Tid & frånvaro är en ny funktion i Bezala. Alla inställningar kan därför ännu inte konfigureras i ditt företags Bezala-miljö. Kontakta Bezalas kundtjänst för att konfigurera sådana inställningar, som inte ännu är tillgängliga.
Var hittar du inställningarna för Tidsregisteringar?
Kontakta Bezalas kundtjänst för att aktivera Tid & frånvaro i Bezala. När vår support har aktiverat funktionen kan användare med rollen iställningsadministratör och/eller Bokförare hittar inställningarna här:
Logga in i webbversionen av Bezala och klicka på huvudmenyikonen.
Inställningar ==> Grundinställningar-fliken.
Tidsregistreringar-fliken: Dessa avsnitt är tillgängliga i fliken:
Inställningar för tidsregistrering
Lås bokföringsperioder
Arbetstidskalendrar
Semester inställningar
Frånvarotyper och godkännande
Långtidsfrånvaro
Arbetstids typer
Kom ihåg att slutligen klicka på "Spara" i nedre högra hörnet efter att du har gjort dina redigeringar.
Här kan du göra de flesta inställningar på företagsnivå för Tid & frånvaro. Vissa inställningar kan vid behov åsidosättas på användarnivå i redigeringsvyn för användare (klicka på Användare i huvudmenyn ==> redigeringspennan på rätt användares rad).
a) Inställningar för tidsregistreringar
Avsnittet är tillgängligt i Tidsregistrerings-fliken.
Avrundningsinställningar: Konfigurera hur tidsregistreringar avrundas:
Avrunda tid till närmaste minuten: Anger avrundningsökningen för arbetstid (ej fakturerbara uppgifter).
Avrunda fakturerbar tid till närmaste minuten: Anger avrundningsökningen för fakturerbara timmar (fakturerbara uppgifter).
b) Lås bokföringsperioder
Avsnittet är tillgängligt i Tidsregistrerings-fliken. Här bestämmer du hur länge du vill hålla en månad öppen efter att den tagit slut, så att anställda fortfarande kan skapa nya / redigera skapade tidsregistreringar för föregående månad. Du kan också öppna en låst period manuellt för en dag, om du behöver göra redigeringar i en redan stängd period.
c) Arbetstidskalendrar
Avsnittet är tillgängligt i Tidsregistrerings-fliken, men vissa av dessa inställningar kan åsidosättas för enskilda användare i deras redigeringsvy.
Arbetstidskalendrar definierar förväntade arbetstimmar för anställda och dessa inställningar är därför väldigt viktiga för den totala tidsbalansen som räknas enligt följande formel:
Faktiska timmar (tidsregistreringar gjorda av den anställde) - förväntade timmar (arbetstid inställd här på företagsnivå eller på användarnivå om inte enligt företagsnivå) = total balans
Du kan ställa in dessa inställningar:
Arbetsveckans längd i timmar: Antalet standardtimmar per vecka. Standardinställningar per land:
Finland: 37,5 timmar (7,5h/dag)
Sverige: 40 timmar (8h/dag)
Arbetsdagar: Välj vilka veckodagar som är arbetsdagar (måndag-fredag som standard).
Tidszon: Välj den tidszon tidsregistreringarna görs i. Bästa praxis är att välja den tidszon som de flesta anställda arbetar i.
Standard starttid för arbetsdagen: Den typiska starttiden för arbetstidsregistreringar (används för förhandsifyllning av formulär).
Standard paus i minuter: Standardpaus (ofta lunchpaus) i minuter (används för förhandsifyllning av formulär).
Vissa av dessa inställningar kan åsidosättas i redigeringsvyn för användare. Klicka på Användare i huvudmenyn ==> redigeringspennan på rätt användares rad:
Arbetstid i %: 100 %, 75 %, 50 % osv. 100 % är standard eftersom det motsvarar företagsinställningarna (se ovan, arbetstid per vecka i timmar).
Arbetsdagar: Kan ändras från företagsstandard (mån–fre) till t.ex. måndag–torsdag.
Arbetstidsgrupper
Avsnittet är inte ännu tillgängligt i Tidsregistrerings-fliken. Läs nedan vad som kan definieras för en arbetstidsgrupp och kontakta sedan Bezalas support med relevant information för varje arbetstidsgrupp du vill skapa.
Anställda i olika länder (t.ex. svenska anställda i ett finskt företag)
Olika juridiska enheter
Olika kollektivavtal
Varje arbetstidsgrupp kan ha sina egna:
Arbetstimmar per vecka
Antal semesterdagar och semesterårets startdatum
Arbetstidstyper (vanlig, jour, resa, utbildning, förskjuten)
Typer av långtidsfrånvaro
Attesteringsinställningar (godkännande) för frånvaro
Flex tid- och övertidsinställningar
Tidszon för löner
Inställningsadminstratören kan lägga till användaren i en arbetstidsgrupp på användarens redigeringssida.
d) Semesterinställningar
Avsnittet är tillgängligt i Tidsregistrerings-fliken, men vissa av dessa inställningar kan åsidosättas för enskilda användare i deras redigeringsvy.
Semesterdagar per år: Antal semesterdagar som anställda får (t.ex. 25 för Finland).
Semesteråret börjar: När semesteråret börjar (t.ex. 1 april i Finland).
Tillåt ansökan om outtjänad semester: Om aktiverat kan anställda begära fler semesterdagar än de har tjänat in. Detta är användbart när anställda vill boka semester i förväg.
OBS! I redigeringsvyn för användare är det möjligt att definiera en specifikt semesterdagsbalans för en användare. Definiera från vilket datum semesterbalansen gäller och antalet tillgängliga semesterdagar. Klicka på bockmarkeringen för att spara korrigeringen av semesterbalansen. I skärmdumpen nedan har man ännu inte klicka på bockmarkeringen (syns nedan med en tillagd blå ram).
e) Frånvarotyper och godkännande (attestering)
Avsnittet är tillgängligt i Tidsregistrerings-fliken, men namnet på användarens godkännare måste definieras i redigeringsvyn för användare.
Ställ in godkännandekrav för semester och sjukledighet:
Semester: Alternativ för godkännande:
Ingen godkänning: Godkänns automatiskt och omedelbart.
Användarens chef: Godkänns av den anställdes utsedda attesterare. Det innebär att godkännaren är samma användare som användarens attesterare i användarens redigeringsvy.
Specifika godkännare: Godkänns av valda användare (t.ex. HR-teamet).
Om detta väljs i rullgardinsmenyn visas ett nytt "Godkännare"-fält där du kan välja specifika godkännare.
Notera: Avvisade semestrar godkänns automatiskt när semesterns startdatum infaller.
Sjukledighet: Ställ in godkännande på samma sätt som för semester. Ges vanligtvis till löneteamet.
f) Långtidsfrånvaro:
Avsnittet är tillgängligt i Tidsregistrerings-fliken.
Skapa andra frånvarotyper för din organisation:
Klicka på "+Lägg till långtidsfrånvaro"
Ange namn (t.ex. "Föräldraledighet", "Vård av barn", "Obetald ledighet")
Spara för att kunna ställa in godkännandeinställningar.
Välj godkännandetyp (och godkännare om Specifika godkännare)
Klicka på "Spara" igen.
OBS! Du kan inte ta bort en frånvarotyp om användarfrånvaro av den typen redan finns.
Flex tid och övertid
Ändringar på användarnivå kan göras för flextid i användarredigerinsvyn, men för arbetstidsgruppsinställningar ska Bezala support kontaktas.
Flex tid (arbetstidsgrupp eller användarnivå):
Aktiverad som standard. Tillåter anställda att ackumulera extra timmar som ledighet.
Kan stängas av med inställningen "Göm timbalans"
Betald övertid (endast arbetstidsgruppnivå):
Inaktiverad som standard. När aktiverad väljer anställda mellan flex tid eller betald övertid för extra timmar.
Aktivera med inställningen "Tillåt betald övertid"
Visa anställdas tidsregistreringar och frånvaro
Inställningsadminstratörrollen och bokförarrollen kan se alla anställdas tidsregistreringar och frånvaron. Attesterare (Godkännare) kan se registreringar för användare de godkänner. Filtrera efter anställd, datumintervall, projekt eller status.
Gå till "Tid & frånvaro" i huvudmenyn.
Klicka på fliken "Arbetstid"/"Projekttid" för att se arbetstidsregistreringar. Fliken Frånvaro för frånvaro.
Filtrera efter anställd, datumintervall, projekt och/eller beskrivning.
I listan ser du specifika tidsregistreringar/frånvaro gjorda av den anställde.
I fliken Arbetstid/Projekttid:
Total balans: visar nuvarande totalt saldo (faktiska timmar – arbetstimmar)
Negativt: Innebär att den anställde är skyldig arbetsgivaren arbetstid.
Positivt: Saldovärdet är tillgängligt som flextid för den anställde.
Arbetstidskalendervy: Klicka på pilen bredvid "Dagens Balans" för att få fram vyn. Tider är skrivna i HH:MM format (H = timmar, M = minuter).
I exemplet nedan är balansen för 5.2 faktiska timmar (dvs. de timmar som arbetstagaren registrerat): 07:45, arbetstimmmar (dvs. förväntade arbetstimmar av arbetsgivaren): 07:30. Dagens balans blir därför: 0:45-07:30 = 0:15.
Allmänna helgdagar
Allmänna helgdagar bestäms av den anställdes landsinställning. På allmänna helgdagar förväntas anställda inte arbeta, och dessa dagar räknas inte heller mot semesterbalansen. Om du behöver ställa in dessa inställningar till något annat än ditt lands standardinställningar, kontakta Bezala support.
Inställningar på användarnivå (redigeringsvy för användare)
Individuella anställdas inställningar kan åsidosätta företagets standardinställningar:
Deltidsprocent: Ange om anställd arbetar deltid (påverkar semesterberäkning)
Arbetsdagar: Åsidosätt företagets standardarbetsdagar
Flex tid: Kan stängas av för enskilda användare (om aktiverad på gruppnivå)
Balanskorrigering (saldokorrigering):
Semester
Arbetstidsbalans: Det här kan användas exempelvis om tidsbalansen importeras från annat system.
Vissa Tidsregistreringar-inställningar definieras också i redigeringsvyn för användare:
Arbetstidsgrupp: Användaren kan tilldelas en specifik arbetstidsgrupp genom att välja den från rullgardinsmenyn. För att skapa alternativ i rullgardinsmenyn kontakta Bezala support.
Användarens godkännare: Om frånvaro godkänns av användarens godkännare anges den specifika godkännaren här. Se mer här.
Landsspecifika standardregler
Finland:
Standard arbetsvecka: 37,5 timmar
Standard semesterdagar: 25
Semesteråret börjar vanligtvis 1 april
Vissa kollektivavtal inkluderar "Pekkaset" (ytterligare kompensationstid för 8h vs 7,5h arbetsdagar)
Sverige:
Standard arbetsvecka: 40 timmar
Olika kollektivavtal kan ge ytterligare semester eller kompensationstid.
Vanliga frågor
Hur ställer jag in olika regler för anställda i olika länder?
Skapa arbetstidsgrupper för varje land med deras specifika inställningar. Tänk igenom vilka värden du vill ha för varje grupp och kontakta Bezala support för att skapa dessa arbetstidsgrupper.
Kan jag ändra standardarbetstiden?
Ja, uppdatera “Arbetsveckans längd i timmar” i Tidregistreringsfliken eller skapa arbetstidsgrupper med olika inställningar.
Hur aktiverar jag betald övertid istället för flextid?
Betald övertid konfigureras på arbetstidsgruppsnivå. Kontakta Bezala support för att skapa arbetstidsgrupper.
Vilka arbetstidstyper finns tillgängliga?
Vanligt arbete, På kallelse, Resa, Arbetsplatsutbildning och Förskjuten arbetstid. Typerna kan aktiveras/inaktiveras per arbetstidsgrupp. Typen vanligt arbete kan inte inaktiveras.
Hur lägger jag användare till arbetstidsgrupper?
Välj arbetstidsgruppen i redigeringsvyn för användare och klicka på Spara i nedre högra hörnet. Om du inte hittar arbetstidsgruppen i listan, skriv ned värdena för den nya arbetstidsgruppen och ge dem till Bezalas supportteam så att en ny arbetstidsgrupp kan skapas.