Bezala tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden rekisteröityä itsenäisesti organisaation Bezalaan. ("Matkalaskulomake satunnaisille käyttäjille"). Itserekisteröitymistä suositellaan satunnaisille käyttäjille, koska organisaatiolla ei välttämättä ole heidän maksutietojaan. Kuitenkin tätä rekisteröitymistapaa voi hyödyntää kaikki käyttäjät huolimatta siitä tulevatko he käyttämään Bezalaa satunnaisesti vai säännöllisesti. Itserekisteröityneet käyttäjät laskutetaan hinnastomme mukaisesti, ellei toisin ole sovittu.
Linkki rekisteröitymistä varten löytyy Bezalan yritysasetusten oikeasta laidasta "Itsepalvelulinkki"-kohdan takaa. Kyseinen linkki on saatavilla kaikille Asetusten ylläpitäjä -tason käyttäjille. Linkkiä voi hyödyntää sellaisenaan, mutta suosittelemme käymään läpi nämä asiat:
Lisää yrityskohtainen oletushyväksyjä, että matka- ja kululaskut eivät siirry ilman hyväksyjää kirjanpitoon
Määrittele rekisteröitymispyyntöjen vastaanottaja. Muussa tapauksessa pyynnöt lähetetään kaikille Asetusten ylläpitäjä -tason käyttäjille
Määrittele linkin kautta rekisteröityville käyttäjille oletuskustannuspaikka kts. ohjeet alempaa.
Tämän jälkeen ohjetta voi jakaa uusille tuleville käyttäjille tai esimerkiksi upottaa sen yrityksen omaan intraan.
Itserekisteröityminen käyttäjän näkökulmasta:
Käyttäjä saa linkin organisaationsa Bezala-pääkäyttäjältä
Hän syöttää lomakkeeseen sähköpostin ja salasanan Bezalaa varten
Tämän jälkeen hän lisää perustiedot (Etu- ja sukunimi, oletusmaksutapa, kieli, IBAN ja henkilötunnus)
Uusien kuittien, päivärahojen, km-korvausten tai palkkioiden syöttäminen voi alkaa
Käyttäjän tallentamat matka- ja kululaskut etenevät organisaation hyväksymisprosessin mukaisesti.
UKK
Kuinka kauan jäsenyys on voimassa ja mitä tapahtuu jos käyttäjää ei hyväksytä ajoissa?
Käyttäjä tulee hyväksyä neljässä päivässä tai hänen kirjautumisensa estetään. Käyttäjälle näytetään. Jos käyttäjän jäsenyyttä ei ole hyväksytty ajoissa, ja hän yrittää kirjautua sisään näytetään käyttäjälle kirjautumissivulla ilmoitus " ". Hyväksytty satunnainen käyttäjä voi kirjautua Bezalaan ja jatkaa Bezala-tilinsä käyttöä niin kauan kuin tarvitsee.
Mitä tapahtuu, jos yrität hyväksyä/hylätä kulun käyttäjältä, joka ei ole vielä hyväksytty?
Jos hyväksyjällä on vain työntekijän rooli, kulu siirtyy eteenpäin prosessissa (esim. siirtyy lähetysjonoon tai seuraavalle hyväksyjälle). Jos hyväksyjällä on esimiehen rooli ja hän hyväksyy/hylkää käyttäjän, jolla on väliaikainen jäsenyys, hyväksyjälle näytetään ilmoitus, jossa pyydetään hyväksymään jäsenyys.
Kuka voi hyväksyä rekisteröitymispyynnön?
Kuka vain organisaation Bezala-käyttäjä jolla on Asetusten ylläpitäjän käyttäjärooli. Organisaatio vastaa itse käyttäjien oikeellisesta ja ajantasaisesta hyväksymisestä.
Oletuskustannuspaikkojen asettaminen
Kun uusi käyttäjä kirjautuu sisään ensimmäistä kertaa omasta kirjautumislinkistään, voit määritellä mitkä kustannuspaikat tallentuisivat oletuksena kaikille uusille käyttäjille.
Tämän voi tehdä muokkaamalla kirjautumislinkkiä lisäämällä loppuun kustannuspaikan ID:n.
Esimerkkinä tässä on alkuperäinen kirjautumislinkki, joka löytyy yritys-asetuksista Autentikointi & Kirjautuminen valikosta:
https://app.bezala.com/invite?load_spa=false&locale=fi&company_uuid=YOURCOMPANYID
Lisäämällä loppuun default_cost_centers parametrin linkkiin, jossa xxx eroteltuna yhtäsuurimerkillä, olisi kustannuspaikan ID:
&default_cost_centers=XXX
Viimeistelty linkki näyttäisi tältä:
https://app.bezala.com/invite?load_spa=false&locale=fi&company_uuid=YOURCOMPANYID&default_cost_centers=SOMEID,OTHERID
Kustannuspaikkojen ID löytyy kustannuspaikka sivulta.
