NetSuite är en bokföringsintegration. Integrationen har dubbelriktning: Bezala skickar utgifter och hämtar användare, kostnadsställen och konton.

En NetSuite-integration kräver ofta anpassade inställningar. Oroa dig inte, vi har redan gjort mycket av arbetet för dig, så att installeringskostnaden blir så liten som möjligt. Vi hjälper dig gärna att sätta upp integrationens inställningar, även om du vill ha vissa integreringsflöden anpassade. Kontakta [email protected] för att komma igång.

Integreringsprocessen mellan Bezala och NetSuite har fem faser:

Lägg till nödvändiga skript i NetSuite

Först och främst lägger vi till de nödvändiga skripten till ditt NetSuite-konto. Om du vill, så kan vi till och med göra detta i din sandbox, så att vi kan testa dem där först.

​
När skripten har lagts till i NetSuite måste vi konfigurera ditt Bezala-konto. Om du inte har gjort detta redan, så kan du gå vidare och konfigurera ett testkonto:
​
Följande information måste sedan läggas till i ditt Bezala-konto. Vi måste göra den här delen av integrationen, men du kan skicka dina nycklar till oss via SendSafely. Vi behöver alltså följande:

Välj vilka NetSuite-konton som ska visas i Bezala

I NetSuite finns det två typer av utgiftskonton:

Detta är förvirrande för Bezala användarna, och därför bestämde vi oss för att kombinera dessa två i Bezala. När skripten har lagts till i din NetSuite kommer du att se några nya fält när du redigerar ett konto. Bezala importerar endast de konton som har en utgiftskategori kopplad till sig OCH konton som har markerat "SHOW IN BEZALA"-rutan.

​
Det här innebär att du måste ha en motsvarande utgiftskategori för varje huvudbokskonto, som du vill visa för dina användare när de lägger till utgifter i Bezala. När du har gjort detta, skall du navigera till ”Konton” i Bezala och klicka på knappen "Hämta data". Då kommer kontona att visas i Bezala och kan väljas av dina användare, när de lägger in sina rese-ersättningar och andra utlägg.
​
​

Att tillåta olika formulär för rese-ersättningar:

I Bezala kan du välja att visa följande formulär för dina användare:

Se till att det finns både ett huvudbokskonto och en utgiftskategori för dessa i NetSuite så att de läggs till på rätt sätt i Bezala. Då kontona blivit hämtade till Bezala måste de anslutas till motsvarande formulär från sidan för företagsinställningar (kräver Beta-användarbehörighet, exempelvis inställningsadministratör: kontakta [email protected] för att få den). När kontona är anslutna kan du gå vidare och tilldela dem till din administratöranvändare från ”Konton”-vyn i Bezala. Annars kommer alla konton att visas för alla användare.
​
​Att välja vilka konton som används som återbetalningskonton
​

I Bezalas vy för företagsinställningar under fliken ”Återbetalning och bokföring” hittar du en rullgardinsmeny för "Balanskonto för återbetalning" (kräver rollen Beta-användare: kontakta [email protected] för att få det). Välj det betalningssätt som dina användares utgifter ska ersättas för. När en utgift läggs till med det betalningssättet lägger vi till den som en utgift i NetSuite. Annars kommer det att läggas till som en kreditkortstransaktion.
​
​Att lägga till kreditkort
​

Välj i Netsuite de konton för kreditkort som du vill lägga till i Bezala och markera "Show in Bezala"-rutan. Protips: Gå till Bezala och tilldela det kreditkortet till endast de användare som faktiskt kommer att använda det.

Först måste du navigera till listan på Anställda i Netsuite. Där väljer du redigera vid den anställda som du vill lägga till i Bezala.

Sedan måste du markera "BEZALA USER"-rutan. Den här anställda kommer sedan automatiskt att läggas till i ditt Bezala-konto. Se till att de anställda har sina bankuppgifter och adressuppgifter (åtminstone landet) ifyllda i Netsuites anställningsregister, annars kommer du inte att kunna betala ersättningar till dem i Bezala.

Navigera till det projekt som du vill visa i Bezala, klicka redigera och markera "ALLOW EXPENSES"-rutan. Kontrollera att projektet finns under det dotterbolag som du integrerar med Bezala.

​
De projekt du har valt kommer att visas i Bezala under "Kostnadsställen"-vyn. Listan över resurser i Netsuite redigeringsvyn kommer att läggas till som tilldelade personer till projekten i Bezala.
​
​

I Netsuite redigeringsvyn hittar du också en ny rullgardinsmeny som heter "Project Approver" och en annan som heter "Project Reviewer". Om det finns anställda valda i dessa rullgardinsmenyer kommer alla utgifter som hör till projektet att ha följande attesteringsflöde i Bezala:
​

Alla avdelningar inom dotterbolaget som är integrerat med Bezala kommer att visas i Bezala.

​
Protips: du kan tilldela kostnadsställen i Bezala till specifika användare. På så sätt kommer bara de användare som behöver dem att se dem.

Detaljerade instruktioner hittar du här: https://bezala.com/en/integrations/bookkeeping-software/netsuite