Bezala käyttää rooleja hallitakseen, mitä käyttäjät näkevät ja voivat tehdä. Käyttäjällä voi olla useita rooleja samanaikaisesti. Jos haluat päivittää oman tai kollegasi käyttäjäroolin, ota yhteyttä yrityksenne asetusten ylläpitäjään tai kirjanpitäjään (yleensä joku talous- tai palkkatiimistä).
Työntekijä
Kaikkien käyttäjien perusrooli. Työntekijät voivat kirjata omia kulujaan (kuitit, päivärahat, kilometrikorvaukset, palkkiot), tarkastella omaa kuluhistoriaansa ja tilaa sekä muokata profiiliasetuksiaan.
Tärkeää: Esimiehelle/tiimin vetäjälle/pomoille ei ole erillistä käyttäjäroolia. Oikeus nähdä tiimin työntekijöiden kulut ja luottokorttitapahtumat annetaan hyväksyntäkiertojen kautta. Työntekijä voi olla esimies/hyväksyjä, jos hänet on tallennettu jonkun hyväksyjäksi hyväksyntäkiertoon.
Julkinen hyväksyjä
Tällä roolilla varustetut käyttäjät näkyvät hyväksyntäkiertojen pudotusvalikoissa ja ovat näkyvissä muille työntekijöille käyttäjälistoissa. Tämä mahdollistaa kulujen delegoinnin.
Tärkeää: Pelkkä julkinen hyväksyjä -rooli ei anna hyväksyntäoikeuksia – käyttäjä täytyy myös määrittää jonkun hyväksyjaksi voidakseen hyväksyä kuluja.
Asetusten ylläpitäjä
Asetusten ylläpitäjillä on täysi pääsy yrityksen tietoihin:
Tarkastella ja hallita kaikkia yrityksen kuluja
Lisätä ja hallita käyttäjiä
Hallita yritysasetuksia
Nähdä kaikki tuntikirjaukset ja poissaolot
Vaatimukset: Asetusten ylläpitäjä-rooli vaatii myös Työntekijä-roolin toimiakseen.
Kirjanpitäjä
Kirjanpitäjät voivat:
Nähdä kaikki kulut, tuntikirjaukset ja poissaolot
Luoda ja hallita eriä kirjanpidon vientiä varten
Käyttää raportteja ja vientejä
Käsitellä kuluja palkanlaskentaa varten
Vaatimukset: Kirjanpitäjä-rooli vaatii myös Työntekijä- ja Asetusten ylläpitäjä-roolit toimiakseen.
Kirstunvartija
Kirstunvartijat ovat viimeinen hyväksyntävaihe kaikissa hyväksyntäkierroissa. Heidät lisätään automaattisesti jokaisen hyväksyntätyönkulun loppuun, eikä heitä voida ohittaa hyväksyntärajoilla.
Sihteeri
Sihteerit voivat luoda kuluja (kuitit, päivärahat, kilometrikorvaukset, palkkiot) muiden käyttäjien puolesta. He voivat myös muokata ja ladata liitteitä muille luomiinsa kuluihin.
Vaatimukset:
Sihteeri on lisättävä resurssiksi asiaan liittyville tileille ja kustannuspaikoille
Yritysasetus "Salli työntekijöiden nähdä kaikki yrityksen käyttäjät" on oltava käytössä
Sihteeri-roolin määrittäminen vaatii ylläpitäjän oikeudet - pyydä roolia osoitteesta [email protected]
Huomio: Jos Sihteeri-rooli poistetaan, aiemmin muille luodut kulut jäävät kyseisille käyttäjille.
Beta-testaaja
Beta-testaajat saavat varhaisen pääsyn uusiin ominaisuuksiin ennen yleistä julkaisua. Tämä rooli ei anna lisäoikeuksia käyttäjän perusroolin lisäksi.
Rooliyhdistelmät
Käyttäjillä voi olla useita rooleja samanaikaisesti. Yleisiä yhdistelmiä:
Työntekijä + Julkinen hyväksyjä: Voi kirjata kuluja ja näkyä hyväksyntäpudotusvalikoissa
Työntekijä + Asetusten ylläpitäjä + Kirjanpitäjä: Täydet hallintaoikeudet
Työntekijä + Sihteeri: Voi luoda kuluja itselleen ja muille
Tietojen näkyvyys rooleittain
Rooli | Mitä he näkevät |
Työntekijä | Vain omat tiedot |
Julkinen hyväksyjä | Omat tiedot + heille hyväksyttäväksi määritettyjen käyttäjien tiedot |
Asetusten ylläpitäjä | Kaikki yrityksen asetukset + omat tiedot |
Kirjanpitäjä | Kaikki yrityksen asetukset + kaikki kulut |
Kirstunvartija | Omat tiedot + lopullisessa hyväksyntävaiheessa olevat kulut |
Sihteeri | Omat tiedot + tukemiensa käyttäjien tiedot (vaatii resurssimäärityksen) |
Käyttäjäroolikaavio
Perusroolit | Työntekijä | Asetusten ylläpitäjä | Kirjanpitäjä |
Luoda/nähdä/päivittää/poistaa matka- ja kululaskuja | omat kulut | omat kulut | kaikki |
Nähdä luottokorttitapahtumat ja puuttuvien kuittien lista | omat kulut | omat kulut | kaikki |
Lisätä/yhdistää kuitit luottokorttitapahtumiin | omat kulut | omat kulut |
|
Lähettää puuttuvien kuitin muistutuksia | omat kulut |
| kaikki |
Ladata/poistaa luottokorttilaskun tapahtumia |
|
| kaikki |
Nähdä kirjanpitoaineistot | omat kulut | kaikki | kaikki |
Nähdä/luoda/muokata/poistaa budjetteja | omat kulut | kaikki | kaikki |
Muokata integraatioita |
| + |
|
lähettää tapahtumia kirjanpitoon |
| + |
|
Katsoa/luoda/muokata/poistaa tiliöintisääntöjä |
| + |
|
Katsoa/luoda/muokata/poistaa sähköpostisuodattimia | + | + | + |
Luoda uusi Bezala-ympäristö ja muokata yritysasetuksia |
| + |
|
Lisätä/muokata/poistaa käyttäjiä |
| + |
|
Luoda aktivoida/deaktivoida kustannuspaikkoja |
| + |
|
Luoda aktivoida/deaktivoida kululajeja ja maksutapoja |
| + |
|
Luoda aktivoida/deaktivoida kululajeja ja palkkiolajeja |
| + |
|
Voidaan lisätä hyväksyntäkiertoon | + | + | + |
Nähdä omien työntekijöiden kuluja ja luottokorttitapahtumia | Jos henkilö on työtekijän hyväksyjä hyväskyntä-kierrossa | Jos henkilö on työtekijän hyväksyjä hyväskyntä-kierrossa | kaikki |
Hyväksyntäkierron prioriteetti
Roolit vaikuttavat kulujen hyväksyntäjärjestykseen:
Yrityskohtaiset hyväksyjät (sovelletaan alussa)
Kulukohtaiset hyväksyjät
Kustannuspaikkakohtaiset hyväksyjät
Tilikohtaiset hyväksyjät
Käyttäjäkohtaiset hyväksyjät
Yrityskohtaiset hyväksyjät (sovelletaan lopussa)
Sijaishyväksyjät (jos alkuperäiset hyväksyjät ovat lomalla)
Kirstunvartijat (aina viimeisenä)
Yrityksen oletushyväksyjä (varasuunnitelma)
Roolien määritystavat
Tapa | Tuetut roolit |
Käyttäjähallinta-käyttöliittymä | Työntekijä, Julkinen hyväksyjä, Asetusten ylläpitäjä, Kirjanpitäjä, Kirstunvartija |
XLSX-tuonti | Työntekijä, Asetusten ylläpitäjä, Kirjanpitäjä, Julkinen hyväksyjä, Kirstunvartija |
NetSuite-synkronointi | Työntekijä, Hyväksyjä (perustuu esimieheen/tarkistajaan) |
Mepco-synkronointi | Työntekijä, Asetusten ylläpitäjä, Kirjanpitäjä, Julkinen hyväksyjä, Kirstunvartija |
Severa-synkronointi | Työntekijä, Hyväksyjä |
Huomioita:
Sihteeri- ja Beta-testaaja-roolit vaativat ylläpitäjän määrityksen, eli ota yhteyttä [email protected]
Integrointien kautta synkronoidut roolit voidaan vain lisätä, ei poistaa automaattisesti