1. Johdanto
Kuten missä tahansa muussakin järjestelmässä, Bezalassa on käyttäjärooleja, ja mitä laajemmat käyttäjäroolit sinulla on, sitä enemmän näet Bezalassa. Koska Bezala on laajentunut perinteisistä matka- ja kululaskuominaisuuksista uusiin Työajanseuranta-ominaisuuksiin, huomasimme tarpeen uudelle käyttäjäroolille – näin syntyi HR-rooli.
Osa aiemmista Asetusten ylläpitäjä- ja Beta-testaaja -roolien ominaisuuksista on siirretty HR-roolille. Tässä artikkelissa käydään kattavasti läpi HR-roolin ominaisuudet sekä vertailu näiden roolien välillä.
Useimmat HR-roolin ominaisuudet liittyvät Työajanseurantaan sekä käyttäjän muokkaussivuun. Katso kohdasta 3.1, miten voit antaa itsellesi HR-roolin, jos sinulla on jo Asetusten ylläpitäjä -rooli.
2. HR-roolin ominaisuudet
Tämä osio on jaettu ainutlaatuisiin (2.1.) ja jaettuihin (2.2.) HR-roolin ominaisuuksiin.
2.1. Ainutlaatuiset HR-roolin ominaisuudet
Tässä on lista ainutlaatuisista HR-roolin ominaisuuksista. Tarvitset HR-roolin päästäksesi käsiksi näihin asetuksiin Bezala-ympäristössäsi:
Luonti- ja muokkausoikeus kaikkien käyttäjien HETU-kenttään. Käyttäjä voi muokata omaa henkilötunnustaan profiilissaan, mutta HR-roolilla voit lisätä/muokata kaikkien käyttäjien henkilötunnuksia käyttäjän muokkaussivulla/uuden käyttäjän luontisivulla. Tämä on mahdollista vain käyttäjille, joilla on pääsy ainakin yhteen Bezala-ympäristöön. Lue lisää täältä.
Pääsy Työajanseurannan Raportit -välilehdelle. Kun luot raportin työaikaryhmälle, muutat samalla tuntikirjaukset ja poissaolot vain katseltaviksi. Tämä tarkoittaa, ettet voi poistaa tai muokata tuntikirjauksia ja poissaoloja, jotka sisältyvät luotuun raporttiin. Lue lisää täältä.
Voi lisätä projektituntikirjauksia ja poissaoloja kaikille muille käyttäjille. (Hyväksyjät voivat tehdä tämän ilman HR-roolia niille käyttäjille, joiden hyväksyjiä he ovat.)
Voi nähdä/muokata Työajanseurantaominaisuuksia käyttäjän muokkaussivulla (kuten työ- ja lomasaldoa). Lue lisää täältä.
Voi lisätä lomasijaisen toiselle käyttäjälle käyttäjän muokkaussivulla. (Käyttäjät voivat kuitenkin edelleen lisätä oman sijaisensa itse profiiliasetuksissaan.)
HUOM! Jos yrityksenne on ottanut käyttöön HETU-pakollisuuden, vain HR-rooli voi lisätä uusia käyttäjiä järjestelmään. Asetusten ylläpitäjänä voit myös välttää ongelman poistamalla henkilötunnuksen pakollisuusasetuksen käytöstä. Katso lisää alta kohdasta 3.
2.2. Muiden käyttäjäroolien kanssa jaetut HR-roolin ominaisuudet
Voi lisätä käyttäjiä Bezala-ympäristöösi, mutta vain Työntekijä-roolilla (eli ei voi antaa suurempaa roolia kuin Työntekijä uusille käyttäjille). Asetusten ylläpitäjillä on täysi pääsy muokata ja luoda käyttäjiä eri käyttäjärooleilla.
Voi muokata käyttäjän tietoja käyttäjän muokkaussivulla. Tarvitsee Beta-testaaja -roolin päästäkseen käyttäjän muokkaussivun "Lisäasetukset"-osioon.
Voi lisätä projektituntikirjauksia ja poissaoloja, mutta tarvitsee Työntekijä-roolin kulujen lisäämiseen.
Voi toimia poissaolojen hyväksyjänä, mutta tarvitsee Työntekijä-roolin toimiakseen kulujen hyväksyjänä.
3. Henkilötunnuksen (HETU) pakollisuus ja HR-rooli vs. Asetusten ylläpitäjä -rooli
Kun määrität HETU:n pakolliseksi yrityksesi Bezala-ympäristössä, jokaisella uudella käyttäjällä on oltava henkilötunnus, kun hänet lisätään järjestelmään. Koska vain HR-roolilla on pääsy henkilötunnuskenttään muiden käyttäjien osalta (katso yltä 2.1.1.), HR-roolia tarvitaan käyttäjien lisäämiseen kyseiseen ympäristöön (3.1.). Vaihtoehtoisesti voit ottaa HETU-pakollisuusasetuksen pois käytöstä (3.2.).
3.1. Anna itsellesi HR-rooli Asetusten ylläpitäjänä
Mene "Käyttäjät"-kohtaan päävalikosta ja etsi oma nimesi hakukentästä.
Klikkaa muokkauskynää käyttäjärivilläsi.
Klikkaa HR-valintaruutua Käyttäjärooli-osiossa.
Muista lopuksi klikata "Tallenna" oikeasta alakulmasta.
Kun tämän jälkeen luot uuden käyttäjän, näet HETU-kentän ja voit muokata sitä.
3.2. Tai poista HETU-pakollisuus asetuksista
HETU-pakollisuus on asetus, joka on saatavilla suomalaisille ja ruotsalaisille yrityksille. Jos yrityksenne on ruotsalainen, ota yhteyttä tukeemme poistaaksesi HETU-pakollisuuden käytöstä. Jos olette suomalainen yritys, Asetusten ylläpitäjä -roolin käyttäjä voi poistaa asetuksen itse.
Klikkaa "Asetukset" päävalikosta ==> "Perusasetukset"-välilehti.
Avaa "Kirjanpito & maksatus" -välilehti.
Avaa "Tulorekisteri"-osio.
Poista valinta "HETU vaaditaan kaikilta käyttäjiltä" -valintaruudusta.
Muista lopuksi klikata "Tallenna" oikeasta alakulmasta.
Jos teet tämän Asetusten ylläpitäjänä, muista muistuttaa uusia käyttäjiä lisäämään oma HETU profiiliinsa, jotta heidän kulunsa voidaan lähettää kirjanpitoon. Muista, että puuttuva HETU ja/tai puuttuva IBAN aiheuttavat kirjanpitoerän lähetysvirheen.
4. HR-roolin vertailu muihin rooleihin
HR-rooli on lisätty järjestelmään, jotta matkakulun ja työajanseuranta-ominaisuuksien vastuita voidaan jakaa eri henkilöille yrityksessä.
Saadaksesi kaikkein laajimmat oikeudet käyttäjäsivulla tarvitset seuraavat roolit:
työntekijä + beta-testaaja + hr + asetusten ylläpitäjä
Tärkein päätös on, kenellä pitäisi olla HR-rooli, kenellä Asetusten ylläpitäjä -rooli ja kenellä molemmat.
Anna Asetusten ylläpitäjä -rooli, jos:
Käyttäjä tarvitsee pääsyn yritysasetuksiin kuten kustannuspaikkoihin, tilikarttaan ja muihin yritysasetuksiin.
Tulee lisätä käyttäjiä laajemmilla rooleilla (esim. kirjanpitäjät, asetusten ylläpitäjät).
Käyttäjä ei tarvitse pääsyä muiden henkilötunnuksiin tai työajanseuranta-asetuksiin, hänen ei tarvitse merkitä lomasijaisia muille, eikä hänen tarvitse tehdä kirjauksia muiden puolesta Työajanseuranta-osiossa.
Anna HR-rooli, jos:
Käyttäjä tarvitsee pääsyn muiden käyttäjien HETU-kenttään.
Käyttäjän tulee muokata työajanseurannan asetuksia ja lomasijaisia käyttäjän muokkaussivulla.
Käyttäjän tulee lisätä projektitunti- tai poissaolokirjauksia muille käyttäjille, joiden hyväksyjä hän ei ole.
Käyttäjän tarvitsee luoda työajanseurantaraportteja Raportit-välilehdeltä.
Anna sekä Asetusten ylläpitäjä- että HR-rooli, jos:
Käyttäjä tarvitsee pääsyn yritysasetuksiin kuten kustannuspaikkoihin, tilikarttaan ja muihin yritysasetuksiin.
Käyttäjän tulee lisätä käyttäjiä laajemmilla rooleilla (esim. kirjanpitäjät, asetusten ylläpitäjät).
Käyttäjän tulee muokata työajanseurannan asetuksia ja lomasijaisia käyttäjän muokkaussivulla.
Käyttäjä tarvitsee pääsyn muiden käyttäjien HETU-kenttään.
Käyttäjän tulee lisätä projektitunti- tai poissaolokirjauksia muille käyttäjille, joiden hyväksyjä hän ei ole.
Käyttäjän tarvitsee luoda työajanseurantaraportteja Raportit-välilehdeltä.
5. Vertailutaulukko Työntekijä-, HR- ja Asetusten ylläpitäjä -rooleista
Tapahtuma | Työntekijä | HR | Asetusten ylläpitäjä | Tarvitset-ko Beta- roolin? |
Luoda/ muokata omia kuluja | Kyllä | Ei ilman Työntekijä-roolia | Ei ilman Työntekijä-roolia | Ei |
Voi luoda/ muokata tuntikirjauksia ja poissaoloja | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Ei |
Luoda uusi käyttäjä | Ei | Kyllä, mutta uusi käyttäjä saa vain Työntekijä-roolin | Kyllä, jos HETU ei ole pakollinen | Ei |
Muokata asetuksia käyttäjän muokkaus-sivulla | Ei, vain jotkut omat asetukset profiilissaan | Kaikki paitsi käyttäjärooli osio | Kaikki matkalaskun liittyvät asetukset paitsi HETU ja lomatuuraaja. | Kyllä, jotta näet/voit muokata "Lisä-asetukset" osiota |
Voi ottaa pois HETU-pakotuksen (Suomen yritykset) | Ei | Ei | Kyllä | Ei |
Voi nähdä/ muokata yritys-asetuksia | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä, jotkut lisäasetukset |
Voi nähdä/ muokata tilikarttaa, laskentakohteita ja tehtäviä | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä, jotkut lisäasetukset |
Voi nähdä/ muokata toisen käyttäjän kuluja | Vain, jos käyttäjä on myös hyväksy-nyt kulun | Ei ilman Työntekijä-roolia ja silloin vain ne kulut, jotka käyttäjä on hyväksynyt | Ei ilman Työntekijä-roolia ja silloin vain ne kulut, jotka käyttäjä on hyväksynyt.
Tarvitset Kirjanpitäjä-roolin voidaksesi tehdä tämän.
| Ei |
Voi nähdä/muokata toisen käyttäjän tuntikirjauksia ja poissaoloja | Kyllä, jos on käyttäjän hyväksyjä | Kyllä | Kyllä, jos on käyttäjän hyväksyjä | Ei |
Voi nähdä ja luoda työajan-seuranta raportteja Raportit-välilehdellä | Ei | Kyllä | Ei (eli ei ilman HR-roolia) | Ei |