Kirjaustyypit
Bezala tukee kahta erilaista kirjaustyyppiä:
Tuntikirjaukset: Kirjaa työpäivän alku- ja loppumisajat. Yleisimmin käytössä perustyöajan seurannassa.
Projektitunnit: Seuraa tiettyihin tehtäviin ja projekteihin käytettyä aikaa. Yleisesti käytössä konsulttiyrityksillä asiakkaiden laskutusta varten.
Tuntikirjauksen luominen
Kirjaa työtuntisi:
Siirry Tuntikirjaukset-välilehteen.
Klikkaa "Uusi tuntikirjaus"
Täytä vaaditut kentät:
Alkamisaika: Milloin aloitit työskentelyn
Päättymisaika: Milloin lopetit työskentelyn
Tauot: Taukojen kokonaiskesto (esim. lounastauko)
Tyyppi: Tavallinen, Päivystys, Matka, Koulutus tai Porrastettu
Selite: (valinnainen) Muistiinpanot työstäsi
Vinkki: Jos yrityksesi on määrittänyt oletusasetukset, lomake voi olla esitäytetty tavanomaisella alkamisajallasi ja taukojen kestolla.
Tuntikirjausten tyypit
Yrityksen asetusten mukaan saatat nähdä erilaisia kirjaustyyppejä:
Tavallinen: Tavanomaiset työtunnit (aina saatavilla)
Päivystys: Päivystykseen käytetty aika
Matka: Työmatka-aika
Koulutus: Työpaikkakoulutus tai täydennyskoulutus
Porrastettu: Siirretyt työtunnit
Projektituntien luominen
Siirry projektitunnit-osioon ja klikkaa “Uusi tuntikirjaus”:
Valitse Tehtävä (pakollinen) - tämä yhdistää projektiin/kustannuspaikkaan
Syötä Päivämäärä (pakollinen)
Lisää Selite (pakollinen)
Syötä työstetyt Minuutit (pakollinen)
Voit halutessasi syöttää Laskutettavat minuutit, jos ne poikkeavat työskenneistä tunnista
Tuntisaldon ymmärtäminen
Tuntisaldosi näyttää eron tehtyjen ja vaadittujen tuntien välillä:
Positiivinen saldo: Olet tehnyt enemmän kuin vaaditut tunnit (käytettävissä oleva liukuma-aika)
Negatiivinen saldo: Olet tehnyt vähemmän kuin vaaditut tunnit (velkaa olevia tunteja)
Nollasaldo: Tehdyt tunnit vastaavat vaatimusta
Saldonäkymä näyttää:
Tämän päivän tunnit ja saldon
Tunnit ja saldo yhteensä
Päivittäisen erittelyn käyttöasteen kanssa
Saldotunnit ja ylityö
Saldotunnit (oletuksena käytössä): Ylimääräiset työtunnit voidaan pitää vapaana myöhemmin. Positiivinen saldosi edustaa käytettävissä olevaa liukuma-aikaa.
Palkalliset ylityötunnit (jos käytössä): Kun luot kirjausta ylityötunneilla, voit valita saldotuntien korvauksen tai palkallisten ylityötuntien välillä.
Jos molemmat vaihtoehdot ovat käytettävissä ja teet ylityötä (esim. 9 tuntia 8 tunnin työpäivänä), sinua pyydetään valitsemaan haluamasi korvausmenetelmä.
Kirjausten muokkaaminen ja poistaminen
Voit muokata tai poistaa tuntikirjauksiasi, ellei niitä ole:
Laskutettu: Kirjaus on laskutettu asiakkaalta
Raportoitu palkkahallintoon: Kirjaus on sisällytetty palkkahallintoon
Lukitut kirjaukset näyttävät lukkokuvakkeen, eikä niitä voi muokata.
Käyttöoikeudet
Kaikki käyttäjät voivat tarkastella ja muokata omia tuntikirjauksiaan
Hyväksyjät näkevät hyväksyttäviensä käyttäjien kirjaukset
Kustannuspaikkojen esimiehet näkevät kustannuspaikkansa tehtävien kirjaukset
Asetusten ylläpitäjät ja kirjanpitäjät näkevät kaikki yrityksen kirjaukset
Projektituntien tuntikirjausten kopioiminen
Voit nopeasti luoda samankaltaisia kirjauksia kopioimalla olemassa olevia projektituntien tuntikirjauksia. Voit kopioida kirjauksia, vaikka ne olisi jo laskutettu. Suosittelemme tekemään tämän mobiilisovelluksessa.
Mobiilisovellus:
Avaa sovellus ja klikkaa päävalikon kuvaketta vasemmassa yläkulmassa.
Klikkaa "Projektitunnit".
Tuntikirjausten listassa pidä sormeasi painettuna sen tuntikirjauksen päällä, jonka haluat kopioida.
Klikkaa "Kopioi uusiksi..." vasemmassa alakulmassa.
Muuta tarvittavat tiedot – yleensä vähintään tuntikirjauksen päivämäärä.
Klikkaa "Tallenna tuntikirja...".
Selainversio:
Siirry päävalikossa kohtaan Työajanseuranta ==> Projektitunnit-välilehti.
Klikkaa "+" -painiketta sen tuntikirjauksen rivillä, jonka haluat kopioida. Toiminto kopioi projektin, tehtävän ja päivämäärän. Täytä tunnit ja selite, vaihda pvm tarvittaessa.
Klikkaa lopuksi "Uusi tuntikirjaus" tallentaaksesi uuden tuntikirjauksen.
Voit varmistaa, etteivät työntekijät voi syöttää väärää työajanseurannan lajia
Useimmiten työajanseuranta seurataan tuntikirjauksilla TAI projektitunnilla. Asetusten ylläpitäjä roolin oikeuksilla voi piilottaa ei käytetty vaihtoehto näin:
Päävalikko ==> Asetukset
Perusasetukset-välilehti
Työajanseurantaominaisuudet-osio: klikkaa pois valintaruutu mitä yritys ei käytä. Kannattaa pitää "Poissaolot"-valintaruutu merkattuna, koska se mahdollistaa työntekijän poissaolon pyytämistä. Lue lisää poissaoloista.
UKK
Millä aikavyöhykkeellä kirjaukseni tallennetaan?
Syötä ajat oman aikavyöhykkeesi mukaan. Järjestelmä muuntaa ne automaattisesti yrityksesi palkanlaskennan aikavyöhykkeelle.
Miksi en näe tiettyjä projekteja tai tehtäviä?
Näet vain ne projektit ja tehtävät, joihin sinut on lisätty. Ota yhteyttä asetusten ylläpitäjään, jos tarvitset pääsyn lisäprojekteihin.
Miten korjaan virheellisen tuntikirjauksen?
Etsi kirjaus Projektitunnit-listasta ja klikkaa sitä muokataksesi. Palkanlaskentaan raportoituja kirjauksia ei voi muokata.
Tuntikirjaukseni menevät päällekkäin ja saan virheilmoituksen. Mitä teen?
Tuntikirjaukset eivät voi olla päällekkäisiä. Muokkaa aiemman kirjauksen lopetusaikaa tai myöhemmän kirjauksen aloitusaikaa.
Mistä näen tuntisaldoni?
Nykyinen tuntisaldosi näkyy Tuntikirjaukset/Projektitunnit-välilehdellä (eli siellä missä normaalisesti kirjoitat työtuntisi). Se päivittyy sitä mukaa kun lisäät kirjauksia.
Mitä työaikatyypit tarkoittavat?
Säännöllinen työ = normaalit työtunnit, Päivystystyö = varallaolo, Matkustus = työmatka-aika, Koulutus työpaikalla = työpaikkakoulutus, Porrastettu = siirretyt tunnit. Yrityksesi saattaa olla poistanut käytöstä joitakin tyyppejä.