Johdanto: Miksi linkki on hyödyllinen ja mistä se löytyy
Itsepalvelulinkin voi antaa yrityksen Bezala-ympäristön asetusten ylläpitäjä. Linkki kannattaa lisätä esimerkiksi yrityksen intranetiin, jos sitä aiotaan käyttää usein.
Missä asetusten ylläpitäjä-roolin käyttäjä löytää linkin: Asetukset > Perusasetukset-välilehti > Itsepalvelulinkki-pudotusvalikko ==> Klikkaa "Kopioi itsepalvelulinkki satunnaisille käyttäjille". (Katso lisää prosessisuosituksia asetusten ylläpitäjille alla.)
Tätä ominaisuutta suositellaan satunnaiskäyttäjille, koska yrityksen hallussa ei välttämättä ole heidän henkilötietojaan, kuten pankkitilinumeroita. Satunnaiskäyttäjiä laskutetaan hinnastomme mukaisesti ellei toisin ole sovittu.
Itsepalvelulinkki sopii seuraaviin tarpeisiin: useiden uusien työntekijöiden nopea rekisteröinti, urakoitsijoiden mahdollisuus pyytää käyttöoikeutta sekä yritykset, joilla on suuri henkilöstön vaihtuvuus.
Asetusten ylläpitäjän suositeltu esivalmisteluprosessi
Asetusten ylläpitäjä voi tehdä asetukset kirjautuneena Bezalan selainversioon.
Lisää yritykselle varahyväksyjä (jotta kulut eivät päädy kirjanpitoon ilman hyväksyntää). Asetukset > Hyväksyntä-välilehti > Valitse varahyväksyjä pudotusvalikosta > Klikkaa Tallenna
Kohdista käyttäjäpyynnöt tietylle henkilölle (muuten ne lähetetään kaikille asetusten ylläpitäjille yrityksessä). Asetukset > Perusasetukset-välilehti > Itsepalvelulinkki-pudotusvalikko > Täytä sähköposti > Klikkaa Tallenna
Muokkaa linkkiä, jos haluat itsepalvelulinkin kautta rekisteröityvän käyttäjän lisättävän oletuksena tietylle laskentakohteelle (katso ohjeet alla).
Tämän jälkeen asiakas voi jakaa linkin uusille käyttäjilleen tai esimerkiksi upottaa sen yrityksen intranetiin.
Omatoiminen rekisteröityminen käyttäjän näkökulmasta:
Vastaanota linkki Bezalan asetusten ylläpitäjältä
Anna sähköpostiosoite ja salasana Bezalaan
Täytä perustiedot (etu- ja sukunimi, oletusmaksutapa, kieli, IBAN ja HETU) profiiliasetuksissa. Jos asetusten ylläpitäjä ei ole vielä hyväksynyt käyttäjää, tiedot tulee täyttää profiiliasetuksissa – ei sähköpostivahvistuskyselyssä, koska vahvistuskysely ei tallenna hyväksymättömien käyttäjien tietoja.
Aloita kuittien, kilometrikorvausten, päivärahojen ja palkkioiden luominen Bezalaan.
Bezalaan tallennetut tapahtumat kulkevat hyväksyntäprosessin läpi (jos se on määritetty) ja siirtyvät sen jälkeen kirjanpitoon ja maksatukseen aikataulun mukaisesti.
Itsepalvelulinkin toiminta (taustalla)
Kun joku rekisteröityy itsepalvelulinkin kautta:
Käyttäjä saa väliaikaisen jäsenyyden
Väliaikainen käyttöoikeus on voimassa 4 päivää ilman sähköpostivahvistusta
Käyttäjä saa vahvistussähköpostin (linkki voimassa 2 viikkoa)
Asetusten ylläpitäjät saavat "Käyttöpyyntö"-ilmoituksen. Tämä voidaan rajata tietylle asetusten ylläpitäjälle, katso esivalmisteluprosessi vaihe 2.
Käyttäjä voi kirjautua sisään ja luoda kuluja välittömästi väliaikaisessa tilassa
Itsepalvelulinkin kautta rekisteröityvät käyttäjät saavat oletuksena Työntekijä-roolin. Jos aiemmin poistettu käyttäjä rekisteröityy uudelleen, hänen aiempi jäsenyytensä palautetaan.
Asetusten ylläpitäjän hyväksyntäprosessi
Asetusten ylläpitäjät voivat suodattaa käyttäjiä: nimen/sähköpostin, puuttuvan IBANin, puuttuvan HETUn tai aktiivisuuden mukaan (nähty alle X päivää sitten).
Käyttäjä rekisteröi sähköpostiosoitteen ja salasanan itsepalvelulinkin kautta (asetusten ylläpitäjän lähettämä tai intranetistä kopioitu)
Käyttäjä saa vahvistussähköpostin sähköpostiosoitteen vahvistamista varten
Asetusten ylläpitäjä saa "Käyttöpyyntö"-ilmoituksen. Tämä voidaan rajata tietylle asetusten ylläpitäjälle, katso esivalmistelprosessi vaihe 2.
Asetusten ylläpitäjä tarkistaa käyttäjän Käyttäjät-osiossa ja hyväksyy tai poistaa käyttäjän.
Hyväksynnän jälkeen jäsenyyden tila muuttuu "hyväksytyksi"
Jos käyttäjä ei ole vahvistanut sähköpostia, klikkaa "Lähetä sähköpostivahvistus".
Tärkeää huomioida
Itsepalvelulinkin kautta rekisteröityvät käyttäjät saavat oletuksena Työntekijä-roolin
Jos käyttäjä ei vahvista sähköpostia 4 päivän sisällä eikä häntä hyväksytä, käyttöoikeus vanhenee
Aiemmin poistetut käyttäjät palauttavat aiemman jäsenyytensä rekisteröityessään uudelleen
Käyttäjien tilat itsepalvelurekisteröinnin jälkeen
EI VAHVISTETTU (väliaikainen): Alkutila rekisteröinnin jälkeen. Käyttäjä odottaa asetusten ylläpitäjän hyväksyntää. Asetusten ylläpitäjät saavat ilmoituksen.
HYVÄKSYTTY: Lopullinen tila asetusten ylläpitäjän hyväksynnän jälkeen. Käyttäjällä on täysi käyttöoikeus.
ODOTTAA: Koskee vain asetusten ylläpitäjän lisäämiä käyttäjiä, ei itsepalvelurekisteröintiä.
Käyttäjien lisäämiseen vertailu
Tapa | Aloittaja | Alkutila | Mitä tapahtuu |
Itsepalvelulinkki | Käyttäjä | EI VAHVISTETTU | Asetusten ylläpitäjän hyväksyntä vaaditaan |
Asetusten ylläpitäjä käyttöliittymässä | Asetusten ylläpitäjä | ODOTTAA / HYVÄKSYTTY | Kutsusähköposti lähetetään automaattisesti, kun uusi käyttäjä tallennetaan |
Excel-tuonti | Asetusten ylläpitäjä | HYVÄKSYTTY | Asetusten ylläpitäjä voi lähettää sähköpostikutsun |
HR-synkronointi | Automaattinen | HYVÄKSYTTY | Synkronoitu Severasta, NetSuitesta jne. Asetusten ylläpitäjä voi lähettää sähköpostikutsun. |
UKK
Miksi IBAN- ja HETU-tietojani ei tallennettu?
Jos yrityksen asetusten ylläpitäjä ei ole vielä hyväksynyt sinua, Vahvista sähköposti -painikkeen kautta täytetty kysely ei päivitä profiiliasetuksiasi. Siirry profiiliisi (Kirjaudu sisään selainversioon ==> Profiilikuvake ==> Profiili) ja täytä tiedot uudelleen siellä – muista klikata Tallenna.
Kuka voi hyväksyä rekisteröitymispyynnön?
Kuka vain organisaation Bezala-käyttäjä, jolla on Asetusten ylläpitäjän -käyttäjärooli (Päävalikko ==> Käyttäjät ==> Klikkaa "Hyväksy" käyttäjän rivillä). Organisaatio vastaa itse käyttäjien oikeellisesta ja ajantasaisesta hyväksymisestä.
Kuinka kauan jäsenyys on voimassa ja mitä tapahtuu, jos käyttäjää ei hyväksytä ajoissa?
Käyttäjä tulee hyväksyä neljässä päivässä tai hänen kirjautumisensa estetään. Jos käyttäjän jäsenyyttä ei ole hyväksytty ajoissa ja hän yrittää kirjautua sisään, näytetään käyttäjälle kirjautumissivulla virheviesti. Hyväksytty satunnainen käyttäjä voi kirjautua Bezalaan ja jatkaa Bezala-tilinsä käyttöä niin kauan kuin siihen on tarve.
Mitä tapahtuu, jos yrität hyväksyä/hylätä kulun käyttäjältä, jota ei ole vielä hyväksytty?
Jos hyväksyjällä on vain työntekijän rooli, kulu siirtyy eteenpäin prosessissa (esimerkiksi siirtyy lähetysjonoon tai seuraavalle hyväksyjälle). Jos hyväksyjällä on Asetusten ylläpitäjä- rooli ja hän hyväksyy/hylkää käyttäjän, jolla on väliaikainen jäsenyys, hyväksyjälle näytetään ilmoitus, jossa pyydetään hyväksymään jäsenyys.
Oletuslaskentakohteiden (kustannuspaikkojen) asettaminen
Voit käyttää laskentakohdekohtaista itsepalvelulinkkiä lisätäksesi uudet käyttäjät tietylle laskentakohteelle:
Kopioi yrityksen itsepalvelulinkki (Asetukset > Perusasetukset-välilehti > Itsepalvelulinkki-pudotusvalikko ==> Klikkaa "Kopioi itsepalvelulinkki satunnaisille käyttäjille")
Siirry Laskentakohteet-sivulle (Päävalikko ==> Laskentakohteet)
Etsi haluamasi laskentakohde.
Kirjaa (esim. kopioi ja liitä) ulkoinen ID-numero Ulkoinen ID -sarakkeesta (jos teet tämän kaikille laskentakohteille, klikkaa Lataa taulukko tietokoneellesi).
Lisää &default_cost_centers= normaalin yrityslinkin (katso vaihe 1) ja ulkoisen ID-numeron (katso vaihe 2) väliin luodaksesi laskentakohdekohtaisen itsepalvelulinkin
Esimerkki 1: Jos ulkoinen ID on 123, yksilöllisen linkin tulee näyttää tältä: yrityslinkki&default_cost_centers=123
Esimerkki 2: Jos ulkoinen ID on 456, yksilöllisen linkin tulee näyttää tältä: yrityslinkki&default_cost_centers=456
Laskentakohdekohtaisen linkin ohjeet teknisemmin ja yksityiskohtaisemmin:
Voit tehdä tämän lisäämällä kirjautumislinkin loppuun kustannuspaikan ID:n. Esimerkkinä on alkuperäinen kirjautumislinkki, joka löytyy yritysasetuksista Kirjautuminen-laatikosta:
https://app.bezala.com/invite?load_spa=false&locale=fi&company_uuid=YOURCOMPANYID
Lisää kyseisen linkin loppuun default_cost_centers -parametri, jossa xxx eroteltuna yhtäsuurimerkillä on kustannuspaikan ID:
&default_cost_centers=XXX
Viimeistelty linkki näyttäisi tältä:
https://app.bezala.com/invite?load_spa=false&locale=fi&company_uuid=YOURCOMPANYID&default_cost_centers=SOMEID,OTHERID
Kustannuspaikkojen ID:t löytyvät Laskentakohteet-sivulta:
