Työajanseuranta on Bezalan uusi ominaisuus. Kaikkia asetuksia ei siksi vielä voi muokata yrityksesi Bezalan käyttöliittymässä. Ota yhteyttä tukeemme näiden asetusten määrittämiseksi.
Mistä löydät Työajanseurannan asetukset
Ota yhteyttä Bezalan tukeen, jotta Työajanseuranta aktivoidaan yrityksellesi. Kun tukitiimimme on aktivoinut ominaisuuden, Asetusten ylläpitäjä-/Kirjanpitäjä-roolin käyttäjät löytävät asetukset täältä:
Kirjaudu Bezalan selainversioon ja klikkaa päävalikkoa.
Asetukset ==> Perusasetukset-välilehti.
Työajanseuranta-välilehti: Välilehdellä saatavilla olevat osiot:
Työajanseurannan asetukset
Kausilukitus
Työaikakalenterit
Loma-asetukset
Poissaolotyypit ja hyväksyntä
Pitkä poissaolo
Työaikatyypit
Muista lopuksi klikata "Tallenna" oikeassa alakulmassa, kun olet tehnyt muutokset.
Täällä voit tehdä suurimman osan yritystason Työajanseurannan asetuksista. Joitakin asetuksia voidaan tarvittaessa ohittaa käyttäjätasolla käyttäjän muokkausnäkymässä (klikkaa "Käyttäjät" päävalikosta ==> kynäikoni oikean käyttäjän rivillä).
a) Työajanseurannan asetukset
Osio saatavilla Työajanseuranta-välilehdellä.
Pyöristysasetukset: Määritä, miten tuntikirjaukset pyöristetään:
Pyöristä työaikakirjaukset (minutes) minuuttiin: Asettaa pyöristysvälin työajalle (ei-laskutettavat tehtävät).
Pyöristä työaikakirjausten laskutettava osuus (minutes) minuuttiin: Asettaa pyöristysvälin laskutettaville tunneille (laskutettavat tehtävät).
b) Kausilukitus
Osio saatavilla Työajanseuranta-välilehdellä. Täällä määrität, kuinka kauan mennyt kuukausi pysyy avoimena, jotta työntekijät voivat luoda uusia / muokata tehtyjä tuntikirjauksia. Voit myös avata lukitun kauden manuaalisesti yhdeksi päiväksi, jos sinun täytyy tehdä muutoksia jo suljettuun kauteen.
c) Työaikakalenterit
Osio saatavilla Työajanseuranta-välilehdellä, mutta joitakin näistä asetuksista voidaan ohittaa yksittäisille käyttäjille heidän käyttäjän muokkausnäkymässään.
Työaikakalenterit määrittävät työntekijöiden odotetut työtunnit, ja nämä asetukset ovat siksi keskeisiä jokaisen työntekijän kokonaissaldolle.
Toteutuneet (työntekijän tekemät tuntikirjaukset) − odotetut (tässä osiossa tai käyttäjätasolla määritetty työaika) = Kokonaissaldo
Määritä nämä asetukset Työajanseuranta-välilehdellä (yritystason asetukset):
Työviikon pituus tunneissa: Viikon normaalit työtunnit.
Suomi: 37,5 tuntia (7,5 h/pv)
Ruotsi: 40 tuntia (8 h/pv)
Työpäivät: Valitse, mitkä viikonpäivät ovat työpäiviä (oletuksena maanantai–perjantai).
Aikavyöhyke: Valitse aikavyöhyke, jolla tuntikirjaukset tehdään. Suosituksena on valita aikavyöhyke, jolla suurin osa työntekijöistä työskentelee.
Työpäivän oletettu aloitusaika: Tyypillinen aloitusaika tuntikirjauksille (käytetään lomakkeen esitäyttöön).
Oletustauko (minuutteja): Vakiotauon kesto minuutteina (esim lounastauko) (käytetään lomakkeen esitäyttöön).
Joitakin näistä asetuksista voidaan ohittaa käyttäjän muokkausnäkymässä. Klikkaa Käyttäjät päävalikosta ==> kynäikoni kyseisen käyttäjän rivillä:
Työaika-%: 100 %, 75 %, 50 % jne. 100 % on vakio, koska se vastaa yritysasetuksia (ks. yllä Työviikon pituus tunneissa).
Työpäivät: Voidaan muuttaa yrityksen oletuksesta (ma–pe) esim. maanantaista torstaihin.
Työaikaryhmät
Ei vielä saatavilla Työajanseuranta-välilehdellä. Lue alla, mitä työaikaryhmälle voidaan määrittää, ja ota sitten yhteyttä Bezalan tukeen antaen tarvittavat tiedot kustakin luotavasta työaikaryhmästä.
Käytä työaikaryhmiä, kun sinulla on työntekijöitä erilaisilla työjärjestelyillä, esimerkiksi:
Työntekijät eri maissa (ruotsalaiset työntekijät suomalaisessa yrityksessä)
Eri oikeushenkilöt
Eri työehtosopimukset
Kullakin työaikaryhmällä voi olla omat:
Viikoittaiset työtunnit
Lomapäivät ja lomavuoden alkamispäivä
Työaikatyypit (säännöllinen työ, päivystystyö, matkustus, porrastettu, koulutus työpaikalla)
Pitkän poissaolon tyypit
Poissaolojen hyväksyntäasetukset
Saldotuntien ja ylityön asetukset (ks. lisätiedot alta)
Palkanlaskennan aikavyöhyke
Käyttäjät liitetään työaikaryhmään heidän käyttäjäasetuksissaan.
d) Loma-asetukset
Osio saatavilla Työajanseuranta-välilehdellä, mutta joitakin näistä asetuksista voidaan ohittaa yksittäisille käyttäjille heidän käyttäjän muokkausnäkymässään.
Lomapäivät per vuosi: Työntekijöiden vuosittaisten lomapäivien määrä (esim. 25 Suomessa).
Lomavuosi alkaa: Milloin lomavuosi alkaa (esim. 1. huhtikuuta Suomessa).
Salli kertymättömien lomien pyytäminen: Jos käytössä, työntekijät voivat pyytää enemmän lomapäiviä kuin heille on kertynyt. Hyödyllinen, kun työntekijät haluavat varata lomaa etukäteen.
Huom. Käyttäjän muokkausnäkymässä on mahdollista määrittää tietylle käyttäjälle henkilökohtainen lomapäiväsaldo. Määritä päivämäärä, josta alkaen lomapäiväsaldo on voimassa, sekä käytettävissä olevien lomapäivien määrä. Klikkaa valintamerkkiä tallentaaksesi lomapäiväkorjauksen. Näyttökaappauksessa valintamerkki (turkoosilla merkattu alhaalla) ei ole vielä klikattu.
e) Poissaolotyypit ja hyväksyntä
Osio saatavilla Työajanseuranta-välilehdellä, mutta käyttäjän hyväksyjän nimi on määritettävä käyttäjän muokkausnäkymässä.
Määritä hyväksyntävaatimukset lomille ja sairauspoissaoloille:
Lomat: Hyväksyntävaihtoehdot:
Ei hyväksyntää: Hyväksytään automaattisesti ja välittömästi.
Käyttäjän hyväksyjä: Hyväksyy työntekijän nimetty hyväksyjä. Tämä tarkoittaa, että hyväksyjä on sama käyttäjä kuin käyttäjän muokkausnäkymässä määritetty hyväksyjä.
Erikseen määritellyt hyväksyjät: Valitut käyttäjät hyväksyvät (esim. HR-tiimi). Jos tämä valitaan pudotusvalikosta, näkyviin tulee uusi "Hyväksyjät"-kenttä, jossa voit valita tietyt hyväksyjät.
Huom. Hyväksymättömät lomat hyväksytään automaattisesti, kun loman alkamispäivä koittaa.
Sairauspoissaolot: Määritä hyväksyntä samalla tavalla kuin lomille. Tyypillisesti määritetään palkanlaskentatiimin jäsenille.
f) Pitkä poissaolo
Osio saatavilla Työajanseuranta-välilehdellä.
Luo mukautettuja poissaolotyyppejä organisaatiollesi:
Klikkaa "Lisää pitkä poissaolo"
Syötä nimi (esim. "Vanhempainvapaa", "Hoitovapaa", "Palkaton vapaa")
Tallenna määrittääksesi hyväksyntäasetukset
Valitse hyväksyntätyyppi (ja hyväksyjät, jos Erikseen määritellyt hyväksyjät)
Klikkaa Tallenna uudelleen.
Huom. Et voi poistaa poissaolotyyppiä, jos työntekijöillä on jo käyttäneet sen tyyppisiä poissaoloja.
Saldotunnit ja ylityö
Saldotunteihin liittyviä käyttäjätason muutoksia voi tehdä käyttöliittymässä, muihin asetuksiin tulee ottaa yhteyttä Bezalan tukeen työaikaryhmäasetusten osalta.
Saldotunnit (työaikaryhmä- tai käyttäjätaso):
Käytössä oletuksena. Mahdollistaa ylimääräisten tuntien kerryttämisen vapaana.
Voidaan poistaa käytöstä "Piilota tuntisaldo" -asetuksella käyttäjän muokkausnäkymässä. Muista lopuksi klikata "Tallenna".
Palkalliset ylityötunnit (vain työaikaryhmätaso):
Poissa käytöstä oletuksena.
Aktivoi "Salli palkalliset ylityötunnit" -asetuksella.
Kun aktivoitu, työntekijät valitsevat saldotuntien tai palkallisten ylityötuntien välillä ylimääräisistä tunneista.
Työntekijöiden tuntikirjausten ja poissaolojen tarkastelu
Asetusten ylläpitäjät ja kirjanpitäjät voivat tarkastella kaikkien työntekijöiden tuntikirjauksia ja poissaoloja. Hyväksyjät näkevät hyväksymisvastuullaan olevien käyttäjien kirjaukset. Suodata työntekijän, aikavälin, projektin tai tilan mukaan.
Klikkaa "Työajanseuranta" päävalikossa.
Klikkaa "Työaika"/"Projektitunnit"-välilehteä nähdäksesi tuntikirjaukset. Poissaolot-välilehti poissaoloille.
Suodata työntekijän, aikavälin, projektin ja/tai selitteen mukaan.
Listassa näet työntekijän tekemät yksittäiset tuntikirjaukset/poissaolot.
Työaika/Projektitunnit-välilehdellä:
Tuntisaldo: näyttää nykyisen kokonaissaldon (tunnit–työaika)
Negatiivinen: Tarkoittaa, että työntekijä on velkaa työaikaa työnantajalle
Positiivinen: Saldo on käytettävissä saldotunteina työntekijälle
Työaikakalenterinäkymä: Klikkaa nuolta Päivän tuntisaldon vierellä. Aika on kirjattu muotoon HH:MM (H = tunti, M = minuutti).
Esimerkissä alhaalla 5.2 päivän saldo on tunnit (eli tunnit jota työntekijä on tehnyt): 07:45, työaika (eli työntekijän määritetty työaika):07:45. 5.2. saldo on sen takia: 07:45-07:30 = 0:15
Palkanlaskentaintegraatio
Palkanlaskentaan raportoituja poissaoloja ei voi päivittää tai poistaa. Poissaolot raportoidaan palkanlaskentaan tyypillisesti seuraavan kuukauden aikana.
Arkipyhät
Arkipyhät määräytyvät työntekijän maa-asetusten perusteella. Arkipyhäpäivinä työntekijöiden ei odoteta työskentelevän, eikä näitä päiviä lasketa lomapäiviksi. Jos tarvitset muita asetuksia kuin maasi oletusasetukset, ota yhteyttä Bezalan tukeen.
Käyttäjätason asetukset (käyttäjän muokkausnäkymä)
Yksittäisten työntekijöiden asetukset voivat ohittaa yrityksen oletusasetukset:
Työtunnit-%: Aseta, jos työntekijä työskentelee osa-aikaisesti (vaikuttaa lomalaskentaan)
Työpäivät: Ohita yrityksen oletustyöpäivät
Piilota tuntisaldo: Voidaan poistaa käytöstä yksittäisiltä käyttäjiltä (jos käytössä ryhmätasolla)
Saldokorjauksia:
Lomasaldoa
Työaikaa: Jos työtuntisaldo tuodaan toisesta järjestelmästä
Joitakin Työajanseurannan asetuksia määritetään myös käyttäjän muokkausnäkymässä:
Työaikaryhmä: Käyttäjä voidaan liittää tiettyyn työaikaryhmään valitsemalla se pudotusvalikosta. Luodaksesi vaihtoehtoja pudotusvalikkoon ota yhteyttä Bezalan tukeen.
Käyttäjän hyväksyjä: Jos poissaolot hyväksyy käyttäjän hyväksyjä, tietty käyttäjän hyväksyjä asetetaan tässä. Lue lisää täältä.
Maakohtaisia oletussääntöjä
Suomi:
Normaali työviikko: 37,5 tuntia
Oletuslomaantioikeus: 25 päivää
Lomavuosi alkaa tyypillisesti 1. huhtikuuta
Jotkin työehtosopimukset sisältävät "Pekkaset" (ylimääräiset lyhennysvapaapäivät 8h vs 7,5h työpäivien vuoksi)
Ruotsi:
Normaali työviikko: 40 tuntia
Erilaiset työehtosopimukset voivat tarjota ylimääräisiä loma- tai lyhennysvapaapäiviä
UKK
Miten asetan eri säännöt eri maissa oleville työntekijöille?
Luo työaikaryhmät kullekin maalle niiden omilla työaikakalenterin asetuksilla. Mieti, mitä arvoja haluat kullekin ryhmälle, ja ota yhteyttä Bezalan tukeen luodaksesi nämä työaikaryhmät.
Voinko muuttaa oletustyötunteja?
Kyllä, päivitä "Työviikon pituus tunneissa" Työajanseurannan asetuksissa tai luo työaikaryhmiä, joilla on eri asetukset.
Miten otan käyttöön palkalliset ylityötunnit saldotuntien sijaan?
Palkalliset ylityötunnit määritetään työaikaryhmätasolla. Ota yhteyttä Bezalan tukeen luodaksesi työaikaryhmät.
Mitä työaikatyyppejä on saatavilla?
Säännöllinen työ, Päivystystyö, Matkustus, Koulutus työpaikalla ja Porrastettu. Tyypit voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä työaikaryhmäkohtaisesti. Säännöllinen työ -tyyppiä ei voi poistaa käytöstä.
Miten liitän käyttäjät työaikaryhmiin?
Valitse työaikaryhmä käyttäjän muokkausnäkymässä ja klikkaa Tallenna oikeassa alakulmassa. Jos et löydä työaikaryhmää listalta, kirjaa ylös uuden työaikaryhmän arvot ja toimita ne Bezalan tukitiimille, jotta uusi työaikaryhmä voidaan luoda.