Förbered ditt företags Bezala miljö genom att fylla i filen bakom länken nedan. Den ifyllda filen kommer att hjälpa dig att strukturera dina tankar och göra processen lättare.
1. Öppna en Bezala-miljö
a) Användare med behörighet som Inställningsadministratör och Bokförare i Bezala kan skapa nya miljöer genom att klicka på knappen "Skapa nytt företagskonto" i huvudmenyn i Bezalas webbversion. Om företaget ännu inte har någon Bezala-användare, vänligen kontakta [email protected] så hjälper vi dig att komma igång.
b) Ange företagsnamn och välj land. Du kan kopiera företagets kontoplan om så önskas.
c) Välj det bokföringsprogram som företaget använder. Om programmet inte finns med i rullgardinsmenyn, välj "Spreadsheet", och bokföringsdata kan läggas till Bezala i csv-filformat (dvs. Excel).
2. Aktivera integration
Om företaget använder Netvisor eller Procountor kan integrationen aktiveras på ”Företag”-sidan.
Netvisor-instruktioner
Om det är en annan integration, vänligen kontakta vår support på [email protected]
3. Att lägga till kostnadsställen
Netvisor: Du kan hämta alla kostnadsställen från Netvisor genom att klicka på "Hämta data" i det nedre högra hörnet av kostnadsställesidan. Efter det kan du inaktivera de kostnadsställen som du inte vill visa i Bezala (möjligt även i Excel).
Procountor: Om du vill överföra kostnadsställen från Procountor till Bezala, vänligen be vår support att göra detta ([email protected]). Låt oss också veta om du vill visa momsstatus i Bezalas utläggsformulär.
Övriga: Du kan ladda ner Excel-filen från ”Kostnadställen”-sidan till din dator genom att klicka på "Ladda ner tabell", fyll i kostnadsställen i filen och ladda upp filen tillbaka till systemet genom att klicka på ”Ladda upp tabell”.
4. Att lägga till företagets kontoplan i Bezala
Netvisor: Om du har valt Netvisor som bokföringsintegration, kommer Bezala att automatiskt importera den sammanfattade kontoplanen från huvudboken i Netvisor. Om företagets kontoplan skiljer sig från denna, skall du ta bort eventuella extra konton och lägga till kontoplanen genom att ladda ner tabellen till din dator (eller en i taget från högra sidan på Netvisors ”Chart of Accounts”-sida).
Övriga: Lägg till kontoplanen med hjälp av en Excel tabell.
Notera! Om företaget ger användare företagskreditkort är det viktigt att lägga till ett nytt betalningssätt i Bezala. Betalningar gjorda med betalningssättet "Betalat med egna pengar" kommer att skapa en betalning för användare (implementering beror på den använda integrationen).
5. Att lägga till användare
Du kan lägga till användare på följande sätt:
Lägga till varje enskild användare var och en för sig
Ladda upp användare till Bezala i en Excel-tabell
Importera användare med en Mepco eller en Sympa-integration
Tillåta dina användare att registrera sig själva (”Företag”-sida -> Klicka på ”Självbetjäningsinställningar” och sedan ”Kopiera självbetjäningslänk” som du skickar till de nya användarna)
Om användare läggs till en och en, får de en inbjudan omedelbart. Om användare läggs till via en Excel-tabell, kommer en separat "Skicka inbjudan"-knapp att visas bredvid användaren. Kom ihåg att lägga till attesterare för nya användare.
6. Nödvändiga företagsinställningar (Företagssidan)
Lägg till företagets/organisationens organisationsnummer
Lägg till bokförarens e-postadress, kontaktperson för fakturering och kontaktperson vid systemfel.
Lägg till ett IBAN-kontonummer (det konto som skall användas för återbetalning till företagets användare)
Välj balanskontot för återbetalning (vilket betalningssätt användare använder för att få återbetalningar)
Välj överföringsschema för bokföringsdata (och eventuell SEPA-återbetalningsdata) - du kan välja mellan följande scheman:
Dagligen: transaktioner skickas till bokföring kl. 06:00 (GMT+3)
Veckovis: transaktioner skickas till bokföring den veckodag du väljer kl. 06:00
Månadens sista dag: transaktioner som registrerats under föregående månad skickas till bokföring den första dagen i följande månad kl. 06:00
Du kan också skicka transaktioner omedelbart till bokföring
Transaktioner i kön skickas till bokföring omedelbart när du klickar på "Skicka till bokföring" i huvudmenyn och sedan på ”Skicka nu”.
Fakturering
Företaget faktureras för aktiva användare enligt den aktuella prislistan från och med den månad då användare läggs till i Bezala. En e-faktura skapas för företaget baserat på organisationsnumret. Du kan få annan information om vår fakturering genom att skicka e-post till [email protected]
Användarguide
Du kan ge användarna inom ditt företag en länk till vår hjälpguide, där vi ger råd till våra användare om hur man bland annat lägger till utläggsrapporter och hur man attesterar transaktioner osv.