun heidät deaktivoidaan tai poistetaan integraation lähteestä
Käyttäjän ominaisuudet päivitetään vain, kun lähdetiedot muuttuvat
Tyhjät arvot lähteessä eivät poista olemassa olevia Bezala-tietoja
Käyttäjähaku synkronoinnin aikana:
Järjestelmä tunnistaa olemassa olevat käyttäjät tässä järjestyksessä:
Ensin jäsenyyden ulkoisen tunnuksen perusteella
Sitten sähköpostiosoitteen perusteella
Poikkeus: Severa hakee vain sähköpostin perusteella (ellei "Yhdistä käyttäjät ulkoisen tunnuksen perusteella" ole aktivoitu).
Mepco-kohtaiset asetukset
Sopimuksen päättymispäivä laukaisee käyttäjän poistamisen
Yrityksen ulkoinen tunnus suodattaa käyttäjiä tytäryhtiön mukaan
"Älä poista jäsenyyttä, jos käyttäjää ei ole tiedostossa" -asetus voi estää automaattisen poistamisen
Severa-kohtaiset asetukset
"Lisää/poista käyttäjiä Severan tietojen perusteella" -asetus määrittää, lisätäänkö/poistetaanko käyttäjät automaattisesti
Maasuodatin saatavilla rajoittamaan tuotavia käyttäjiä tiettyihin maihin
Usein kysytyt kysymykset
Miten lisään Bezalaan käyttäjän, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta?
Voit luoda käyttäjätilin henkilölle, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta. Huomaa kuitenkin, että Tulorekisteri-raportteja ei voida lähettää ilman suomalaista henkilötunnusta, joten nämä raportit täytyy käsitellä erikseen.
Deaktivoi vaihtoehto, joka lähettää raportit automaattisesti Tulorekisteriin käyttäjän profiilista. Jos henkilötunnus on asetettu pakolliseksi organisaatiossasi, Bezalan tukitiimi voi väliaikaisesti poistaa sen käytöstä käyttäjän lisäämisen ajaksi ja aktivoida sen uudelleen sen jälkeen.
Mitä tapahtuu käyttäjän kuluille, kun heidät poistetaan?
Poistetun käyttäjän syöttämät tapahtumat säilyvät järjestelmässä, vaikka heidän tilinsä poistettaisiin. Tämä varmistaa tietojen eheyden ja tarkastuspolun ylläpidon.
Kuinka kauan kutsulinkit ovat voimassa?
Sähköpostivahvistuslinkit ovat voimassa 2 viikkoa niiden lähettämisestä.
Voinko muuttaa käyttäjän rooleja sen jälkeen, kun heidät on luotu?
Kyllä, käyttäjät, joilla on Asetusten ylläpitäjä- tai Kirjanpitäjä-roolit, voivat muokata muiden käyttäjien rooleja milloin tahansa Käyttäjät-välilehden kautta Yrityksen asetuksissa.