Mikä on kulun jakaminen?
Kulun jakaminen mahdollistaa yhden kulun kohdistamisen useille kululajille, kustannuspaikoille tai projekteille. Tämä on hyödyllistä, kun yksi osto palvelee useita tarkoituksia tai osastoja.
Mitkä kulutyypit tukevat jakamista?
Kuitit (Kyllä): Kuitti on ainoa kulutyyppi, joka voidaan jakaa useiden kululajien, kustannuspaikkojen, projektien tai muiden ulottuvuuksien kesken. Jokaisella kuitin kulurivillä voi olla eri kohdistukset.
KM-korvaukset (Ei): Yhtä KM-lomaketta ei voi jakaa eri kustannuspaikkojen tai projektien kesken. Jos sinun täytyy kohdistaa kilometrikorvaus useille kustannuspaikoille tai projekteille, sinun täytyy luoda erillinen KM-lomake jokaiselle kohdistukselle.
Päivärahat (Ei): Yhtä päivärahalomaketta ei voi jakaa eri kustannuspaikkojen tai projektien kesken. Jos sinun täytyy kohdistaa päivärahoja useille kustannuspaikoille tai projekteille, sinun täytyy luoda erillinen päivärahalomake jokaiselle kohdistukselle.
Milloin käyttää jaettuja kuluja
Osto sisältää tuotteita eri osastoille
Matkakulut kattavat useita projekteja
Kululla on sekä vähennyskelpoisia, että ei-vähennyskelpoisia ALV:eja
Ruotsin edustuskulut: automaattinen jako, kun ALV-vähennyrajat ylitetään
Kuitin jakaminen eri ALV:eihin, kustannuspaikkoihin ja kululajeihin
Aloita jakaminen klikkaamalla “+ Lisää kulurivi”
2. Uuden kulurivin lisääminen mahdollistaa eri ALV-prosenttien asettamisen saman kuitin kuluille.
Jos kaikilla kuitin kuluilla on sama kululaji ja kustannuspaikka, voit lähettää kuitin, kun kaikki kentät on täytetty.
3. Jatkaaksesi kuitin jakamista useisiin kustannuspaikkoihin/kululajeihin sinun täytyy painaa "Jaa kulu".
Jakamisen jälkeen voit valita halutun kustannuspaikan ja kululajin kuluriville.
Jaoitko liikaa? Ei hätää! Voit peruuttaa jaon klikkaamalla "Poista jako" tai koko kulurivin eli ylimääräiset ALV-rivit painamalla "roskakori"-painiketta.
Kohdistusmenetelmät
Kiinteä summa: Syötä tietyt summat jokaiselle kuluriville. Summan täytyy olla sama kuin kuitin kokonaissumma.
Prosenttipohjainen: Jotkut integraatiot (esim. Ruotsin edustuskulusäännöt) laskevat automaattisesti prosenttijaot ALV-rajojen perusteella.
Kustannuspaikan valinta jaetuissa kuiteissa
Jokaisella kulurivillä voi olla eri kustannuspaikkavalintoja. Jos yrityksesi käyttää useita ulottuvuuksia (esim. projekti, osasto, kustannuspaikka), valitse arvot jokaiselle ulottuvuudelle rivikohtaisesti.
Hyväksymiskierrot jaetuille kuluille
Kun kuitissa on useita kulurivejä:
Jokaisella kululajilla ja kustannuspaikalla voi olla oma hyväksymiskiertonsa
Kaikki soveltuvat hyväksyjät lisätään hyväksymistyönkulkuun
Kuluyhteenvedon näyttö
Tarkasteltaessa kuluyhteenvetoja, jaetut kuitit näyttävät kokonaissumman vain ensimmäisen kululajin kanssa.
Työskentely kilometrikorvausten kanssa useilla sijainneilla
Reittipisteiden lisääminen yhteen matkaan: Jos matkustat useisiin sijainteihin saman matkan aikana, käytä “+ Lisää määränpää”-painiketta lisätäksesi muita pysähdyksiä samalle KM-lomakkeelle. Tämä luo yhden jatkuvan reitin.
Ajettu km-määrä tulisi olla koko matkan kilometrimäärä (alusta loppuun asti). Jos tämä ei ole tiedossa, voit sen sijaan täyttää osoitteiden väliset etäisyydet klikkaamalla "+ Lisää etappi” ja laittamalla osoitteiden väliset etäisyydet jokaiselle uudelle riville.
Matkojen jakaminen eri matkustajilla: Jos ajoneuvossasi on eri matkustajia saman matkan eri osissa, käytä "+ Lisää etappi” -painiketta jakaaksesi matkan erillisiin osiin. Jokaisessa osiossa voi olla eri matkustajatiedot.
Monimaisten päivärahojen luominen
Jos vierailet useassa maassa saman matkan aikana, voit luoda monimaisen päivärahan klikkaamalla "+ Lisää seuraava maa” -painiketta päivärahalomakkeessa.
Yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät täältä: Päivärahahakemus
Tärkeimmät muistettavat asiat
Vain kuitit tukevat jakamista useiden kululajien ja kustannuspaikkojen kesken
Kilometrikorvaukset ja päivärahat vaativat erilliset lomakkeet jokaiselle kustannuspaikka-/projektikohdistukselle
Käytä “+ Lisää määränpää” jatkuville matkoille, joissa on useita pysähdyksiä.
Käytä “+ Lisää etappi" matkoille, joissa matkustajat vaihtuvat tai jos et tiedä matkan kokonaiskilometrimäärä ja sinun täytyy käyttää osoitteiden välistä matkaa oikeiden etäisyyksien saamiseksi
Käytä "+ Lisää seuraava maa” -painiketta monimaisille päivärahoille
UKK
Voinko jakaa päivärahoja tai kilometrikorvauksia?
Päivärahat ja kilometrikorvaukset käyttävät yhtä kustannuspaikkaa per kirjaus. Kohdentaaksesi useille projekteille, luo erilliset kirjaukset.
Mitä tapahtuu, jos jaetut summat eivät täsmää kuitin kokonaissummaan?
Lomake näyttää virheen. Kaikkien kulurivien summan täytyy olla sama kuin kuitin kokonaissumma.
Voiko eri kulurivien hyväksyjät olla eri henkilöitä?
Kyllä. Jokaisella kululajilla voi olla oma hyväksymiskiertonsa, ja kaikki soveltuvat hyväksyjät sisällytetään.