Vad innebär Sekreterarrollen?
Sekreterarrollen gör det möjligt för en användare att skapa och hantera utlägg för andra användare. Detta är användbart för verkställande assistenter, administrativ personal eller den centraliserad utläggshanteringen.
Sekreterarens rättigheter
Kan göra:
Skapa kvitton, traktamenten, kilometerersättningar och arvoden för alla andra användare i företagets Bezala-miljö.
Redigera utlägg som skapats för andra användare
Ladda upp bilagor till utlägg som skapats för andra
Se transaktioner som skapats för andra användare
Har inte rätt att göra:
Attestera utlägg
Se/ändra företagets inställningar
Se alla företagets utlägg (endast de som Sekreteraren skapat)
Hantera/redigera användare
Förutsättningar för Sekreterarrollen
Kräver företagsinställningen: "Tillåt anställda att se alla företagets användare" måste vara aktiverad.
Gå till Företagsinställningar
Klicka på fliken "Attestering"
Markera rutan "Tillåt anställda att se alla användare"
Resurstilldelning: Sekreteraren måste läggas till som resurs till alla konton och kostnadsställen för de användare de ska stödja.
Många av våra kunder har företagspolicy att lämna "Synlighet" "Välj resurser"-fältet för konton och kostnadsställen tomt. Detta innebär att kontona och kostnadsställena är synliga för alla företagets användare
Exempel: Om Anställd A använder Betalningssätt_1, måste Sekreteraren också läggas till som resurs till Betalningssätt_1.
Hur man tilldelar Sekreterarrollen
Kontakta Bezalas kundsupport ([email protected]) och berätta vem som behöver Sekreterarrollen och för vilken/vilka företagsmiljö(er) i Bezala.
Skapa utlägg för andra
Sekreteraren kan endast skapa/redigera utlägg för andra användare i webbversionen (d.v.s. inte i appen).
Välj relevant utläggsformulär.
Välj användar-ägaren från rullgardinsmenyn bredvid ditt namn
Standardinställningar (konton, kostnadsställen) fylls automatiskt i baserat på vald användare. Sekreteraren fyller i utläggsformuläret för användar-ägaren enligt det valda utläggsformuläret.
Utlägget tillhör användar-ägaren, inte Sekreteraren, d.v.s. användar-ägaren kommer att få ersättning för utlägget.
Normalt attesteringsflöde tillämpas på utlägget enligt användar-ägarens attesterare.
Användarsynlighet för Sekreterare
Sekreterare kan se alla användare med "Attesterare"-roll oavsett företagsinställningar
Om "Tillåt anställda att se alla företagets användare" är aktiverad, ser Sekreterare alla användare i företagets Bezala miljö och kan lägga till utlägg för vem som helst av dem.
När Sekreterarrollen tas bort
Tidigare skapade utlägg förblir hos de ursprungliga användar-ägarna
Sekreteraren förlorar möjligheten att skapa nya utlägg för andra
Ingen påverkan på befintlig utlägg.
Sekreterarrollen jämfört med andra roller
Funktion | Sekreterare | Inställningsadministratör | Bokförare |
Skapa utlägg för andra | Ja | Nej | Nej |
Se alla företagets utlägg | Nej | Nej | Ja |
Hantera användare | Nej | Ja | Ja |
Hantera satser/rapporter | Nej | Ja | Ja |