När kan utgifter raderas
Utgifter kan endast raderas INNAN de har skickats till bokföringen. När en utgift har tillståndet "Bokfört" kan det inte raderas.
Utgifters tillstånd som kan raders: Utkast, Skickat, Väntar på godkännande, Godkänt, Klart för bokföring
Utgifters tillstånd som inte kan raderas: Bokfört, Återbetalt
Radera en utgift
Öppna utgifter du vill radera
Klicka på den röda “papperskorgsikonen” i formulärets rubrik (till vänster om kugghjulsikonen)
Bekräfta att du vill radera utgiften.
Vem kan radera?
Användare: kan radera sina egna utgifter (innan de skickats till bokföringen)
Sekreterare: kan endast radera sina egna utgifter, inte utgifter de har skapat för andra.
Inställningsadministratörer: kan radera sina egna utgifter och utgifter för de användare som de är attesterare för (innan de skickats till bokföringen)
Bokförare kan radera vilken utgift som helst (innan de skickats till bokföringen)
Viktigt: Attesterare (som tilldelats genom attesteringsflöden) kan inte radera, men de kan avvisa utgifter som skickats för deras godkännande. Attesterare måste skriva orsaken/orsakerna till avslaget, t.ex. "saknar/felaktigt kvitto".
Utgifters tillstånd
Tillstånd | Kan radera | Kan redigera |
Utkast (Draft) | Ja | Ja |
Skickat (Submitted) | Ja | Begränsat |
Väntar på attestering (Waiting for approval) | Ja | Nej |
Godkänt (Approved) | Ja | Nej |
Klart för bokföring (Ready for Accounting) | Ja | Nej |
Bokfört (Accounted) | Nej | Nej |
Återbetalt (Reimbursed) | Nej | Nej |
Vad händer med länkade korttransaktioner
När du raderar ett utlägg som är länkat till en kreditkortstransaktion:
Korttransaktionen (kreditkortsrad) förblir i systemet
Kreditkortsraden blir olänkad och tillgänglig för länkning till ett annat utlägg
Den gröna kortikonen försvinner från kreditkortsraden
Radera vs. Annullera (efter att det skickats till bokföringen)
För utgifter som redan skickats till bokföringen:
Kan inte raderas från Bezala
Använd "Annulleringsverifikat"-funktionen istället
Annulleringsfunktionen skapar en annulleringsverifikation i bokföringssystemet
Ursprunglig utgift förblir synligt i arkivet med tillståndet "Annullerat"
Att annullera en bokförd utgift:
Gå till “Arkiv”
Hitta den bokförda utgiften
Välj alternativet "Annulleringsverifikat"
En annulleringsverifikat skapas och skickas till bokföringen i nästa sats
Påverkan på rapporter och budgetar
Radering av en utgift:
Tar bort det från alla rapporter och exporterade filer
Tar bort alla budgetkopplingar
Visas inte i arkivet efter radering
Kan inte återskapas efter radering
Problemlösning
Kan inte se raderingsalternativet:
Kontrollera om utgiften redan är bokfört (status: Bokfört eller Återbetalt)
Verifiera att du har behörighet att radera (se ovan Vem kan radera)
Behöver korrigera bokfört utlägg:
Använd Annulleringsverifikat-funktionen istället för radering
Skapa en ny korrekt utgift efter annullering
Utgiften har raderats av misstag:
Raderade utgifter kan inte återskapas
Skapa en ny utgift med samma information
Ladda upp bilagan på nytt om det behövs