Johdanto
Excel-tuonnin käyttäminen edellyttää vähintään asetusten ylläpitäjän roolia ja se tehdään Bezalan selainversiossa.
Excel-tuonnilla voit:
Lisätä tietoja
Muokata tietoja
Mutta et voi poistaa tietoja
Voit poistaa tietoja manuaalisesti klikkaamalla punaista roskakorikuvaketta kyseisellä sivulla selainversiossa.
Excel-tuonnin yleiset säännöt
Excelin tulee olla tietyssä taulukkopohjassa.
Lataa pohja klikkaamalla "Lataa taulukko tietokoneellesi" kyseisellä sivulla (sivu riippuu siitä, mitä tietoja haluat tuoda).
Älä muuta seuraavat asiat taulukkopohjassa:
Sarakkeiden järjestys.
Sarakkeiden otsikot.
Muista:
Täytä tiedot oikeassa muodossa (katso tarkemmin alta).
Täytä pakollisten sarakkeiden solutiedot (katso tarkemmin alta).
Tallenna täytetty excel laitteellesi helposti löydettävään paikkaan.
Klikkaa lopuksi "Lataa taulukko järjestelmään" ja valitse tallentamasi excel-tiedosto.
Seuraavat tiedot voit tuoda Bezalaan excelin avulla:
Käyttäjät:
Asiankuuluva sivu: Päävalikko ==> Käyttäjät
Tilit:
Asiankuuluva sivu: Päävalikko ==> Tilikartta
Laskentakohteet:
Asiankuuluva sivu: Päävalikko ==> Laskentakohteet
Tiliöintisäännöt:
Asiankuuluva sivu: Päävalikko ==> Automaatio ==> Tiliöintisäännöt-välilehti
1. Käyttäjien tuominen Excelillä
Pohjan löydät klikkaamalla "Päävalikko"-kuvaketta vasemmasta yläkulmasta ==> Käyttäjät ==> "Lataa taulukko tietokoneellesi" vasemmasta alakulmasta.
Olemme koonneet tiedot tähän taulukkoon näyttääksemme, miten Excel-malli täytetään. Taulukossa sarakeotsikot esitetään riveinä yhdessä sarakkeessa verkkosivun rajoitusten vuoksi.
Taulukon kolmannessa sarakkeessa on merkintä ja tässä on niiden selitykset:
P = Pakollinen
S = Suositeltu. Suosittelemme täyttämään tämän sarakkeen, jotta Bezalan toiminnot sujuvat paremmin.
K = Käyttäjä voi täyttää tiedot itse käyttäjäprofiilissaan.
E = Ei tarpeellinen
S tai K = Suosittelemme asetusten ylläpitäjää täyttämään tiedon, jos se on tiedossa, mutta voidaan delegoida käyttäjälle, jos tieto on tuntematon tai tarpeellista.
# = Jos käyttäjän sähköpostilla on pääsy useisiin Bezala-ympäristöihin, tietoja (IBAN, BIC, SSN) ei voi lisätä Excel-tuonnilla, vaan käyttäjä voi lisätä/muokata niitä vain omassa käyttäjäprofiilissaan.
Sarakkeen otsikko Excelissä | Hyväksytty solumuoto lihavoituna | Kommentti |
User Email | etunimi.sukunimi@yrityssahkoposti Bezalalla yrityssähköposti olisi @bezala.com ja Greenstep Oy olisi @greenstep.fi | P |
User Name | Vapaamuotoinen, suositus: Etunimi Sukunimi tai Sukunimi Etunimi | S tai K |
External ID | 1234 – varmista, että numero vastaa HR-järjestelmän ID-numeroa. Käytä, jos yrityksellä on HR-integraatio (Mepco, Sympa, Hogia tai muu). | S |
User Language | Arvo pitää olla englanniksi, kirjainten tulee olla isoja ja jokin seuraavista: ENGLISH, FINNISH, SWEDISH. Yrityksen kieli on oletuksena. Käyttäjä voi helposti vaihtaa tätä itse. | K |
User Role | Arvo pitää olla englanniksi, kirjainten tulee olla isoja ja yksi tai yhdistelmä (eroteltuna ainoastaan pilkulla) seuraavista: EMPLOYEE, MANAGER, ACCOUNTANT, APPROVER, BETA_TESTER. Oletuksena on EMPLOYEE (työntekijä), mikä tarkoittaa, että henkilö voi lähettää kuluja Bezalan kautta. Asetusten ylläpitäjä (Manager) voi muokata yrityksen asetuksia, ja kirjanpitäjä (Accountant) näkee kaikki yrityksen kuitit. Älä käytä APPROVER- tai BETA_TESTER-rooleja ennen kuin olet lukenut niistä lisää. | S |
User IBAN* | Suomalaisella pankkitilillä alkaa isolla kirjaimella FI + 16 numeroa, esim. FI0123456789012345 | S tai K, # |
User BIC* | Tämä koodi on pankkikohtainen. Suomalaisen Nordean BIC on NDEAFIHH. Bezala päivittää tämän automaattisesti, jos IBAN-solun arvo on oikein taulukon lataamisen jälkeen. | E, K, # |
User SSN* | Käyttäjän henkilötunnus (HETU). Suomalaisessa muodossa PPKKVV-XXXX ja Ruotsalaisessa muodossa VVKKPP-XXXX. Molemmissa esimerkeissä päivämäärä on syntymäaika ja XXXX on yksilöllinen kullekin henkilölle. | S tai K, # |
Show dimension dropdown on transaction form | Älä käytä, tämä sarake ei ole enää aktiivinen. | E |
User Mileage Category | Ei tarpeellinen, jos kaikki Bezala-ympäristössä käyttävät samaa luokkaa (eli yrityksen oletusta). Yrityksen oletus löytyy: Päävalikko ==> Asetukset ==> Perusasetukset-välilehti ==> Lomakkeet-välilehti ==> Kilometrikorvaukset-osio. Täytä jos käyttäjä ei käytä samaa kategoriaa, esim. Suomi default + 20 snt/km  | E |
User Per Diem Category | Ei tarpeellinen, jos kaikki Bezala-ympäristössä käyttävät samaa luokkaa (eli yrityksen oletusta). Yrityksen oletus löytyy: Päävalikko ==> Asetukset ==> Perusasetukset-välilehti ==> Lomakkeet-välilehti ==> Päivärahat-osio. Täytä jos käyttäjä ei käytä samaa kategoriaa esim. Päivärahakategoria  | E |
Mileage/Per Diem/Foreign country Per Diem accounting code | Ei tarpeellinen, jos käyttäjällä on sama kuin yrityksen oletus. Oletustilit löytyvät Lomakkeet-välilehdeltä. Käytä tileillä olevaa kirjanpidon tilinumeroa, esim. 7880 | E |
User Default Payment Method | Käyttjän oletusmaksutapa. Voi olla hyvä täyttää, jos yrityksessä käytetään yrityskortteja. Tilin nimi voisi olla esim. Yrityskortti tai Johnin yrityskortti. Oltava täsmälleen sama nimi kuin halutun tilin nimi tilikartta sivulla. | E, K |
User Default Account | Ei tarpeellinen. Käyttäjän on helppo täyttää profiilissaan. Oltava täsmälleen sama nimi kuin halutun tilin nimi tilikartta-sivulla, esim. Matkakulut | E, K |
User Default Cost Centers | Hyvä käyttää, jos laskentakohteet eivät ole pakollinen dimensio ja haluat varmistaa, että käyttäjä lähettää kulut oikean laskentakohteen kanssa. Täsmättävä laskentakohteen nimeen/nimiin ja dimensioihin laskentakohteiden sivulla näin: dimensionimi1::: laskentakohdenimi1;;; dimensionimi2:::laskentakohdenimi2, esim. Sijainti::: Helsinki;;; Projekti::: Markkinointi | S, mutta voi olla helpompi täyttää manuaalisesti käyttäjän muokkaus- sivulla |
User Approvers | Käytä hyväksyjän sähköpostiosoitetta. THEN tai OR voidaan käyttää sähköpostiosoitteiden välillä: THEN tarkoittaa, että molemmat hyväksyjät tarvitaan; OR tarkoittaa, että jompikumpi riittää. Lue lisää hyväksyntäkierroista täältä.
user1email THEN user2email OR user3email | S, mutta voi olla helpompi täyttää manuaalisesti käyttäjän muokkaus- sivulla |
Tax % | Käyttäjän voimassa oleva ennakonpidätysprosentti palkkiolomakkeita varten. Oltava joko alle 100 (esim. 25 tarkoittaa 25 %) tai alle 1 (esim. 0.34 tarkoittaa 34 %). Suositus: käyttäjät lisäävät oman verokorttiinsa käyttäjäprofiilissaan. | E, K |
Employment Termination Date | Esim. 2025-01-15. Päivämäärän jälkeen käyttäjä poistetaan automaattisesti yrityksestä. | E |
2. Tilien tuominen Excelilla
Pohjan löydät klikkaamalla "Päävalikko"-kuvaketta vasemmasta yläkulmasta ==> Käyttäjät ==> "Lataa taulukko tietokoneellesi" vasemmasta alakulmasta.
Olemme koonneet tiedot tähän taulukkoon näyttääksemme, miten Excel-malli täytetään. Taulukossa sarakeotsikot esitetään riveinä yhdessä sarakkeessa verkkosivun rajoitusten vuoksi.
Taulukon kolmannen sarakkeen merkinnät:
P = Pakollinen
S = Suositeltu
E = Ei tarpeellinen
Sarakkeen otsikko Excelissä | Hyväksytty solumuoto lihavoituna | Merkintä |
Account code | Tilinumero. Täsmättävä kirjanpito-ohjelmistosi kanssa. Netvisorissa hotellikulujen tilinumero olisi 7820. Varmista, että tämä on oikein – monet erävirheilmoitukset johtuvat virheellisestä tilinumerosta, esim. virheilmoitus: ledger account does not exist. | P |
Name | Täsmättävä kirjanpito-ohjelmiston nimen kanssa, esim. Matkaliput. Varmista, että tämä on oikein – monet kirjanpidon virheet johtuvat tästä. | P |
Type | Tilin tyyppi. Voi olla joko ASSET (maksutapa) tai EXPENSE (kululaji). Esim. tilit nimeltä "Maksettu omilla rahoilla" tai "Yrityskortti" pitäisi olla ASSET) ja kululajitili on ostolaji (esim. useimmat tilit, kuten matkakulut tai toimistotarvikkeet, ovat EXPENSE). | P |
Resources | Jos haluat rajata tilin näkyvyyden vain tietyille henkilöille. Käytä vain tarvittaessa, esim. rajoittaaksesi John Smithin yrityskorttia koskevan maksutavan näkyvyyden vain John Smithille tai hallituksen matkakuluja koskevan kulutilin näkyvyyden vain tietyille henkilöille.
Täytä tähän soluun käyttäjien sähköpostiosoitteet pilkulla eroteltuna, esim. etunimi.sukunimiatcompanyemail.com,john.smithatcompanyemail.com | E, mutta S käyttäjäkohtaisille maksutapatileille |
Default VAT | Ei suositella. Tee ALV-mäppäys yritysasetuksissa. Jokaisen arvon on oltava alle 100, esim. 25,5 % syötetään 25.5 ja 10 % syötetään 10. | E |
Is Deactivated | Oletusarvo on NO (tili on aktiivinen). YES tarkoittaa, että tili on deaktivoitu. Jos kirjanpitoon lähettämisessä tulee virheilmoitus "ledger account inactive", se tarkoittaa, että käyttäjä on käyttänyt deaktivoitua tiliä. | E |
Is Representation | Edustuskulutili. Oletusarvo on NO. Tätä voidaan käyttää vain kululajitileillä ja se pitäisi asettaa arvoon YES edustuskulutileille, jolloin käyttäjien odotetaan täyttävän tapahtumaan osallistuneet henkilöt. | E, mutta S tileille, joille pitäisi asettaa YES |
Show On Receipt Form | Käytetään vain kululajitileillä. Oletusarvo on YES. Voit asettaa arvoon NO tileille, jotka on tarkoitettu vain päiväraha-, kilometrikorvaus- tai palkkiolomakkeille. | E, mutta S tileille, joille pitäisi asettaa NO |
External ID | Ei tarpeellinen. Jos käytät Spreadsheet-integraatiota, koska Bezalalla ei ole suoraa integraatiota kirjanpitojärjestelmääsi, sinun kannattaa tarkistaa, tarvitseeko kirjanpitojärjestelmäsi tileille ulkoisen tunnisteen (external ID). | E |
3. Laskentakohteiden tuominen Excelilla
Pohjan löydät klikkaamalla "Päävalikko"-kuvaketta vasemmasta yläkulmasta ==> "Laskentakohteet" ==> "Lataa taulukko tietokoneellesi" vasemmasta alakulmasta.
Olemme koonneet tiedot tähän taulukkoon näyttääksemme, miten Excel-malli täytetään. Taulukossa sarakeotsikot esitetään riveinä yhdessä sarakkeessa verkkosivun rajoitusten vuoksi.
Taulukon kolmannen sarakkeen merkinnät:
P = Pakollinen
S = Suositeltu
E = Ei tarpeellinen
Sarakkeen otsikko Excelissä | Hyväksytty solumuoto lihavoituna | Merkintä |
Cost Center Name | Pitäisi vastata laskentakohteen nimeä kirjanpitojärjestelmässäsi, esim. Helsinki tai Markkinointi | P |
Cost Center Dimension Name | Tämä on tärkein sarake, koska se merkitsee laskentakohteen dimension (eli luokan). Jokaisen rivin on täsmättävä täsmälleen samaan dimensioon – projekti, Projekti ja projekti1 ovat kaikki eri arvoja. Jos sinulla on useita dimensioita ja haluat, että kuittilomake on looginen (suurin dimensio ==> pienin dimensio), dimensioiden nimet tulee nimetä A–Ö-järjestyksessä. | P |
Cost Center Resources | Ei suositella, mutta voidaan käyttää rajoittamaan laskentakohteen näkyvyyttä. Täytä käyttäjien sähköpostiosoitteet pilkulla eroteltuna, esim. etunimi.sukunimiatcompanyemail.com,john.smithatcompanyemail.com | E |
Is Cost Center Deactivated | Oletusarvo on NO. Jos täytät YES, laskentakohde deaktivoidaan. Deaktivoitu laskentakohde ei poistu Bezala-ympäristöstä, se ei vain näy käyttäjille kuittilomakkeilla. | E |
Cost Center Approvers | Jos käytät hyväksyntää laskentakohteiden tasolla, täytä tämä sarake. Käytä hyväksyjän sähköpostiosoitetta. THEN tai OR voidaan käyttää sähköpostiosoitteiden välillä: THEN tarkoittaa, että molemmat hyväksyjät tarvitaan; OR tarkoittaa, että jompikumpi riittää.
Esim. user1email THEN user2email OR user3email | E, mutta S jos käytät laskentakohdekohtaisia hyväksyjäkiertoja |
External ID | Ei tarpeellinen. Jos käytät Spreadsheet-integraatiota, koska Bezalalla ei ole suoraa integraatiota kirjanpitojärjestelmääsi, sinun kannattaa tarkistaa, tarvitseeko kirjanpitojärjestelmäsi tileille ulkoisen tunnisteen (external ID). | E |
4. Tiliöintisääntöjen tuominen Excelilla
Pohjan löydät klikkaamalla "Päävalikko"-kuvaketta vasemmasta yläkulmasta ==> Automaatio ==> "Tiliöintisäännöt"-välilehti ==> "Lataa taulukko tietokoneellesi" vasemmasta alakulmasta.
Mitä tiliöintisäännöt tekevät? Ne auttavat esitäyttämään kululajin automaattisesti kuiteille käyttäjän selitteen perusteella.
Muutama edellytys ennen tiliöintisääntöjen luomista:
Onko tileissä selkeä jako?
Esim. jos käyttäjä kirjoittaa kuvaukseen "hotelli", onko hotelleille vain yksi tili vai onko se jaettu esim. kotimaisiin ja kansainvälisiin hotelleihin?
Et voi käyttää samaa avainsanaa kahdelle eri tilille (kirjanpidon tilinumero), koska se tekee säännöstä tehottoman.
Jos käyttäjäsi käyttävät useita kieliä, muista sisällyttää avainsanat kaikilla kielillä.
Avainsanojen ei tarvitse olla kokonaisia sanoja – esim. "pysäköinti" voidaan lyhentää muotoon "pysäk".
Tärkein sääntö: yksi avainsana per rivi excelissä.
Excelissä on vain 2 täytettävää saraketta. Pyri lisäämään mahdollisimman monta riviä eli 1 avainsana/rivi.
Pattern: Avainsana, jota automaatio käyttää kululajin esitäyttämiseen.
Account code: Sama kirjanpidon tilinumero kuin kyseisellä tilillä tilikarttta sivulla. Netvisorissa hotellikulujen tilinumero on yleensä 7820.
Esimerkki tiliöintisäännöistä hotellikuluille ja taksikuluille Netvisorin tilikarttaa käyttävillä yrityksillä, joiden käyttäjät käyttävät suomea, ruotsia ja englantia:
Pattern | Account code |
hotel | 7820 |
motel | 7820 |
airbnb | 7820 |
booking.com | 7820 |
hostel | 7820 |
Scandic | 7820 |
taxi | 7810 |
taksi | 7810 |
uber | 7810 |
bolt | 7810 |