Bezala käyttää rooleja hallitakseen, mitä käyttäjät näkevät ja voivat tehdä. Käyttäjällä voi olla useita rooleja samanaikaisesti. Jos haluat päivittää oman tai kollegasi käyttäjäroolin, ota yhteyttä yrityksenne asetusten ylläpitäjään tai kirjanpitäjään (yleensä joku talous- tai palkkatiimistä).
Työntekijä
Kaikkien käyttäjien perusrooli. Työntekijät voivat kirjata omia kulujaan (kuitit, päivärahat, kilometrikorvaukset, palkkiot), tarkastella omaa kuluhistoriaansa ja tilaa sekä muokata profiiliasetuksiaan.
Tärkeää: Esihenkilölle/tiimin vetäjälle/pomoille ei ole erillistä käyttäjäroolia. Oikeus nähdä tiimin työntekijöiden kulut ja luottokorttitapahtumat annetaan hyväksyntäkiertojen kautta. Työntekijä voi olla esihenkilölle/hyväksyjä, jos hänet on tallennettu jonkun hyväksyjäksi hyväksyntäkiertoon.
HR
HR roolilla on lähes täydet käyttöoikeudet käyttäjänäkymässä sekä työajanseuranta -osiossa:
Voi tarkastella ja hallinnoida Bezalan "Työajanseuranta"-osiota
Voi tarkastella ja hallinnoida käyttäjän muokkaussivua, mutta ei voi hallinnoida käyttäjäroolit-osiota.
Tarvitset roolin nähdäksesi HETU sekä työajanseuranta -asetukset käyttäjän muokkaussivulla
Voi asettaa lomatuurajan muille käyttäjille käyttäjän muokkaussivulla
Asetusten ylläpitäjä
Asetusten ylläpitäjillä on täysi pääsy yrityksen tietoihin:
Tarkastella ja hallita kaikkia yrityksen kuluja
Lisätä ja hallita käyttäjiä
Hallita yritysasetuksia
Nähdä kaikki tuntikirjaukset ja poissaolot
Vaatimukset: Asetusten ylläpitäjä-rooli vaatii myös Työntekijä-roolin toimiakseen. Tarvitset myös HR roolin, jotta voit lisätä käyttäjille HETU, lomatuuraja sekä työajan seuranta-asetuksia.
Kirjanpitäjä
Kirjanpitäjät voivat:
Nähdä kaikki kulut, tuntikirjaukset ja poissaolot
Luoda ja hallita eriä kirjanpidon vientiä varten
Käyttää raportteja ja vientejä
Käsitellä kuluja palkanlaskentaa varten
Vaatimukset: Kirjanpitäjä-rooli vaatii myös Työntekijä- ja Asetusten ylläpitäjä-roolit toimiakseen.
Sihteeri
Sihteerit voivat luoda kuluja (kuitit, päivärahat, kilometrikorvaukset, palkkiot) muiden käyttäjien puolesta. He voivat myös muokata ja ladata liitteitä muille luomiinsa kuluihin.
Vaatimukset:
Sihteeri on lisättävä resurssiksi asiaan liittyville tileille ja kustannuspaikoille
Yritysasetus "Salli työntekijöiden nähdä kaikki yrityksen käyttäjät" on oltava käytössä
Sihteeri-roolin määrittäminen vaatii ylläpitäjän oikeudet - pyydä roolia osoitteesta [email protected]
Huomio: Jos Sihteeri-rooli poistetaan, aiemmin muille luodut kulut jäävät kyseisille käyttäjille.
Julkinen hyväksyjä
Tällä roolilla varustetut käyttäjät näkyvät hyväksyntäkiertojen pudotusvalikoissa ja ovat näkyvissä muille työntekijöille käyttäjälistoissa. Tämä mahdollistaa kulujen delegoinnin.
Tärkeää: Pelkkä julkinen hyväksyjä -rooli ei anna hyväksyntäoikeuksia – käyttäjä täytyy myös määrittää jonkun hyväksyjaksi voidakseen hyväksyä kuluja.
Kirstunvartija
Kirstunvartijat ovat viimeinen hyväksyntävaihe kaikissa hyväksyntäkierroissa. Heidät lisätään automaattisesti jokaisen hyväksyntätyönkulun loppuun, eikä heitä voida ohittaa hyväksyntärajoilla.
Beta-testaaja
Beta-testaajat saavat varhaisen pääsyn uusiin ominaisuuksiin ennen yleistä julkaisua. Tämä rooli ei toimi yksin, vaan yhdessä muiden roolien kanssa (esim. asetusten ylläpitäjä + beta testaaja). Beta-testaajan rooli antaa pääsyn joihinkin lisäasetuksiin yhdessä asetusten ylläpitäjäroolin kanssa. Lue lisää täältä.
Rooliyhdistelmät
Käyttäjillä voi olla useita rooleja samanaikaisesti. Yleisiä yhdistelmiä:
Työntekijä + Julkinen hyväksyjä: Voi kirjata kuluja ja näkyä hyväksyntäpudotusvalikoissa
Työntekijä + Asetusten ylläpitäjä + Kirjanpitäjä: Täydet hallintaoikeudet matka- ja kululasku-osioon.
Työntekijä + HR + Beta testaaja + Asetusten ylläpitäjä + Kirjanpitäjä: Täydet hallintaoikeudet
Työntekijä + Sihteeri: Voi luoda kuluja itselleen ja muille
Tietojen näkyvyys rooleittain
Rooli | Mitä he näkevät |
Työntekijä | Vain omat tiedot |
Julkinen hyväksyjä | Omat tiedot + heille hyväksyttäväksi määritettyjen käyttäjien tiedot |
HR | Käyttäjä-näkymä (myös HETU) + Työajanseuranta-osio + omat tiedot |
Asetusten ylläpitäjä | Kaikki yrityksen asetukset + omat tiedot |
Kirjanpitäjä | Kaikki yrityksen asetukset + kaikki kulut |
Kirstunvartija | Omat tiedot + heille hyväksyttäväksi määritettyjen käyttäjien tiedot |
Sihteeri | Omat tiedot + tukemiensa käyttäjien tiedot (vaatii resurssimäärityksen) |
Käyttäjäroolikaavio
Perusroolit | Työntekijä | HR (katso enemmän) | Asetusten ylläpitäjä | Kirjanpitäjä |
Luoda/nähdä/päivittää/poistaa matka- ja kululaskuja | omat + hyväksytyt kulut | omat + hyväksytyt kulut | omat + hyväksytyt kulut | kaikki |
Nähdä luottokorttitapahtumat ja puuttuvien kuittien lista | omat kulut | omat kulut | omat kulut | kaikki |
Lisätä/yhdistää kuitit luottokorttitapahtumiin | omat kulut | omat kulut | omat kulut | kaikki |
Lähettää puuttuvien kuitin muistutuksia | Ei | Ei | kyllä | kyllä |
Ladata/poistaa luottokorttilaskun tapahtumia | Ei | Ei | Ei | kyllä |
Nähdä kirjanpitoaineistot | omat + hyväksytyt kulut | omat + hyväksytyt kulut | omat + hyväksytyt kulut | kaikki |
Nähdä/luoda/muokata/poistaa budjetteja | omat + hyväksytyt kulut | omat + hyväksytyt kulut | omat + hyväksytyt kulut | kaikki |
Muokata integraatioita | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä |
lähettää tapahtumia kirjanpitoon | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä |
Katsoa/luoda/muokata/poistaa tiliöintisääntöjä | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä |
Katsoa/luoda/muokata/poistaa sähköpostisuodattimia | Omat säännöt | Omat säännöt | Kyllä | Kyllä |
Luoda uusi Bezala-ympäristö ja muokata yritysasetuksia | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä |
Lisätä/poistaa käyttäjiä | Ei | Kyllä, mutta vain työntekijä roolilla | Kyllä, jos ei HETU on pakollinen kenttä (sitten tarvitsee HR roolin) | Kyllä, jos ei HETU on pakollinen kenttä (sitten tarvitsee HR roolin) |
Muokata käyttäjää | Vain jotkut omat tiedot profiilissa | Kyllä, paitsi rooliosioita | Kyllä, paitsi HETU, työajanseuranta-osio ja lomatuuraaja osio | Kyllä, paitsi HETU, työajanseuranta-osio ja lomatuuraaja osio |
Luoda aktivoida/deaktivoida kustannuspaikkoja | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä |
Luoda aktivoida/deaktivoida kululajeja ja maksutapoja | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä |
Luoda aktivoida/deaktivoida kululajeja ja palkkiolajeja | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä |
Voidaan lisätä hyväksyntäkiertoon | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
Nähdä omien työntekijöiden kuluja ja luottokorttitapahtumia | Jos henkilö on työntekijän hyväksyjä hyväksyntä-kierrossa | Jos henkilö on työntekijän hyväksyjä hyväksyntä-kierrossa | Jos henkilö on työntekijän hyväksyjä hyväksyntä-kierrossa | kaikki |
Hyväksyntäkierron prioriteetti
Roolit vaikuttavat kulujen hyväksyntäjärjestykseen:
Yrityskohtaiset hyväksyjät (sovelletaan alussa)
Kulukohtaiset hyväksyjät
Kustannuspaikkakohtaiset hyväksyjät
Tilikohtaiset hyväksyjät
Käyttäjäkohtaiset hyväksyjät
Yrityskohtaiset hyväksyjät (sovelletaan lopussa)
Sijaishyväksyjät (jos alkuperäiset hyväksyjät ovat lomalla)
Kirstunvartijat (aina viimeisenä)
Yrityksen oletushyväksyjä (varasuunnitelma)
Roolien määritystavat
Tapa | Tuetut roolit |
Käyttäjähallinta-käyttöliittymä | Työntekijä, Julkinen hyväksyjä, HR, Asetusten ylläpitäjä, Kirjanpitäjä, Kirstunvartija |
XLSX-tuonti | Työntekijä, Asetusten ylläpitäjä, HR, Kirjanpitäjä, Julkinen hyväksyjä, Kirstunvartija, BETA_TESTER |
NetSuite-synkronointi | Työntekijä, Hyväksyjä (perustuu esimieheen/tarkistajaan) |
Mepco-synkronointi | Työntekijä, Asetusten ylläpitäjä, Kirjanpitäjä, Julkinen hyväksyjä, Kirstunvartija |
Severa-synkronointi | Työntekijä, Hyväksyjä |
Huomioita:
Sihteerirooli vaatii ylläpitäjän määrityksen, eli ota yhteyttä [email protected]
Integrointien kautta synkronoidut roolit voidaan vain lisätä, ei poistaa automaattisesti