Introduktion
Vår nyaste Bezala-funktion är Tid & frånvaro, där anställda kan registrera sina timmar som antingen arbetstid eller projekttid.
Arbetstidsregistreringar registrerar generellt hur mycket du arbetar varje dag. Läs mer här.
Projekttidsregistreringar visar hur mycket tid dina anställda lägger på varje uppgift. Den här versionen av tidsregistrering är populär hos t.ex. konsultföretag som behöver den för kundfakturering.
Den här artikeln förklarar hur du skapar olika uppgifter som dina anställda kan välja mellan, när de gör sina projekttidsregistreringar.
0. Innan uppgifter behöver du ha kostnadsställen
Kostnadsställen behöver inte heta kostnadsställen. De kan ha olika namn, till exempel projekt. Gå till kostnadsställesvyn så här: Huvudmeny ➜ Kostnadsställen ➜ "+Lägg till kostnadsställe" för att skapa ett nytt kostnadsställe. För att redigera ett befintligt kostnadsställe klickar du på redigeringspennan på rätt rad.
Tänk på följande när du skapar kostnadsställen som ska användas i tidsregistreringar:
Se till att du har ett kostnadsställe för hela ditt företag (t.ex. företagsnamnet), så att du kan skapa projektuppgifter för alla – t.ex. interna möten, utbildning osv.
Om du bara behöver kostnadsställen för tidsregistreringar och inte för utlägg, gör då så här:
Se till att du namnger dimensionen för kostnadsställena som tidsregistrering eller något som innehåller ordet tidsregistrering.
Se till att alla kostnadsställen för tidsregistreringar använder exakt samma dimensionsnamn, eftersom namnet är skiftlägeskänsligt. Det innebär att tidsregistrering, Tidsregistrering och TIDSREGISTRERING är olika namn.
Kontakta Bezalas kundsupport på [email protected] och inkludera följande i e-postmeddelandet:
Bezala-miljönamnet du använder
Ditt namn
Jag vill använda ange dimensionsnamn här enbart för tidsregistreringar.
Tips: Om du vill utesluta kostnadsställen från tidsregistreringar, ange namnen på dessa dimensioner och ange att de bara ska användas för utgiftsformulär.
Läs mer om kostnadsställen här.
1. Hur man skapar uppgifter
Du behöver minst en inställningsadministratörsroll i Bezala för att skapa uppgifter, och detta kan endast göras i webbversionen.
1a) Innan du skapar uppgifter:
Skapa de kostnadsställen du behöver för uppgifter (se punkt 0 ovan).
Se till att kryssrutan Projekttid är aktiverad:
Logga in i webbversionen och klicka på "Inställningar" i huvudmenyn.
Gå till fliken "Grundinställningar".
Kryssa i kryssrutan "Projekttid" i avsnittet Tid & närvaro-funktioner.
1b) Hur man skapar uppgifter:
Logga in i webbversionen och klicka på "Inställningar" i huvudmenyn.
Gå till fliken "Uppgifter".
Klicka på "+Ny uppgift" i nedre högra hörnet.
Fyll i information:
Uppgift: namnet på din uppgift, t.ex. interna möten
Projekt-rullgardinsmeny: Här kan du se listan med dina tillgängliga kostnadsställen som du skapade i steg 0. Ditt val här begränsar uppgiften till ett specifikt projekt (dvs. kostnadsställe). Därför är det viktigt att välja projekt på lämplig nivå (t.ex. företagsnivå för allmänna interna uppgifter, mer specifik nivå för specifika uppgifter).
Extern ID: Om ditt löne-/annat system använder externt ID för varje uppgift, fyll i samma ID här för den specifika uppgiften.
Status-rullgardinsmeny: Pågående, Avslutad eller Ej påbörjad.
Start- och slutdatum: Om du vill begränsa när anställda kan börja/måste sluta använda denna specifika uppgift.
Anteckningar: Lägg till en förtydligande anteckning för uppgiften, om du vill säkerställa att den inte används på fel sätt.
Kryssrutan "Fakturerbar uppgift": Kryssa i om uppgiften är fakturerbar, avmarkera om uppgiften inte är fakturerbar.
Klicka på "Spara uppgiften".
2. Uppgiftens synlighet: vem/var/när
2a) Vem
Se till att kostnadsställe, dvs. det valda projektet i uppgiftens projektrullgardinsmeny, har rätt synlighet. Om synlighetsfältet i "välj resurser" på kostnadsställets redigeringssida är tomt, innebär det att alla kan se det här projektet.
2b) Var
Beroende på om du har aktiverat både frånvaro och projekttid, eller enbart projekttid, i avsnittet Tid & närvaro (se punkt 1a ovan), ser du i huvudmenyn antingen som Tid & frånvaro eller Projekttid.
Gå till Projekttid-fliken
Klicka på knappen "+Ny tidsregistrering" i nedre högra hörnet.
Fyll i information:
Välj "Projekt": Rullgardinsmenyn visar alla kostnadsställen du har skapat med rätt synlighet (se ovan 0.2c och 2.2a).
Välj "Uppgift": Valet av "Projekt" begränsar uppgiftens rullgardinsmeny till endast uppgifter som lagts till det projektet (se ovan 1b.4b).
Uppgiftens anteckningar: Här visas användarinstruktionerna som du kan ha lagt till när du skapade uppgiften (se ovan 1b.4f och nedan märkt med gult i bilden).
Datum (endast en dags datum kan väljas).
Verklig arbetad tid: Timmarna du arbetat på projektet. Fyll i antingen i TT:MM-format eller decimalformat med komma eller punkt. Så 7 timmar och 30 minuter är antingen 07:30 eller 7,5 eller 7.5
Beskrivning: Fyll i mer detaljerad information om din uppgift.
Användare: För användare med inställningsadministratörs- eller bokföringsroll kan du byta för vilken användare du skapar tidsregistreringen.
Klicka på "Skapa tidsregistrering".
I Projekttid-fliken kan du se dina egna/andra användares projekttidsregistreringar. Du kan sortera efter:
Projekt (dvs. kostnadsställen som används av användare i tidsregistreringar)
Beskrivning eller uppgiftsnamn
Datumintervall
Användare: om du lämnar fältet tomt ser du alla projekttidsregistreringar i företaget. Standardvärdet i detta fält är ditt eget namn, vilket därför endast visar dina egna tidsregistreringar.
Hur ser jag alla tidsregistreringar för en specifik uppgift?
På fliken Projekttid, rensa verktyget för användarsortering (nedan markerat med blått).
Skriv uppgiftsnamnet i fältet "Beskrivning eller uppgiftsnamn" (nedan markerat i grönt).
Du kan sedan klicka på "Ladda ner tabell" för att få alla uppgiftsrelaterade tidsregistreringar i en Excel-fil.
2c) När: Synlighetsproblem på grund av uppgiftsstatus
Synligheten kan också begränsas på grund av tidsinställning, dvs. uppgiftens status. Så här kontrollerar du om uppgiften inte är synlig när du skapar tidsregistreringar:
Klicka på Inställningar i huvudmenyn.
Klicka på Uppgifter-fliken.
Sortera efter "Avslutad" eller "Ej påbörjad" eller skriv uppgiftsnamnet i fältet om du känner till det.
Om uppgiften hittas i listan, klicka på redigeringspennan på rätt rad för att ändra uppgiftsstatus.
Välj Pågående istället för "Avslutad"/"Ej påbörjad".
Klicka på Spara uppgiften.
Gå tillbaka till fliken Projekttid och försök skapa en tidsregistrering med uppgiften.
Vanliga frågor
Varför är projektet/uppgiften inte synligt för mina anställda?
Kontrollera följande:
Gå till kostnadsställen och sök efter kostnadsställe (dvs. projektnamn).
Klicka på redigeringspennan och kontrollera om synlighetsfältet är:
Tomt: Projektet borde vara synligt, om inte dimensionen har begränsats (se också ovan 0.1).
Namn inkluderade i fältet: Lägg till den anställdas namn och klicka på spara.
Gå till Uppgifter-fliken och kontrollera under vilket projekt den relevanta uppgiften är skapad. Informera den anställde om att välja det projektet när de gör tidsregistreringar för att hitta uppgiften, eller redigera uppgiften och välj ett projekt på en bättre nivå (se också ovan 1b.4b och 2b.3ab).
Gå till Uppgifter-fliken och kontrollera uppgiftens status. Uppgiften måste ha "Pågående"-status för att vara synlig för dina anställda. Klicka på redigeringspennan på uppgiftsraden och ändra uppgiftsstatus.
Hur begränsar jag synligheten av projekt och uppgifter för mina anställda?
Om du begränsar projektets, dvs. kostnadsställets synlighet, kan bara kostnadsställets resurser se uppgifterna som lagts till det projektet. I skärmdumpen nedan kan bara Bezala Assistant och Bezala support se uppgifterna som ligger under 1 Admin projektet.
Om uppgiften skapas innan den ska användas, gör det genom att sätta uppgiftsstatus som "Ej påbörjad" och lägga till ett startdatum för uppgiften. Status bör uppdateras automatiskt till pågående när startdatumet infaller.