Bezala tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden rekisteröityä itsenäisesti organisaation Bezalaan ("Matkalaskulomake satunnaisille käyttäjille"). Omatoimista rekisteröitymistä suositellaan satunnaisille käyttäjille, koska organisaatiolla ei välttämättä ole heidän maksutietojaan. Tätä rekisteröitymistapaa voivat hyödyntää kaikki käyttäjät huolimatta siitä, tulevatko he käyttämään Bezalaa satunnaisesti vai säännöllisesti. Tällä tavalla rekisteröityneet käyttäjät laskutetaan hinnastomme mukaisesti ellei toisin ole sovittu.
Linkki rekisteröitymistä varten on Bezalan yritysasetusten oikean ylälaidan "Itsepalvelulinkki"-napin takana. Kyseinen linkki on saatavilla kaikille Asetusten ylläpitäjä -tason käyttäjille. Linkkiä voi hyödyntää sellaisenaan, mutta suosittelemme käymään läpi nämä asiat:
Lisää yrityskohtainen oletushyväksyjä, jotta matka- ja kululaskut eivät siirry ilman hyväksyjää kirjanpitoon
Määrittele rekisteröitymispyyntöjen vastaanottaja. Muussa tapauksessa pyynnöt lähetetään kaikille Asetusten ylläpitäjä -tason käyttäjille
Määrittele linkin kautta rekisteröityville käyttäjille oletuskustannuspaikka, katso ohjeet alta.
Tämän jälkeen linkin voi jakaa uusille tuleville käyttäjille tai esimerkiksi upottaa sen yrityksen omaan intraan.
Omatoiminen rekisteröityminen käyttäjän näkökulmasta:
Käyttäjä saa linkin organisaationsa Bezala-pääkäyttäjältä
Hän syöttää lomakkeeseen sähköpostin ja salasanan Bezalaa varten
Tämän jälkeen hän lisää perustiedot (etu- ja sukunimi, oletusmaksutapa, kieli, IBAN ja henkilötunnus)
Uusien kuittien, päivärahojen, km-korvausten tai palkkioiden syöttäminen voi alkaa
Käyttäjän tallentamat matka- ja kululaskut etenevät organisaation hyväksymisprosessin mukaisesti.
UKK
Kuinka kauan jäsenyys on voimassa ja mitä tapahtuu, jos käyttäjää ei hyväksytä ajoissa?
Käyttäjä tulee hyväksyä neljässä päivässä tai hänen kirjautumisensa estetään. Jos käyttäjän jäsenyyttä ei ole hyväksytty ajoissa ja hän yrittää kirjautua sisään, näytetään käyttäjälle kirjautumissivulla virheviesti. Hyväksytty satunnainen käyttäjä voi kirjautua Bezalaan ja jatkaa Bezala-tilinsä käyttöä niin kauan kuin siihen on tarve.
Mitä tapahtuu, jos yrität hyväksyä/hylätä kulun käyttäjältä, jota ei ole vielä hyväksytty?
Jos hyväksyjällä on vain työntekijän rooli, kulu siirtyy eteenpäin prosessissa (esimerkiksi siirtyy lähetysjonoon tai seuraavalle hyväksyjälle). Jos hyväksyjällä on Asetusten ylläpitäjä- rooli ja hän hyväksyy/hylkää käyttäjän, jolla on väliaikainen jäsenyys, hyväksyjälle näytetään ilmoitus, jossa pyydetään hyväksymään jäsenyys.
Kuka voi hyväksyä rekisteröitymispyynnön?
Kuka vain organisaation Bezala-käyttäjä, jolla on Asetusten ylläpitäjän -käyttäjärooli. Organisaatio vastaa itse käyttäjien oikeellisesta ja ajantasaisesta hyväksymisestä.
Oletuskustannuspaikkojen asettaminen
Kun uusi käyttäjä kirjautuu sisään ensimmäistä kertaa omasta kirjautumislinkistään, voit määritellä, mitkä kustannuspaikat tallentuisivat oletuksena kaikille uusille käyttäjille.
Tämän voi tehdä lisäämällä kirjautumislinkin loppuun kustannuspaikan ID:n.
Esimerkkinä on alkuperäinen kirjautumislinkki, joka löytyy yritysasetuksista Kirjautuminen-laatikosta:
https://app.bezala.com/invite?load_spa=false&locale=fi&company_uuid=YOURCOMPANYID
Lisää kyseisen linkin loppuun default_cost_centers -parametri, jossa xxx eroteltuna yhtäsuurimerkillä on kustannuspaikan ID:
&default_cost_centers=XXX
Viimeistelty linkki näyttäisi tältä:
https://app.bezala.com/invite?load_spa=false&locale=fi&company_uuid=YOURCOMPANYID&default_cost_centers=SOMEID,OTHERID
Kustannuspaikkojen ID:t löytyvät Laskentakohteet-sivulta:
