Kuitin lisääminen selainversiossa
Kirjaudu sisään Bezalan selainversioon
Klikkaa "+ Uusi kulu" -painiketta oikeassa yläkulmassa
3. Valitse avautuvasta pudotusvalikosta "Kuitti"
4. Voit tuoda kuitille liitteen raahaamalla tiedoston suoraan lomakkeen oikean puoleiseen ikkunaan tai tuomalla sen tietokoneesi arkistosta.
Liitetiedostojen rajoitukset:
Tuetut tiedostomuodot: JPEG, PNG, HEIC, PDF
Maksimi tiedostokoko: 10 MB
Maksimi kuvakoko: 10 000 x 10 000 pikseliä
5. Kun kuva on ladattu, on aika täyttää lomakkeen tiedot:
Tietojen täyttäminen mahdollisimman tarkasti helpottaa kirjanpitäjäsi työtä huomattavasti. Bezala täyttää tiedot automaattisesti asetustesi mukaan, mutta voit helposti muuttaa niitä tarvittaessa.
Huom! Selvitystilillä (1777) ja Edustuskulujen ostot -ostoksilla ALV on aina 0 %.
Voit myös lisätä toisen ALV:n ja/tai jakaa kuitin useammalle kustannuspaikoille/kululajille klikkaamalla "Lisää kulurivi"-painiketta (katso lisätietoja alempaa).
6. Kun olet täyttänyt kaikki tiedot, klikkaa "Lähetä". Vasemmanpuoleisesta näkymästä näet, ovatko kuitit ja muut kulukorvaukset hyväksynnässä vai odottamassa kirjanpitoon lähettämistä.
Luonnos-toiminto
Tallenna luonnoksena: Jos haluat jatkaa tietojen täyttämistä myöhemmin, voit tallentaa kuitin klikkaamalla "Tallenna luonnoksena". Tallentaa kulun ilman validointia. Käytä tätä, kun sinun täytyy lisätä tietoja myöhemmin.
Lähetä: Validoi kulun ja siirtää sen hyväksyntäkiertoon. Näyttää validointivirheet, jos pakolliset kentät puuttuvat.
Lisää kuitti (mobiilisovellus)
Klikkaa "+" -painiketta ja lisää kuitti tekemällä jokin seuraavista:
Klikkaa "Avaa kamera": Ota valokuva kuitista
Klikkaa "Valitse kuva galleriasta": Valitse oikea kuva galleriasta
Klikkaa "Lataa PDF": Valitse oikea pdf puhelimesi tiedostojärjestelmästä.
Varmista, että kuva on selkeä ja ALV-erittelyt näkyvät.
2. Kirjoita kulun selite.
3. Valitse maksutapa, kululaji ja kustannuspaikat.
4. Tarkista syöttämäsi tiedot ja klikkaa "Lähetä". Lähetyksen jälkeen hyväksyjä tarkistaa.
Vinkkejä!
Suosittelemme lisäämään vain yhden kuitin per kuittilomake.
Varmista, että tallennat pdf-kuittisi helposti saavutettavaan tiedostoon puhelimeesi/tietokoneellesi. Lue lisää alempaa, miten lähettää pdf-kuitit sähköpostilla suoraan Bezalaan.
Aloitusnäytössä näet kaikki viimeisimmät kulukorvaukset. Vanhemmat kulukorvaukset löytyvät päävalikon "Arkisto"-painikkeen kautta.
Kuitin jakaminen eri ALV:eihin, kustannuspaikkoihin ja kululajeihin
Aloita jakaminen klikkaamalla “+ Lisää kulurivi”
2. Uuden kulurivin lisääminen mahdollistaa eri ALV-prosenttien asettamisen saman kuitin kuluille.
Jos kaikilla kuitin kuluilla on sama kululaji ja kustannuspaikka, voit lähettää kuitin, kun kaikki kentät on täytetty.
3. Jatkaaksesi kuitin jakamista useisiin kustannuspaikkoihin/kululajeihin sinun täytyy painaa "Jaa kulu".
Jakamisen jälkeen voit valita halutun kustannuspaikan ja kululajin kuluriville.
Jaoitko liikaa? Ei hätää! Voit peruuttaa jaon klikkaamalla "Poista jako" tai koko kulurivin eli ylimääräiset ALV-rivit painamalla "roskakori"-painiketta.
Sähköpostikuitin välittäminen Bezalaan
Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen välitysosoite kuittien lähettämiseen suoraan Bezalaan.
Bezala-välitysosoitteesi löytäminen:
Klikkaa profiilikuvakettasi Bezalan selainversiossa tai Päävalikko-kuvaketta Bezala-sovelluksessa.
Klikkaa "Kopioi sähköposti" - tämä kopioi välitysosoitteesi leikepöydälle
Tallenna tämä sähköpostiosoite osoitekirjaasi, jotta kuittien välittäminen on helpompaa tulevaisuudessa.
Miten se toimii:
Välitä kuittisi kyseiseen henkilökohtaiseen Bezala-välitysosoitteeseen. Huomaa! Tämän määritetyn välitysosoitteen täytyy olla ensisijainen vastaanottaja eikä CC- tai BCC-kentässä.
Hetken kuluttua välitetty kuittisi ilmestyy luonnoksena Bezalaan. Nyt voit täyttää tiedot tavalliseen tapaan ja lähettää sen hyväksyntään!
Bezala luo uuden kuitin jokaisesta sähköpostin liitteestä
OCR-tunnistus poimii automaattisesti tiedot kuitin kuvasta
Voit tehdä siitä vieläkin helpompaa luomalla sähköpostisuodattimia, jotka täyttävät kuitin tiedot valmiiksi!
Vinkkejä!
Kuitit voidaan lähettää automaattisesti myös sähköpostistasi Bezalan välitysosoitteeseen. Ohjeet välitysasetusten määrittämiseen yleisimmille sähköpostipalveluntarjoajille:
Kun Gmail lähettää vahvistuspyynnön välitykselle, Bezala hyväksyy sen automaattisesti.
Sähköpostisuodattimet
Voit luoda sähköpostisuodattimia välitettyjen kuittien automaattiseen luokitteluun.
Sähköpostisuodattimet voivat asettaa:
Selitteeseen (jos sähköposti sisältää tiettyä tekstiä)
Kululajin
Maksutavan
ALV:n ja ALV-koodin
Kustannuspaikan
Määritetyn käyttäjän
Sähköpostisuodatin luominen:
Siirry kohtaan "Automaatio" > "Sähköpostisuodattimet"-välilehti
Klikkaa "+ Uusi suodatin"
Määritä ehto (teksti, joka sähköpostin rungossa täytyy olla)
Aseta kentät, joita sovelletaan, kun suodatin täsmää
Tallenna suodatin
Lisätietoja: Sähköpostisäännöt ohjeartikkeli
OCR-tunnistus
Kun lataat kuittikuvan, OCR-tunnistus (Optical Character Recognition) poimii automaattisesti:
Kokonaissumman
Päivämäärän
Kauppiaan nimen
ALV-summat (kun näkyvissä)
Vinkkejä parempiin OCR-tuloksiin:
Varmista hyvä valaistus kuvattaessa
Ota koko kuitti kuvaan
Vältä epätarkkoja tai vinoja kuvia
Käytä tasaista pintaa paperikuiteille
Liitteet
Voit liittää kuittikuvia ja muita liitteitä kuittilomakkeeseen seuraavissa tiedostomuodoissa:
jpeg, png, gif, heic, heif, pdf
Tiedostokoko ei voi ylittää 10 MB ja kuvakoko ei voi ylittää 10 000 x 10 000 pikseliä.
Kuitin poistaminen
Voit poistaa omia kuittejasi Bezalasta, jos niitä ei ole lähetetty kirjanpitoon. Kirjanpitäjän roolilla voit myös poistaa muiden käyttäjien tapahtumia.
Etsi tapahtuma Bezalan aloitusnäkymästä ja avaa kuittilomake
Klikkaa "roskakorikuvake"-painiketta oikeassa yläkulmassa
Vahvista poisto ponnahdusikkunasta. Huomaa, että vahvistamisen jälkeen kuittia ei voida palauttaa.
Vianetsintä
Kuitti ei lataudu:
Tarkista tiedostokoko (max 10 MB)
Varmista, että tiedostomuoto on tuettu (jpeg, png, gif, heic, heif, pdf)
Kokeile muuntaa HEIC JPEG-muotoon, jos ongelmia jatkuu
Sähköpostivälitys ei toimi:
Varmista, että käytät oikeaa välitysosoitetta
Varmista, että välitysosoite on ensisijaisessa vastaanottajakentässä (ei CC tai BCC)
Tarkista, että sähköpostissa on liitteitä
Varmista, että liitteet ovat tuetuissa muodoissa
OCR ei poimii tietoja:
Paranna kuvan laatua
Varmista, että kuitin teksti on selvästi näkyvissä
Syötä tiedot manuaalisesti, jos OCR epäonnistuu
Muita vinkkejä
Suosittelemme, että et lisää useita eri kuitteja samaan kuittilomakkeeseen.
Aloitusnäytöstä näet, mitkä kuitit odottavat hyväksyntää tai kirjanpitoon lähettämistä.
Jos kuitti on lähetetty kirjanpitoon, sitä ei voi muokata/poistaa
Video - Sähköpostikuitin välittäminen Bezalaan (ENG)
Video - Kuittien lisääminen mobiilisovelluksella