Siirry pääsisältöön

Tuntikirjausten tekeminen “Työajanseuranta”-osiossa

Tämä ohje selittää, miten lisäät/kirjaat päivittäiset työtuntisi Bezalassa, mukaan lukien erilaiset kirjaustyypit, tauot ja saldon laskenta.

J
Tekijä: Julia Winberg

1. Kirjaustyypit

Bezala tukee kahta erilaista kirjaustyyppiä:

Tuntikirjaukset: Kirjaa työpäivän alku- ja loppuajat. Yleisimmin käytössä perustyöajan seurannassa.(Lue enemmän alla jakso 2).

Projektitunnit: Seuraa tiettyihin tehtäviin ja projekteihin käytettyä aikaa. Yleisesti käytössä konsulttiyrityksillä asiakkaiden laskutusta varten.(Lue enemmän alla jakso 3).

2. Tuntikirjauksen luominen

Kirjaa työtuntisi:

  1. Siirry Tuntikirjaukset-välilehteen.

  2. Klikkaa "Uusi tuntikirjaus"

  3. Täytä vaaditut kentät:

    1. Päivämäärä: oletusasetuksena on tämän päivän päivämäärä

    2. Alku: Milloin aloitit työskentelyn, kellonaika muotoon HH:MM, missä H on tunti ja M on minuutti.

    3. Loppu: Milloin lopetit työskentelyn (kellonaika muotoon HH:MM)

    4. Tauot: Taukojen kokonaiskesto (esim. lounastauko, HH:MM muotoon)

    5. Tyyppi: Säännöllinen työ (oletusvalittu), Päivystys, Matka, Koulutus tai Porrastettu

    6. Selite: (valinnainen) Muistiinpanot työstäsi.

  4. Muista lopuksi klikata "Luo"-painiketta.

Vinkki: Jos yrityksesi on määrittänyt oletusasetukset, lomake voi olla esitäytetty tavanomaisella alku- ja loppuajoilla ja taukojen kestolla.

Huomaa, että "Nettotyötunnit" lasketaan automaattisesti kohdissa b) alku, c) loppu ja d) tauot asetettujen arvojen perusteella.

2.1. Tuntikirjausten tyypit

Yrityksen asetusten mukaan saatat nähdä erilaisia kirjaustyyppejä:

  • Säännöllinen työ: Tavanomaiset työtunnit (aina saatavilla)

  • Päivystystyö: Päivystykseen käytetty aika

  • Matkustus: Työmatka-aika

  • Koulutus työpaikalla: Työpaikkakoulutus tai täydennyskoulutus

  • Porrastettu: Siirretyt työtunnit

3. Projektituntien luominen

Siirry projektitunnit-osioon ja klikkaa “Uusi tuntikirjaus” oikeassa alakulmassa:

  1. Valitse Projekti (pakollinen)

  2. Valitse Tehtävä (pakollinen), jos et löydä haluamasi tehtävää, se voi olla jonkun muun projektin alla (kysy sinun talous/palkka/HR-tiimiltä minkä projektin alla se on).

    1. Tehtävän muistiinpanot: tässä voit lukea teidän ohjeita tämän tehtävään suhteen, eli varmista, että laitat työsi oikean tehtävän alle.

  3. Syötä Päivämäärä (pakollinen)

  4. Lisää Selite (pakollinen)

  5. Syötä toteutuneet tunnit (pakollinen): ilmoita aika muodossa HH:MM, jossa aika kertoo kuinka kauan olet työskennellyt; esimerkiksi 07:15 tarkoittaa 7 tuntia ja 15 minuuttia. Voit myös ilmoittaa ajan desimaalimuodossa, joten 7,25 tai 7.25 tarkoittaa tällöin 7 tuntia ja 15 minuuttia.

  6. Voit halutessasi syöttää Laskutettavat minuutit, jos ne poikkeavat työskenneistä tunnista. (Jos tämä kenttä ei löydy projektituntikirjauksessa, voit olla yhteydessä oman talous/palkkatiimille ja sanoa että tehtävä x tarvitsee laskutettava kenttä).

  7. Muista lopuksi klikata "Uusi tuntikirjaus"-painiketta.

4. Tuntisaldon ymmärtäminen

Tuntisaldosi näyttää eron tehtyjen ja vaadittujen tuntien välillä:

  • Positiivinen saldo: Olet tehnyt enemmän kuin vaaditut tunnit (käytettävissä oleva liukuma-aika)

  • Negatiivinen saldo: Olet tehnyt vähemmän kuin vaaditut tunnit (velkaa olevia tunteja)

  • Nollasaldo: Tehdyt tunnit vastaavat vaatimusta

Saldonäkymä näyttää:

  1. Saldonäkymä näkyy sekä Projektitunnit- että Tuntikirjaukset-näkymässä.

    1. Tuntikirjaukset: tuntisaldon nimi on ...tuntia plustuntisaldoa/miinustuntisaldoa (3b. kuvassa 1a).

    2. Projektitunnit: tuntisaldon nimi on Tuntisaldo (3b. kuvassa 1b).

  2. Päivän tunnit ja saldo näkyvät selkeimmin työaikakalenterissa

    1. Projektitunnit-näkymässä täytyy klikata nuolta nähdäkseen työaikakalenterin (2a. kuvassa 1b).

    2. Työaika: eli tehdyt tunnit

    3. Suunniteltu työaika (pakollinen työaika)

    4. Päivittäinen saldo

    5. Palkalliset ylityötunnit (jos palkalliset ylityötunnit on valittu saldotuntien sijaan, mikä ei kasvata saldoa, ks. kohta 4.1).

  3. a) Tunnit yhteensä ja b) Tuntisaldo.

  4. Teoreettinen laskutusaste (näkyy vain Projektitunnit-näkymässä).

4.1. Saldotunnit ja ylityö

1) Saldotunnit (oletuksena käytössä): Ylimääräiset työtunnit voidaan pitää vapaana myöhemmin. Positiivinen saldosi edustaa käytettävissä olevaa liukuma-aikaa.

2) Palkalliset ylityötunnit (jos käytössä): Kun luot tuntikirjausta ylityötunneilla, voit valita saldotuntien korvauksen tai palkallisten ylityötuntien välillä.

3) Jos molemmat vaihtoehdot ovat käytettävissä ja teet ylityötä (esim. 9 tuntia 8 tunnin työpäivänä), sinua pyydetään valitsemaan haluamasi korvausmenetelmä. Näyttökaappauksessa yllä näkyy, että palkalliset ylityötunnit on valittu.

5. Kirjausten muokkaaminen ja poistaminen

Voit 1) muokata (keltainen kynäkuvake) tai 2) poistaa tuntikirjauksiasi (punainen roskakorikuvake), ellei niitä ole:

  • Laskutettu: Kirjaus on laskutettu asiakkaalta

  • Raportoitu palkkahallintoon: Kirjaus on sisällytetty palkkahallintoon

3) Lukitut kirjaukset näyttävät vain silmäkuvakkeen, eikä niitä voi muokata tai poistaa:

Tämä tarkoittaa, että tuntikirjaus on jo lähetetty Bezalasta toiseen järjestelmään (esim. palkkalaskenta- tai laskutusjärjestelmään). Jos tarvitsette poistaa lukittu kirjaus tehkää näin:

  • Teidän yrityksen pääkäyttäjä lähettää meidän asiakaspalveluun [email protected] sähköpostin joka sisältää seuraavat tiedot:

    • Haluan poistaa seuraavan tuntikirjauksen Bezalasta:

      • Käyttäjä

      • Päivämäärä (jos samalla käyttäjällä on monta kirjauksia samalla päivämäärällä, kerro mitkä haluat poistaa/jos haluat poistaa kaikki).

  • Muista poistaa sama tuntikirjaus toisesta järjestelmästä.

6. Käyttöoikeudet

  • Kaikki käyttäjät voivat tarkastella ja muokata omia tuntikirjauksiaan

  • Hyväksyjät näkevät hyväksyttäviensä käyttäjien kirjaukset

  • Kustannuspaikkojen esihenkilöt näkevät kustannuspaikkansa tehtävien kirjaukset

  • Asetusten ylläpitäjät ja kirjanpitäjät näkevät kaikki yrityksen kirjaukset

7. Projektituntien tuntikirjausten kopioiminen

Voit nopeasti luoda samankaltaisia kirjauksia kopioimalla olemassa olevia projektituntien tuntikirjauksia. Voit kopioida kirjauksia, vaikka ne olisi jo laskutettu. Suosittelemme tekemään tämän mobiilisovelluksessa.

7.1. Mobiilisovellus:

  1. Avaa sovellus ja klikkaa päävalikon kuvaketta vasemmassa yläkulmassa.

  2. Klikkaa "Projektitunnit".

  3. Tuntikirjausten listassa pidä sormeasi painettuna sen tuntikirjauksen päällä, jonka haluat kopioida.

  4. Klikkaa "Kopioi uusiksi..." vasemmassa alakulmassa.

  5. Muuta tarvittavat tiedot – yleensä vähintään tuntikirjauksen päivämäärä.

  6. Klikkaa "Tallenna tuntikirja...".

7.2. Selainversio:

  1. Siirry päävalikossa kohtaan Työajanseuranta ==> Projektitunnit-välilehti.

  2. Klikkaa "+" -painiketta sen tuntikirjauksen rivillä, jonka haluat kopioida. Toiminto kopioi projektin, tehtävän ja päivämäärän. Täytä tunnit ja selite, vaihda pvm tarvittaessa.

  3. Klikkaa lopuksi "Uusi tuntikirjaus" tallentaaksesi uuden tuntikirjauksen.

8. Voit varmistaa, etteivät työntekijät voi syöttää väärää työajanseurannan lajia

Useimmiten työajanseuranta seurataan tuntikirjauksilla TAI projektitunnilla. Asetusten ylläpitäjä roolin oikeuksilla voi piilottaa ei käytetty vaihtoehto näin:

  1. Päävalikko ==> Asetukset

  2. Perusasetukset-välilehti

  3. Työajanseurantaominaisuudet-osio: klikkaa pois valintaruutu mitä yritys ei käytä. Kannattaa pitää "Poissaolot"-valintaruutu merkattuna, koska se mahdollistaa työntekijän poissaolon pyytämistä ja seurata käyttäjän liukumasaldoa. Lue lisää poissaoloista.

    1. Projektitunnit + Poissaolot.

    2. Tuntikirjaukset + Poissaolot.

X. UKK

Millä aikavyöhykkeellä kirjaukseni tallennetaan?

Syötä ajat oman aikavyöhykkeesi mukaan. Järjestelmä muuntaa ne automaattisesti yrityksesi palkanlaskennan aikavyöhykkeelle.

Miksi en näe tiettyjä projekteja tai tehtäviä?

Näet vain ne projektit ja tehtävät, joihin sinut on lisätty. Ota yhteyttä asetusten ylläpitäjään, jos tarvitset pääsyn lisäprojekteihin.

Miten korjaan virheellisen tuntikirjauksen?

Etsi kirjaus Projektitunnit-listasta ja klikkaa sitä muokataksesi. Palkanlaskentaan raportoituja kirjauksia ei voi muokata.

Tuntikirjaukseni menevät päällekkäin ja saan virheilmoituksen. Mitä teen?

Tuntikirjaukset eivät voi olla päällekkäisiä. Muokkaa aiemman kirjauksen lopetusaikaa tai myöhemmän kirjauksen aloitusaikaa.

Mistä näen tuntisaldoni?

Nykyinen tuntisaldosi näkyy Tuntikirjaukset/Projektitunnit-välilehdellä (eli siellä missä normaalisesti kirjoitat työtuntisi). Se päivittyy sitä mukaa kun lisäät kirjauksia.

Mitä työaikatyypit tarkoittavat?

Säännöllinen työ = normaalit työtunnit, Päivystystyö = varallaolo, Matkustus = työmatka-aika, Koulutus työpaikalla = työpaikkakoulutus, Porrastettu = siirretyt tunnit. Yrityksesi saattaa olla poistanut käytöstä joitakin tyyppejä.

Miksi en voi valita "Palkalliset ylityötunnit"?

Tämä ominaisuus ei löydy projektituntikirjauksissa. Jos teet kirjauksen tuntikirjauksiin, mutta vaihtoehto "Palkalliset ylityötunnit" ei näy (katso yllä oleva kohta 4.1 ja näyttökaappaus), se voi johtua seuraavista syistä:

  1. Teillä ei ole palkalliset ylityötunnit asetettuna. Kysy omalta palkka- tai taloustiimiltä, onko palkalliset ylityötunnit määritetty käyttöön.

  2. Tuntikirjauksesi ei ylitä ylityöasetuksia. Esimerkiksi palkallinen ylityö voi alkaa vasta 1 tunnin ylityön jälkeen, tai ylityö lasketaan viikoittain eikä päivittäin.
    Kysy omalta palkka- tai taloustiimiltä, mikä on teidän käytäntönne palkallisten ylityötuntien osalta.

  3. Et kuulu oikeaan työaikaryhmään. Kerro talous- tai palkkatiimille, että sinulla pitäisi olla oikeus palkallisiin ylityötunteihin, ja että sinut tulee liittää oikeaan työaikaryhmään.

Kysy siis omalta palkka- tai taloustiimiltä edellä mainitut kohdat 1–3 ja varmista, että sinulla on oikeus palkallisiin ylityötunteihin ja että tuntikirjauksesi täyttävät sovellettavien säännösten vaatimukset.

Miksi en voi valita laskutettavat minuutit?

Katso myös yllä oleva jakso 3 kohta 6. Tehtävä, jonka olet valinnut, ei ole laskutettava, minkä vuoksi et voi valita laskutettavia minuutteja.

Kysy omalta palkka- tai taloustiimiltä, pitäisikö valitsemasi tehtävä olla laskutettava.
Jos vastaus on kyllä, heidän tulee muokata tehtävän asetuksia siten, että tehtävä on laskutettavissa.

Aiheeseen liittyvät artikkelit
Vastasiko tämä kysymykseesi?