Johdanto
Uusin Bezala-ominaisuutemme on työajanseuranta ja poissaolot, jossa työntekijät voivat kirjata työajanseuranta joko tuntikirjauksena tai projektituntikirjauksena.
Tuntikirjaukset tallentavat yleisesti sen, kuinka paljon töitä tehdään päivittäin. Lue lisää täältä.
Projektituntikirjaukset kertovat, kuinka paljon aikaa työntekijät käyttävät kuhunkin tehtävään. Tämä tuntikirjausversio on suosittu esimerkiksi konsulttiyrityksillä, jotka tarvitsevat sitä asiakkaiden laskutukseen.
Tässä artikkelissa kerrotaan, miten luot eri tehtävät, joista työntekijät voivat valita tehdessään projektituntikirjauksia.
0. Ennen tehtäviä tarvitset laskentakohteita
Laskentakohteita ei tarvitse nimetä laskentakohteiksi – niillä voi olla eri nimiä, kuten projektit. Siirry laskentakohdenäkymään näin: Päävalikko ➜ Laskentakohteet ➜ "+Lisää laskentakohde" uuden luomiseksi. Muokataksesi olemassa olevaa laskentakohdetta klikkaa muokkauskynää oikealla rivillä.
Huomioi seuraavat asiat luodessasi laskentakohteita työajanseurantaa varten:
Varmista, että sinulla on koko yritystä koskeva laskentakohde (esim. yrityksen nimi), jotta voit luoda projektitehtäviä kaikille – esimerkiksi sisäiset kokoukset, koulutukset jne.
Jos tarvitset laskentakohteen ainoastaan tuntikirjauksia varten (eli ei kuluihin), toimi näin:
Varmista, että nimeät laskentakohteiden dimension nimellä tuntikirjaus tai jollakin nimellä, joka sisältää sanat tuntikirjaus.
Varmista, että kaikki tuntikirjausten laskentakohteet käyttävät täsmälleen samaa dimension nimeä, sillä nimi on kirjainkokoherkkä. Tämä tarkoittaa, että tuntikirjaus, Tuntikirjaus ja TUNTIKIRJAUS ovat kaikki eri nimiä.
Ota yhteyttä Bezalan asiakastukeen osoitteessa [email protected] ja laita sähköpostiin seuraavat tiedot:
Bezala-ympäristösi nimi
Nimesi
Haluan käyttää laskentakohteiden dimensionimiä lisää tähän dimension nimi/nimet vain tuntikirjauksille.
Vinkki: Jos haluat jättää joitain laskentakohteita tuntikirjausten ulkopuolelle, anna meille kyseisten dimensioiden nimet ja ilmoita, että niitä tulisi käyttää vain kuluraporteille.
Lue lisää laskentakohteista täältä.
Lue lisää laskentakohteiden massatuonnista Excelin avulla täältä.
1. Tehtävien luominen
Tehtävien luomiseen tarvitaan vähintään asetusten ylläpitäjä rooli Bezalassa ja se onnistuu vain selainversioissa.
1a) Ennen tehtävien luomista:
Luo tarvittavat laskentakohteet tehtäviä varten (katso kohta 0 yllä).
Varmista, että Projektitunnit-valintaruutu on päällä:
Kirjaudu selainversiooon ja klikkaa "Asetukset" päävalikossa.
Siirry "Perusasetukset"-välilehdelle.
Valitse "Projektitunnit"-valintaruutu Työajanseurantaominaisuudet-osiossa.
1b) Tehtävien luominen:
Kirjaudu selainversiooon ja klikkaa "Asetukset" päävalikossa.
Siirry "Tehtävät"-välilehdelle.
Klikkaa "+Uusi tehtävä" oikeassa alakulmassa.
Täytä tiedot:
Tehtävän nimi: tehtäväsi nimi, esim. sisäinen kokous
Projekti-pudotusvalikko: Täältä näet luettelon saatavilla olevista laskentakohteista, jotka loit kohdassa 0. Tämä valinta rajoittaa tehtävän tiettyyn projektiin (eli laskentakohteeseen). Siksi on tärkeää valita projekti asianmukaisella tasolla (esim. yritystaso yleisille sisäisille tehtäville, tarkempi taso tietyille tehtäville).
Ulkoinen ID: Jos palkanlaskenta-/muussa järjestelmässä käytetään ulkoista ID:tä jokaiselle tehtävälle, täytä sama ID tähän kyseiselle tehtävälle.
Tila-pudotusvalikko: Käynnissä, Valmis tai Ei aloitettu.
Alkamis- ja päättymispäivä: Jos haluat rajoittaa aikaa, jolloin työntekijät voivat aloittaa/lopettaa kyseisen tehtävän käytön.
Muistiinpanot: Lisää tehtävään selventävä huomio, jos haluat varmistaa, ettei sitä käytetä väärin.
Valintaruutu "Näytä laskutettavan työajan kenttä": Rastita, jos tehtävä on laskutettava; poista rastitus, jos tehtävä ei ole laskutettava.
Klikkaa "Tallenna tehtävä".
2. Tehtävän näkyvyys: kuka/missä/milloin
2a) Kuka
Varmista, että laskentakohteella (eli tehtävän projektipudotusvalikosta valitulla projektilla) on oikea näkyvyys. Jos laskentakohteen muokkaussivulla "valitse resurssit" -kohdan näkyvyyskenttä on tyhjä, se tarkoittaa, että kaikki voivat nähdä tämän projektin.
2b) Missä
Riippuen siitä, oletko ottanut käyttöön sekä poissaolot että projektitunnit vai vain projektitunnit Työajanseurantaominaisuudet-osiossa (katso kohta 1a yllä), näet päävalikossa joko Työajanseuranta tai Projektitunnit.
Mene Projektitunnit-välilehdelle
Klikkaa "+Uusi tuntikirjaus" -painiketta oikeassa alakulmassa.
Täytä tiedot:
Valitse "Projekti": Pudotusvalikossa näkyvät kaikki luomasi laskentakohteet, joilla on oikea näkyvyys (katso yllä 0.2c ja 2.2a).
Valitse "Tehtävä": "Projekti"-valinta rajaa tehtäväpudotusvalikon vain kyseiseen projektiin lisättyihin tehtäviin (katso yllä 1b.4b).
Tehtävän muistiinpanot: Tässä näkyvät käyttöohjeet, jotka olet voinut lisätä tehtävää luodessasi (katso yllä kohta 1b.4f ja alla kuvakaappauksessa keltaisella merkitty kohta).
Päivämäärä (vain yhden päivän päivämäärä voidaan valita).
Toteutuneet tunnit: Projektiin käytetyt tunnit. Täytä joko TT:MM-muodossa tai desimaalituntimuodossa pilkulla tai pisteellä. Esim. 7 t 30 min on joko 07:30 tai 7,5 tai 7.5.
Selite: Täytä tarkemmat tiedot tehtävästäsi.
Käyttäjä: Asetusten ylläpitäjä- ja kirjanpitoroolilla varustetuille käyttäjille voidaan vaihtaa käyttäjä, jolle tuntikirjaus luodaan.
Klikkaa "Uusi tuntikirjaus".
Projektitunnit-välilehdellä voit nähdä omia/muiden käyttäjien projektituntikirjauksia. Voit lajitella seuraavilla:
Projekti (laskentakohteet, joita käyttäjät käyttävät tuntikirjauksissa)
Selite tai tehtävän nimi
Päivämääräväli
Käyttäjä: jos jätät kentän tyhjäksi, näet kaikki yrityksen projektituntikirjaukset. Oletusarvo tässä kentässä on oma nimesi, jolloin näkyy vain omat tuntikirjauksesi.
Miten näen kaikki tietyn tehtävän tuntikirjaukset?
Projektitunnit-välilehdellä tyhjennä Käyttäjä-soudatin (alla kuvakaappauksessa sinisellä merkitty).
Kirjoita tehtävän nimi "Tehtävän nimi" -kenttään (alla kuvakaappauksessa vihreällä merkitty).
Voit sitten klikata "Lataa taulukko tietokoneellesi" saadaksesi kaikki tehtävään liittyvät tuntikirjaukset yhteen Excel-tiedostoon.
2c) Milloin: Näkyvyysongelmat tehtävän tilan vuoksi
Näkyvyyttä voi myös olla rajoitettu ajoituksen, eli tehtävän tilan vuoksi (katso yllä 1b.4d). Näin voit tarkistaa, jos tehtävä ei näy tuntikirjauksia luodessa:
Klikkaa päävalikossa Asetukset.
Tehtävät-välilehti.
Lajittele "Valmis"- tai "Ei aloitettu" -tilan mukaan tai kirjoita tehtävän nimi kenttään, jos tiedät sen.
Jos tehtävä löytyy luettelosta, klikkaa muokkauskynää oikealla rivillä muuttaaksesi tehtävän tilaa.
Valitse Käynnissä "Valmis"/"Ei aloitettu" -vaihtoehdon sijaan.
Klikkaa Tallenna tehtävä.
Palaa Projektitunnit-välilehdelle ja yritä luoda tuntikirjaus tehtävälle.
UKK
Miksi projekti/tehtävä ei näy työntekijälleni?
Tarkista seuraavat asiat:
Siirry laskentakohteisiin ja etsi laskentakohde (eli projektin nimi).
Klikkaa muokkauskynää ja tarkista, onko näkyvyyskenttä:
Tyhjä: Projektin pitäisi näkyä, ellei dimensiota ole rajoitettu (katso myös yllä 0.1).
Nimiä kentässä: Lisää työntekijän nimi ja klikkaa tallenna.
Siirry Tehtävät-välilehdelle ja tarkista, minkä projektin alle kyseinen tehtävä on tehty. Kerro työntekijälle, mitä projektia hänen tulee valita tehdessään projektituntikirjauksia, tai muokkaa tehtävää ja valitse projekti paremmalla tasolla (katso myös yllä 1b.4b ja 2b.3ab).
Siirry Tehtävät-välilehdelle ja tarkista tehtävän tila. Tehtävä on oltava "Käynnissä", jotta se näkyy työntekijällesi. Klikkaa muokkauskynää ja muuta tehtävän tilaa tarvittaessa.
Miten rajoitan projektien ja tehtävien näkyvyyttä työntekijöilleni?
Jos rajoitat projektin eli laskentakohteen näkyvyyttä, vain laskentakohteen resurssit voivat nähdä kyseiseen projektiin lisätyt tehtävät. Alla olevassa kuvakaappauksessa vain Bezala Assistant ja Bezala Support näkevät 1 Admin -projektiin liittyvät tehtävät.
Jos tehtävä luodaan ennen kuin sitä tulisi käyttää, aseta tehtävän tilaksi "Ei aloitettu" ja lisää tehtävälle aloituspäivä. Tilan pitäisi päivittyä automaattisesti "Käynnissä"-tilaan, kun aloituspäivä saavutetaan.