1. Mikä on kulun jakaminen?
Kulun jakaminen mahdollistaa yhden kulun kohdistamisen useille kululajille, kustannuspaikoille tai projekteille. Tämä on hyödyllistä, kun yksi osto palvelee useita tarkoituksia tai osastoja.
2. Mitkä kulutyypit tukevat jakamista?
Kuitit (Kyllä): Kuitin voi jakaa useiden kululajien (kulutilien), laskentakohteiden, projektien tai muiden dimensioiden kesken. Kullakin kuittirivillä voi olla eri kohdistus.
Päivärahat (Kyllä): Pyytäkää ensin tukeamme aktivoimaan tämä ominaisuus teidän Bezala-ympäristöönne, jos tarvitsette sitä. Päivärahan voi jakaa eri laskentakohteiden, projektien tai muiden dimensioiden kesken prosenttiosuuksilla (%). Tämä tarkoittaa, että kokonaissumma voidaan jakaa esimerkiksi 40/60 tai 50/50 jne., jossa prosenttiosuuksien summan on oltava 100 %. Huomaa, että monimaakohtaista päivärahaa ei voi jakaa maittain eri laskentakohteille.
KM-korvaukset (Ei): Yhtä KM-lomaketta ei voi jakaa eri kustannuspaikkojen tai projektien kesken. Jos sinun täytyy kohdistaa kilometrikorvaus useille kustannuspaikoille tai projekteille, sinun täytyy luoda erillinen KM-lomake jokaiselle kohdistukselle.
3. Milloin käyttää jaettuja kuluja
Osto sisältää tuotteita eri osastoille
Matkakulut kohdistuvat useammalle projektille
Kululla on sekä vähennyskelpoisia, että ei-vähennyskelpoisia ALV:eja
Päiväraha kattaa matkan, joka tulee jakaa laskentakohteiden tai projektien kesken prosenttiosuuksilla
Ruotsin edustuskulut: automaattinen jako, kun ALV-vähennyrajat ylitetään
4. Kuitin jakaminen
Aloita jakaminen klikkaamalla “+ Lisää kulurivi”
2. Uuden kulurivin lisääminen mahdollistaa eri ALV-prosenttien asettamisen saman kuitin kuluille.
Jos kaikilla kuitin kuluilla on sama kululaji ja kustannuspaikka, voit lähettää kuitin, kun kaikki kentät on täytetty.
3. Jatkaaksesi kuitin jakamista useisiin kustannuspaikkoihin/kululajeihin sinun täytyy painaa "Jaa kulu".
4. Jakamisen jälkeen voit valita halutun kustannuspaikan ja kululajin kuluriville.
5. Jaoitko liikaa? Ei hätää! Voit peruuttaa jaon klikkaamalla a) "Poista jako" tai b) koko kulurivin eli ylimääräiset ALV-rivit painamalla "roskakori"-painiketta.
5. Päivärahan jakaminen
Pyytäkää ensin tukeamme aktivoimaan tämä ominaisuus teidän Bezala-ympäristöönne, jos tarvitsette sitä.
Toisin kuin kuitit, päivärahan jakaminen tapahtuu prosenttiosuuksien perusteella ja koskee laskentakohteita ja projekteja – ei esimerkiksi monimaakohtaisen päivärahan eri maita.
Aloita jakaminen klikkaamalla "+ Lisää kulurivi".
Täytä tiedot oikein.
Täytä laskentakohde. Jako (ks. kohta 1) jakaa päivärahan automaattisesti tasasuuriin osiin (esim. 50/50, 33/33/34, 25/25/25/25 jne.).
Voit muokata prosenttiosuuksia manuaalisesti, mutta niiden yhteenlaskettuna on oltava 100 %. Muussa tapauksessa järjestelmä ilmoittaa tästä virheestä*.
Jaoitko liikaa? Poista jako klikkaamalla roskakorikuvaketta.
*Huomaa, että jako on mahdollista tehdä vain kokonaislukuprosenteilla, joten esimerkiksi kolmeen osaan jaettaessa jako täytyy tehdä esim. 33 %, 33 % ja 34 %. Sama virheilmoitus tulee näkyviin kuin kohdassa 2b., jos yrität jakaa 33,33 % osiin.
6. Kohdistusmenetelmät
Kiinteä summa: Syötä tietyt summat jokaiselle kuluriville. Summan täytyy olla sama kuin kuitin kokonaissumma.
Prosenttipohjainen: Jotkut integraatiot (esim. Ruotsin edustuskulusäännöt) laskevat automaattisesti prosenttijaot ALV-rajojen perusteella.
7. Laskentakohteen valinta jaetuissa kuluissa
Kullakin kulurivillä voi olla eri laskentakohdevalinta. Jos yrityksessäsi on käytössä useita dimensioita (esim. projekti, osasto, laskentakohde), valitse kullekin riville arvot jokaiselle dimensiolle.
8. Hyväksyntäkierrot jaetuissa kuluissa
Kun kuitilla on useita kulurivejä, kullakin kululajilla ja laskentakohteella voi olla oma hyväksyntäkiertonsa, ja kaikki sovellettavat hyväksyjät lisätään hyväksyntäkiertoon. Sama pätee, kun päiväraha jaetaan laskentakohteiden kesken – kaikki asianmukaiset hyväksyjät sisällytetään.
9. Matkalaskun näkymä
Matkalaskua tarkasteltaessa jaetuista kuiteista näkyy kokonaissumma, mutta kululajina näytetään vain ensimmäinen kululaji.
10. Työskentely kilometrikorvausten kanssa useilla sijainneilla
Reittipisteiden lisääminen yhteen matkaan: Jos matkustat useisiin sijainteihin saman matkan aikana, käytä “+ Lisää määränpää”-painiketta lisätäksesi muita pysähdyksiä samalle KM-lomakkeelle. Tämä luo yhden jatkuvan reitin.
Ajettu km-määrä tulisi olla koko matkan kilometrimäärä (alusta loppuun asti). Jos tämä ei ole tiedossa, voit sen sijaan täyttää osoitteiden väliset etäisyydet klikkaamalla "+ Lisää etappi” ja laittamalla osoitteiden väliset etäisyydet jokaiselle uudelle riville.
Matkojen jakaminen eri matkustajilla: Jos ajoneuvossasi on eri matkustajia saman matkan eri osissa, käytä "+ Lisää etappi” -painiketta jakaaksesi matkan erillisiin osiin. Jokaisessa osiossa voi olla eri matkustajatiedot.
11. Monimaakohtaisen päivärahan luominen
Jos vierailet useassa maassa saman matkan aikana, voit luoda monimaisen päivärahan klikkaamalla "+ Lisää seuraava maa” -painiketta päivärahalomakkeessa.
Yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät täältä: Päivärahahakemus
12. Tärkeimmät muistettavat asiat
Vain kuitit tukevat jakamista useiden kululajien ja kustannuspaikkojen kesken
Päivärahat tukevat prosenttiperusteista jakamista laskentakohteiden, projektien ja muiden laskentakohde-dimensioiden kesken
Jako on mahdollista tehdä vain kokonaislukuprosenteilla
Kilometrikorvaukset edellyttävät erillistä hakemusta kutakin laskentakohde- tai projektikohdistusta varten
Käytä “+ Lisää määränpää” jatkuville matkoille, joissa on useita pysähdyksiä.
Käytä “+ Lisää etappi" matkoille, joissa matkustajat vaihtuvat tai jos et tiedä matkan kokonaiskilometrimäärä ja sinun täytyy käyttää osoitteiden välistä matkaa oikeiden etäisyyksien saamiseksi
Käytä "+ Lisää seuraava maa” -painiketta monimaisille päivärahoille
UKK
Voinko jakaa päivärahan?
Kyllä, mutta pyytäkää ensin tukeamme aktivoimaan tämä ominaisuus teidän Bezala-ympäristöönne, jos tarvitsette sitä. Päivärahan voi nyt jakaa kokonaislukuprosenteilla eri laskentakohteiden ja muiden laskentakohde-dimensioiden kesken. Katso kohta 5 yllä.
Voinko jakaa kilometrikorvauksen?
Ei. Kilometrikorvaushakemuksessa käytetään yhtä laskentakohdetta tai projektia per hakemus. Kohdistus useammalle laskentakohteelle edellyttää erillisen hakemuksen luomista kutakin varten.
Mitä tapahtuu, jos kulurivien summat eivät täsmää kuitin kokonaissumman kanssa?
Lomake näyttää virheilmoituksen. Kaikkien kulurivien summan on oltava sama kuin kuitin kokonaissumma.
Mitä tapahtuu, jos päivärahan prosenttiosuudet eivät ole yhteensä 100 %?
Lomake näyttää virheilmoituksen. Kaikkien prosenttiosuuksien on oltava yhteensä 100 % ennen lähettämistä. Jakaminen desimaaliosilla ei ole mahdollista (esim. 33,33 %); jako tehdään kokonaislukuprosenteilla (esim. kolme yhtä suurta osaa olisi 33 %/ 33 %/34 %).
Voiko eri kulurivien hyväksyjät olla eri henkilöitä?
Kyllä. Kullakin kululajilla ja laskentakohteella voi olla oma hyväksyntäkiertonsa, ja kaikki sovellettavat hyväksyjät sisällytetään kiertoon.