Åtkomstnivåer
En användare med bokförarbehörighet kan se alla rese- och utläggsrapporter samt arvoden. En användare med rollen anställd eller inställningsadministratör kan endast se sina egna utlägg och de transaktioner de ska/har attesterat.
Filtrering och sökning i arkivet
I arkivet (Huvudmeny ==> Arkiv, klicka på relevant flik: Utlägg, Dagtraktamenten, KM-/milersättningar eller Arvoden) kan transaktioner filtreras enligt olika kriterier, till exempel:
Användare
Textsökning på beskrivning
Bokföringskonto
Betalningssätt
Datumintervall
Kostnadsställe
Transaktionens status (se nedan)
Förklaring för olika transaktionsstatus:
Utkast = en transaktion väntar på att bli ifylld (det vill säga har inte skickats in av användaren)
Väntar på attestering = transaktionen väntar på attestering (det vill säga godkännande)
Avvisad = transaktionen har blivit avvisad
Schemalagda = en godkänd transaktion väntar på att bli överförd till bokföringen
Bokfört = transaktionen har skickats till bokföringen
I felläge = transaktionen har inte kunnat skickas till bokföringen
Exportera till Excel
Det är möjligt att skapa ett Excel-dokument från arkivet med knappen "Exportera till Excel". Observera att export av kvittobilder är begränsat till 50 kvitton, så en längre lista bör exporteras i mindre delar.
Exportera Utläggsrapporter i PDF/CSV-format
Du kan också ta ut utläggsrapporter i PDF-format eller för enskilda satser också i CVS format.
Huvudmeny ==> Bokföringsrapporter.
Här kan du begränsa rapporten med datumintervall och/eller användare. Klicka sedan på "Utläggsrapport"-knappen i det nedre högra hörnet för att få med alla transaktioner i pdf:n enligt din filtrering.
Eller för att endast få en sats ska du klicka på PDF eller CSV på den rätta satsens rad.
Vanliga frågor
Kan jag redigera ett utlägg innan det arkiveras?
Ja. Alla transaktioner kan redigeras tills de når statusen "Bokfört" (skickat till bokföring). När det väl är bokfört kan utlägget inte ändras, för att säkerställa att bokföringsposterna förblir konsekventa.
Hur hittar jag ett gammalt utlägg?
Använd filtren i arkivet. Du kan filtrera enligt användare, utläggstyp (utlägg, dagtraktamenten, KM-/milersättningar, arvoden) eller exempelvis datumintervall.
Kan jag ladda ner arkiverade utläggshandlingar?
Ja. Du kan exportera till Excel från Arkivet eller ladda ner bokföringssats-PDF:er och enskilda kvittobilagor via Huvudmeny ==> Bokföringsrapporter ==> Klicka på knappen "Utläggsrapport-PDF" i det nedre högra hörnet.