Miten tiliöintisäännöt toimivat
Bezala tarkistaa kuitin selitteen kaikkia määritettyjä tiliöintisääntöjä vasten, kun uusi kuittilomake luodaan. Jos sääntö vastaa kuitin selitteessä olevaa tekstiä, siihen liitetty kirjanpidon tili määritetään automaattisesti.
Kululajitilit täytyy lisätä Bezalan tilikarttaan, jotta tiliöintisäännöt toimivat. Ohjeet kululajitilien lisäämiseen löydät täältä.
Tiliöintisääntöjen hallinta
Jos sinulla on asetusten ylläpitäjä/kirjanpitäjä-rooli Bezalassa, voit hallita tiliöintisääntöjä Bezalan selainversion kautta.
Bezala toimii suomeksi, englanniksi, ruotsiksi ja saksaksi. Lisää sanoja kaikilla niillä kielillä, joita käyttäjäsi käyttävät.
Navigoi seuraavasti:
Klikkaa päävalikon kuvaketta selainversion vasemmassa yläkulmassa
Klikkaa "Automaatio"
Klikkaa "Tiliöintisäännöt"-välilehteä
Klikkaa "Lataa taulukko tietokoneellesi" vasemmassa alakulmassa
Käytä ladattua Excel-tiedostoa mallina. Älä muuta sarakeotsikoita tai sarakkeiden järjestystä mallissa.
Kirjoita 1 avainsana/rivi (eli Pattern-sarake) alkaen riviltä 4 mallissa.
Tiliöintisäännöt toimivat oikein, kun säännön avainsanaan soveltuu vain yksi tili. Jos hotellikulusi on esim. jaettu kotimaan hotellitilin ja ulkomaan hotellitilin kesken, avainsana "hotelli" ei ole hyvä avainsana.
Avainsanan ei tarvitse olla kokonainen sana. Lyhyemmät avainsanat voivat olla parempia kuin pidemmät. Tässä muutamia esimerkkejä:
park eikä parkki
Tesl eikä Tesla supercharger
plane tai ticket eikä airplane ticket. Mieti, onko sinulla eri tilit esim. juna- ja lentolipuille — tällöin on oikein käyttää plane-sanaa. Jos ei, ticket kattaa huomattavasti enemmän tilanteita.
Varmista, että "Account Code"-sarake (eli kirjanpidon tilinumero) vastaa oikeaa tilinumeroa Bezala-ympäristösi Tilikartta-sivulla.
Tarkistustapa: Päävalikko ⟹ Tilikartta ⟹ Tilinumero-sarakkeen solun arvo haluttu kululajitilille.
Tallenna Excel-tiedosto paikkaan, josta löydät sen helposti laitteeltasi.
Klikkaa "Lataa taulukko järjestelmään" ja valitse tallennettu Excel-tiedosto.
Huom: Tiliöintisäännöt ovat Bezala ympäristökohtaisia. Jos haluat samat säännöt jokaiselle ympäristölle esim. konserniyrityksillesi, sinun on tehtävä "Lataa taulukko järjestelmään" jokaisessa Bezala-ympäristössä erikseen. Tämä edellyttää, että tilikartta on sama kaikille yrityksille.
Tiliöintisääntöjen poistaminen ja suodattaminen
Excel-tuonti voi vain lisätä uusia sääntöjä ja päivittää olemassa olevia. Poista sääntöjä klikkaamalla punaista roskakorikuvaketta oikean säännön rivillä Tiliöintisäännöt-välilehdessä.
Suodatus: Käytä Teksti- ja Kirjanpidon tilinumero-tekstisuodattimia etsiäksesi tiliöintisääntöjäsi "Tiliöintisäännöt"-välilehdellä. (Suodatin on erityisen hyödyllinen, jos sinun täytyy poistaa sääntö, koska sääntöjä ei voi poistaa Excel-tuonnilla.)
Suodata Kirjanpidon tilinumeron mukaan, jos haluat tarkistaa tietyn tilin avainsanat.
Suodata Tekstin mukaan, jos huomaat, että tietty sana yhdistyy automaattisesti väärään kululajiin tai ei yhdisty mihinkään kululajiin.
Väärä tili yhdistettynä avainsanaan: Jos avainsana tuottaa 2+ tulosta eri kirjanpidon tilinumeroilla, sinun tulisi:
poistaa väärä tiliöintisääntö, tai
muokata väärän tilin avainsanaa niin, ettei se ole ristiriidassa oikean tilin avainsanan kanssa. Esim. jos sinulla on eri tilit juna- ja lentolipuille, älä käytä lippu/ticket-sanaa avainsanana.
Avainsana ei yhdisty mihinkään kululajiin:
Lisää uusi tiliöintisääntö, jossa haluttu avainsana on Pattern-sarakkeessa ja oikea tilinumero Account Code-sarakkeessa.
Usein Kysytyt Kysymykset
Miksi tiliöintisääntöäni ei sovelleta?
Tarkista, onko käyttäjällä oletuskululaji profiiliasetuksissa (Päävalikko ⟹ Käyttäjät ⟹ keltainen muokauskynä oikean käyttäjän rivillä). Oletustilit saattavat olla etusijalla. Katso myös yllä olevat ohjeet kohdista "Väärä tili yhdistettynä avainsanaan" ja/tai "Avainsana ei yhdisty mihinkään kululajiin".
Voinko lisätä useita tiliöintisääntöjä eri kirjanpidon tilinumeroille?
Kyllä, mitä enemmän tiliöintisääntöjä, sen parempi. Varmista, ettei Pattern-sarakkeen avainsanoissa ole ristiriitoja (eli sama avainsana 2+ kirjanpidon tilinumeroille). Tiliöintisäännöt on helpompi luoda tileille, joilla on selkeä erottelu — esim. sanaa "hotelli" ei suositella, jos sinulla on eri tilit kotimaan ja ulkomaan hotellikuluille.
Milloin tiliöintisääntöjä kannattaa käyttää?
Kun tilillä on selkeä erottelu, esim. taksiaiheisia avainsanoja taksikululajin tilinumerolle.
Kun käyttäjät usein valitsevat väärän tilin tietyille avainsanoille. Esimerkiksi jos sinulla on eri tilit EU:n sisällä ja sen ulkopuolella tehdyille ohjelmistokulukuiteille.
Älä käytä "software"-sanaa avainsanana. Käytä tiettyjä yritysnimiä avainsanoina ja yhdistä ne oikeisiin tilinumeroihin.
Voitko antaa esimerkkejä hyvistä tiliöintisäännöistä?
Varmista, että käytät oikeaa Excel-mallia Bezalasta (Automation ⟹ Tiliöintisäännöt-välilehti ⟹ Lataa taulukko tietokoneellesi), mutta tässä on taulukko säännöistä englanniksi, suomeksi ja ruotsiksi hotellitilin (7820), matkakulujen (7800), pysäköinnin (7850) ja taksin (7810) osalta.
Pattern | Account Code |
hotel | 7820 |
hostel | 7820 |
motel | 7820 |
airbnb | 7820 |
booking.com | 7820 |
Scandic | 7820 |
ticket | 7800 |
train | 7800 |
metro | 7800 |
hsl | 7800 |
hrt | 7800 |
tunnelbana | 7800 |
arlanda express | 7800 |
bus | 7800 |
Finnair | 7800 |
Lufthansa | 7800 |
airplane | 7800 |
KML | 7800 |
Norwegian | 7800 |
SAS | 7800 |
VR | 7800 |
SJ | 7800 |
Flixbus | 7800 |
park | 7850 |
pysäk | 7850 |
taxi | 7810 |
taksi | 7810 |
uber | 7810 |
bolt | 7810 |
SJ: tämä sääntö voi olla huono, koska monet ruotsinkieliset sanat sisältävät sj kirjaimia.