Hoppa till huvudinnehåll

Gör Tidsregistreringar i “Tid & frånvaro”-delen

Den här guiden förklarar hur du registrerar dina dagliga arbetstimmar i Bezala, inklusive olika typer av registreringar, pauser och hur din tidsbalans beräknas.

J
Skrivet av Julia Winberg

1. Typer av tidsregistreringar

Bezala stödjer två typer av tidsregistreringar:

Arbetstidsregistreringar: Registrera när du började och avslutade arbetet för dagen. Används av de flesta företag för allmän tidsrapportering. (Se mer avsnitt 2).

Projekttidsregistreringar: Visar den tid som använts för specifika uppgifter och projekt. Används vanligtvis av konsultföretag för kundfakturering. (Se mer avsnitt 3).

2. Arbetstidsregistreringar

För att registrera dina arbetstimmar:

  1. Gå till “Arbetstid”-fliken

  2. Klicka på "Ny tidsregistrering"

  3. Fyll i de obligatoriska fälten:

    1. Datum: standarddatuminställningen är dagens datum.

    2. Starttid: När du började arbeta, klockslaget ska vara i formatet HH:MM, där H är timmar och M är minuter.

    3. Sluttid: När du avslutade arbetet, klockslag ska vara i formatet HH:MM.

    4. Pauser: Total pausstid (t.ex. lunch), skriv i formatet HH:MM.

    5. Typ: Vanligt arbete (förvald som standard), På kallelse, Resa, Arbetsplatsutbildning eller Förskjuten

    6. Beskrivning: (valfritt) Anteckningar om ditt arbete.

  4. Kom ihåg att till slut klicka "Skapa".

Tips: Om ditt företag har konfigurerat standardinställningar kan formuläret vara förifyllt med din vanliga starttid och pauslängd.

Observera att "Nettarbetstid" beräknas automatiskt utifrån de värden som anges i b) start, c) slut och d) pauser.

2.1 Typer av arbetstidsregistreringar

Beroende på ditt företags inställningar kan du se olika registreringstyper:

  • Vanlig: Standard arbetstimmar (alltid tillgänglig)

  • Jour: Tid spenderad i beredskap

  • Resa: Tjänsterestid

  • Utbildning: Arbetsplatsutbildning eller fortbildning

  • Förskjuten: Förskjutna arbetstider

3. Projekttidsregistreringar

Gå till “Projekttid”-fliken och klicka på “Ny tidsregistrering”:

  1. Välj ett Projekt (obligatorisk)

  2. Välj en Uppgift (obligatorisk),Om du inte hittar den uppgift du söker kan den ligga under ett annat projekt (fråga din ekonomi-/löne-/HR‑avdelning vilket projekt den hör till).

    1. Uppgiftens anteckningar: här kan du läsa era instruktioner gällande denna uppgift och säkerställa att du registrerar ditt arbete under rätt uppgift.

  3. Ange Datum (obligatoriskt)

  4. Lägg till en Beskrivning (obligatorisk)

  5. Verklig arbetad tid (obligatoriskt): ange tiden i HH:MM format, där tiden ska vara hur länge du har jobbat, exempelvis 07:15 betyder 7 timmar och 15 minuter. Du kan också ange tid i decimalformat, så 7,25 eller 7.25 skulle då vara 7 timmar och 15 minuter.

  6. Du kan valfritt ange Fakturerbara minuter om de skiljer sig från arbetad tid. (Om detta fält inte finns i projektstidsrapporteringen kan du kontakta din ekonomi-/löneavdelning och säga att uppgift X behöver ett fakturerbart fält.)

  7. Kom ihåg att till sist klicka "Skapa tidsregistrering".

4. Förstå din tidsbalans

Din tidsbalans visar skillnaden mellan arbetade timmar (arbetstid) och obligatoriska timmar (förväntad arbetstid):

  • Positiv balans: Du har arbetat mer än obligatoriskt (tillgänglig flex tid)

  • Negativ balans: Du har arbetat mindre än obligatoriskt (skyldiga timmar)

  • Noll balans: Dina arbetade timmar motsvarar kravet

Balansvyn visar:

  1. Balansvyn visas i både projekttid och arbetstidsvyn.

    1. Arbetstid: tidssaldot heter ...timmar positivt/negativt tidssaldo (3b. i 1a bilden).

    2. Projekttid: tidssaldot heter total balans (3b. i 1b bilden).

  2. Dagens timmar och balans visas tydligast i arbetstidskalendern

    1. I projekttidsvyn måste man klicka på pilen för att se arbetstidskalendern (2a. i 1b bilden).

    2. Arbetstid: dvs. arbetade timmar

    3. Förväntad arbetstid (obligatorisk arbetstid)

    4. Daglig balans

    5. Betald övertid (om man valt betald övertid istället för flextid, vilket inte ökar saldot, se 4.1).

  3. a) Totala timmar och b) total balans.

  4. Faktureringsgrad (bara synligt i projekttidsvyn).

4.1 Flex tid och övertid

1) Flex tid (aktiverad som standard): Extra arbetade timmar kan tas som ledighet senare. Din positiva tidsbalans representerar tillgänglig flex tid.

2) Betald övertid (om aktiverad): När du skapar en arbetstidsregistrering med övertidstimmar kan du välja mellan flex tidsersättning eller betald övertid.

3) Om båda alternativen är tillgängliga och du arbetar övertid (t.ex. 9 timmar på en 8-timmars arbetsdag) kommer du att uppmanas att välja din föredragna ersättningsmetod. I skärmdumpen ovan är betald övertid vald som ersättningsmetod.

5. Redigera och radera registreringar

Du kan 1) redigera (gula pennan) eller 2) radera (röda soptunneikonen) dina tidsregistreringar såvida de inte har:

  • Fakturerats: Registreringen fakturerades till en kund

  • Rapporterats till lönekontoret: Registreringen har använts i lönehanteringen

3) Låsta registreringar visar en ögonikon och kan inte ändras.

Det här betyder att tidsregistreringen redan skickats till ett externt system (t.ex. löne- eller fakturasystem). Om du vill ta bort en låst tidsregistrering ska du göra så här:

  • Huvudanvändaren för er Bezala ska skicka e-post till vår kundtjänst [email protected]. Meddelandet ska innehålla följande:

    • Jag vill ta bort följande tidsregistrering från Bezala:

      • Användarens namn

      • Datum (om samma användare har flera tidsregistreringar för samma datum ska du meddelande vilka du vill radera/om du vill radera alla)

  • Kom ihåg att ta bort samma tidsregistrering från det andra systemet.

6. Behörigheter

  • Alla användare kan se och redigera sina egna tidsregistreringar

  • Attesterare kan se registreringar för användare de godkänner

  • Chefer för kostnadsställen kan se tidsregistreringar för sina kostnadsställens uppgifter

  • Inställningsadministratörer och bokförare kan se alla företagets tidsregistreringar

7. Kopiering av projekttidsregistreringar

För att snabbt skapa liknande registreringar kan du kopiera befintliga tidsregistreringar för projekttid. Du kan kopiera registreringar även om de är fakturerade. Vi rekommenderar att du gör detta i mobilappen.

7.1. Mobilapp:

  1. Öppna appen och klicka på huvudmenyikonen i det övre vänstra hörnet.

  2. Klicka på "Projekttid".

  3. I listan över tidsregistreringar, håll fingret nedtryckt på den tidsregistrering du vill kopiera.

  4. Klicka på "Kopiera som ny..." i det nedre vänstra hörnet.

  5. Ändra nödvändig information, vanligtvis åtminstone datumet för tidsregistreringen.

  6. Klicka på "Lägg till tid".

7.2. Webbversionen:

  1. Gå till Tid & Frånvaro i huvudmenyn ==> fliken Projekttid.

  2. Klicka på "+"-knappen på raden för den tidsregistrering du vill kopiera. Åtgärden kopierar projekt, uppgift och datum. Fyll i timmar och beskrivning, ändra datum vid behov.

  3. Klicka slutligen på "Skapa tidsregistrering" för att spara den nya tidsregistreringen.

8. Du kan säkerställa att användare inte kan registrera fel typ av tidsregistrering

I de flesta fall spåras tid med arbetstid ELLER projekttid inom samma företag/Bezala miljö. En användare med rollen Inställningsadministratör kan dölja det oanvända alternativet på följande sätt:

  1. Huvudmeny ==> Inställningar

  2. Grundinställningar-fliken

  3. Tid & närvaro-funktioner avsnittet: avmarkera kryssrutan för det alternativ företaget inte använder. Det rekommenderas att hålla kryssrutan "Frånvaro" markerad, eftersom den gör det möjligt för användare att ansöka om frånvaro. Läs mer om frånvaro här.

    1. Projekttid + Frånvaro

    2. Arbetstid + Frånvaro

X. FAQ

I vilken tidszon registreras mina tidsregistreringar?

Ange tider i din lokala tidszon. Systemet konverterar automatiskt till ditt företags lönetidszon.

Varför kan jag inte se vissa projekt eller uppgifter?

Du ser endast de projekt och uppgifter du är tilldelad. Kontakta din inställningsadministratör om du behöver tillgång till ytterligare projekt.

Hur korrigerar jag en felaktig tidsregistrering?

Hitta registreringen i din lista och klicka på redigeringspennan för att redigera. Registreringar som rapporterats till lönesystemet kan inte ändras.

Mina tidsregistreringar överlappar varandra och jag får ett felmeddelande. Vad ska jag göra?

Tidsregistreringar kan inte överlappa varandra. Redigera sluttiden för den tidigare registreringen eller starttiden för den senare.

Var ser jag min arbetstidsbalans?

Ditt aktuella saldo visas på samma sida där du lägger in dina tidsregistreringar. Det uppdateras när du lägger till nya registreringar. (Se ovan avsnitt 4 och bilderna 1a för arbetstidsbalans och 1b för projekttidsbalans).

Vad betyder arbetstidstyperna?

Vanligt arbete = normala arbetstimmar, På kallelse = beredskap, Resa = resetid för arbetsresor, Arbetsplatsutbildning = utbildning på arbetsplatsen, Förskjuten = förskjutna timmar. Ditt företag kan ha inaktiverat vissa arbetstidstyper.

Varför kan jag inte välja "Betald övertid"?

Denna funktion finns inte i projekttidsregistreringar. Om du gör en tidsregistrering i arbetstidsregistreringarna, men alternativet "Betald övertid" inte visas (se ovanstående punkt 4.1 och skärmdumpen), kan det bero på följande orsaker:

  1. Ni har inte betald övertid aktiverat. Fråga ert löne- eller ekonomiteam om betald övertid är aktiverat.

  2. Din tidsregistrering överskrider inte övertidsinställningarna. Till exempel kan betald övertid börja först efter 1 timmes övertid, eller så beräknas övertiden veckovis istället för dagligen. Fråga ert löne- eller ekonomiteam vad er praxis är gällande betald övertid.

  3. Du tillhör inte rätt arbetstidsgrupp. Meddela ert ekonomi- eller löneteam att du borde ha rätt till betald övertid, och att du behöver kopplas till rätt arbetstidsgrupp.

Fråga alltså ert löne- eller ekonomiteam om ovannämnda punkter 1–3 och säkerställ att du har rätt till betald övertid och att dina tidsregistreringar uppfyller de tillämpliga reglernas krav.

Varför kan jag inte välja fakturerbara minuter?

Se även ovanstående avsnitt 3, punkt 6. Uppgiften du har valt är inte fakturerbar, vilket är anledningen till att du inte kan välja fakturerbara minuter. Fråga ert löne- eller ekonomiteam om uppgiften du valt borde vara fakturerbar. Om svaret är ja, behöver de ändra uppgiftens inställningar så att uppgiften blir fakturerbar.

Relaterade artiklar
Fick du svar på din fråga?