1. Introduktion
Precis som i alla andra system har vi på Bezala användarroller. Ju fler användarroller du har, desto mer åtkomst har du till olika delar av din Bezala-miljö. Eftersom Bezala har expanderat från våra traditionella utgifts- och resekostnadsfunktioner till att nu även omfatta vår nya tid & frånvaro funktion, såg vi också behovet av en ny användarroll – därför utvecklades HR rollen.
En del av behörigheterna som hörde till inställningsadministratör och Beta-testarrollen har nu flyttats till HR rollen. Den här artikeln ger dig en heltäckande genomgång av HR rollens behörigheter, samt en jämförelse mellan dessa roller.
De flesta av HR rollens behörigheter är kopplade till tid & frånvaro funktionen och användarens redigeringssida. Se avsnitt 3.1 för hur du ger dig själv en HR roll om du redan har rollen Inställningsadministratör.
2. HR rollens behörigheter
Detta avsnitt är indelat i unika (2.1.) och delade (2.2.) behörigheter som HR rollen har i Bezala.
2.1. HR rollens unika behörigheter
Här är listan över unika behörigheter som HR rollen har, vilket innebär att du behöver HR rollen för att komma åt dessa inställningar i din Bezala-miljö:
Skapa och redigera alla användares personnummerfält. Användaren kan själv redigera sitt eget personnummer i sin profil, men HR rollen kan lägga till/redigera alla användares personnummer på användarens redigeringssida/skapa ny användare sidan. Detta är endast möjligt för användare med åtkomst till 1 Bezala-miljö. Läs mer här.
Åtkomst till Rapporter-fliken i tid & frånvaro. När du genererar en rapport för en arbetstidsgrupp för ett visst tidsintervall låser du alla skapade tidsregistreringar och frånvaron som finns med i rapporten. Det innebär att du inte kan radera eller redigera tidsregistreringar och frånvaron som ingår i den genererade rapporten. Läs mer här.
Kan lägga till projekttid och frånvaro för alla andra användare. (Men godkännare kan göra detta för de användare de är godkännare för utan HR rollen.)
Kan se/redigera tid & frånvaro inställningar för en specifik användare på användarens redigeringssida (t.ex. tid- och semesterbalans). Läs mer här.
Kan lägga till en semesterersättare för en annan användare på användarens redigeringssida. (Men användare kan fortfarande lägga till sin egen ersättare i sina profilinställningar.)
OBS! Om ditt företag har inställt personnummer som ett obligatoriskt fält, kan endast HR-rollen lägga till nya användare i systemet. Som Inställningsadministratör kan du också undvika problemet genom att inaktivera inställningen för obligatoriskt personnummer. Se mer nedan i avsnitt 3.
2.2. HR rollen delar också behörigheter med vissa andra roller
Kan lägga till användare i din Bezala-miljö, men endast med rollen anställd (dvs. kan inte ge en högre roll än anställd till nya användare). Inställnings-administratörer har full åtkomst att redigera och skapa användare med olika användarroller.
Kan redigera användarens uppgifter på sidan för att redigera användare. Behöver rollen Beta-testare för att få åtkomst till avsnittet "Avancerade inställningar" på sidan för att redigera användare.
Kan lägga till tidsregistreringar och frånvaro, men behöver rollen anställd för att lägga till utlägg och andra kostnadstyper.
Kan fungera som godkännare för frånvaro, men behöver rollen anställd för att fungera som godkännare för utlägg.
3. Obligatoriskt personnummer och HR rollen vs. Inställningsadministratörrollen
Genom att göra personnummer obligatoriskt för ditt företag säger du att varje ny användare behöver ett personnummer när de läggs till i din Bezala-miljö. Eftersom endast HR rollen har åtkomst till personnummerfältet för andra användare (se ovan 2.1.1.), krävs en HR roll för att lägga till användare i den miljön (3.1.), men du kan också inaktivera inställningen för obligatoriskt personnummer (3.2.).
3.1. Ge dig själv HR rollen om du är Inställningsadministratör
Gå till "Användare" i huvudmenyn och sök efter ditt eget namn i sökfältet.
Klicka på redigeringspennan på din användarrad.
Klicka i kryssrutan HR under avsnittet Användarroller.
Kom ihåg att slutligen klicka på "Spara".
Nu, när du skapar en ny användare, kan du se och redigera personnummerfältet.
3.2. Eller inaktivera obligatoriskt personnummer
Obligatoriskt personnummer är en inställning som finns för finska och svenska företag. Om ditt företag är baserat i Sverige bör du kontakta vår support för att inaktivera inställningen obligatoriskt personnummer. Om du är ett finskt företag kan en användare med rollen Inställningsadministratör inaktivera inställningen själv.
Klicka på "Inställningar" i huvudmenyn ==> "Grundinställningar"-fliken.
Klicka på "Återbetalning och bokföring"-fliken.
Öppna avsnittet "Inkomstregister".
Avmarkera kryssrutan "Personnummer är obligatorisk för alla användare".
Kom slutligen ihåg att klicka på "Spara" längst ner till höger.
Om du gör detta som Inställningsadministratör, kom ihåg att påminna nya användare om att lägga till sitt eget personnummer i sin profil, så att deras kostnader kan skickas till bokföringen. Personnummer och/eller IBAN som saknas gör att bokföringssatsen inte kommer att kunna skickas (kostnaderna hamnar i felläge).
4. Jämförelse mellan HR rollen och andra användarroller
HR-rollen har lagts till i systemet så att ansvaret för våra funktioner för rese och utgiftskostnader och tid & frånvaro funktionen kan fördelas mellan olika personer i företaget.
För att ha full åtkomst till allt som har med användarens redigeringssida att göra, så behöver du följande roller:
användare + beta-testare + hr + inställningsadministratör
Det viktigaste beslutet är vem som ska ha HR rollen och vem som ska ha rollen Inställningsadministratör, och vem som behöver båda.
Ge rollen Inställningsadministratör om användaren:
Behöver åtkomst till företagsinställningar, såsom kostnadsställen, kontoplan och andra företagsinställningar.
Behöver lägga till användare med en högre användarroll (t.ex. bokförare, inställningsadministratörer).
Men inte behöver åtkomst till andra personers personnummer eller behöver göra registreringar för andra användare i avsnittet för tid & frånvaro.
Ge HR rollen om användaren:
Behöver kunna komma åt personnummerfältet för andra användare.
Behöver kunna redigera tid&frånvaro inställningar och frånvaroersättare på alla användares redigeringssida.
Behöver kunna lägga till projekttid- eller frånvaroregistreringar för andra användare som de inte är godkännare för.
Behöver kunna generera rapporter för tid & frånvaro i Rapporter-fliken.
Ge både rollen Inställningsadministratör och HR rollen om användaren:
Behöver åtkomst till företagsinställningar, såsom kostnadsställen, kontoplan och andra företagsinställningar.
Behöver lägga till användare med en högre användarroll (t.ex. bokförare, inställningsadministratörer).
Behöver kunna redigera tid & frånvaro inställningar och frånvaroersättare på alla användares redigeringssida.
Behöver kunna komma åt personnummerfältet för andra användare.
Behöver kunna lägga till projekttid- eller frånvaroregistreringar för andra användare som de inte är godkännare för.
Behöver kunna generera rapporter för tid & frånvaro i Rapporter-fliken.
5. Jämförelsetabell för rollerna användare, HR och Inställningsadministratör
Händelse | Användare | HR | Inställningsadministratör | Behövs Beta tester rollen? |
Skapa/redigera egna utgifter | Ja | Inte utan användarrollen | Inte utan användarrollen | Nej |
Skapa tid & frånvaro registreringar | Ja | Ja | Ja | Nej |
Lägga till en ny användare | Nej | Ja, men den nya användaren får endast en användarroll | Ja, men inte om personnummerfältet är obligatoriskt i företagets inställningar | Nej |
Redigera inställningar bakom användaren | Nej, bara några av sina egna i profil-inställningarna | Allt förutom användar-rolls delen | Allt som har att göra med reseutgifter, förutom personnummer och semesterersättaravsnittet. | Jo, för några avance-rade inställningar |
Kan ta bort inställningen obligatoriskt person-nummer (Finländska företag) | Nej | Nej | Ja | Nej |
Kan se/redigera företagets inställningar | Nej | Nej | Ja | Jo, för några avance-rade inställningar |
Kan se/redigera kostnadsställen, kontoplan och uppgifter | Nej | Nej | Ja | Jo, för några avance-rade inställningar |
Kan se/redigera andra användares utgifter | Bara om hen har attesterat utgiften i fråga | Inte utan en användarroll och då bara om hen har attesterat utgiften i fråga | Inte utan en användarroll och då bara om hen har attesterat utgiften i fråga
dvs. bokförarrollen behövs för den här funktionen | Nej |
Kan se/redigera andra användares tid & frånvaroregistreringar | Ja, om användarens godkännare | Ja | Ja, om användarens godkännare | Nej |
Kan se och skapa rapporter i Tid & frånvarodelen | Nej | Ja | Nej, (dvs. inte utan HR rollen) | Nej |