Matkustuspolitiikka-agenttia ohjetaan sille annettujen komentojen avulla (englanniksi prompt). Se esimerkiksi tunnistaa ylimääräiset minibaariostot, tipit ja liian kalliit hotelliyöpymiset. Agentti tarkistaa kuitin heti kun se on lisätty järjestelmään ja se on yhtä hyvä kuin sille annettu komento.
Agentti käynnistyy kuitin tallentamisen jälkeen ja kommentit ja muokkaukset tulevat näkyville kuitille muutaman sekunnin viiveellä.
Voit pyytää agenttia kommentoimaan tai muokkaamaan kuluja komentojen mukaan. Löydät vinkkejä komentojen kirjoittamiseen alempana tätä ohjesivua.
Aktivointi
Ota Matkustuspolitiikka-agentti käyttöön päävalikon kohdasta "Automaatio" --> "AI-ominaisuudet & agentit"-välilehti --> Valitse "Matkustuspolitiikka-agentti" valintaruudun.
Lisää Matkustuspolitiikkakomento a) painamalla hammasratas-ikonia ja b) kirjoittamalla komennot kenttään.
Muokkausoikeuksia voit määrittää aktivoimalla/deaktivoimalla kohdan "Salli agentin päivittää kuittilomakkeen kenttiä".
Kun komennot ja muokkausoikeus on määritelty, paina "Tallenna".
Millaisia havaintoja agentti voi tehdä kuluilta?
Agentti voi lukea seuraavia tietoja havaintojen tekemistä varten:
kuittikuva
selite
osallistujat
päivämäärä
maa
alv-prosentti
kuitti-ID
summa
kululaji
Agentti voi esimerkiksi kommentoida jos kuittikuvan summa poikkeaa kuittilomakkeelle merkitystä summasta tai jos se epäilee että kuitille on valittu väärä kululaji. Kuluille jätetyt kommentit riippuvat täysin matkustuspolitiikkakomennoista, eli voit itse määrittää mitä asioita haluat agentin tarkistavan kuluilta.
Kuiteille kommentointi tapahtuu organisaation oletuskielellä.
Mitä muutoksia agentti voi tehdä kuluille?
Agenttia voi pyytää muokkaamaan kululajia, kulurivejä (alv-rivit) sekä ALV-prosentteja. Muokkaukset tapahtuvat Matkustuspolitiikkakomento-kenttään määriteltyjen ohjeiden perusteella.
Agentti voi esimerkiksi jakaa hotellikuitin kahdelle riville siten, että erilliselle aamupalaveloitukselle määritellään arvonlisäveroksi 0%.
Kuittien muokkaaminen vaatii, että "Salli agentin päivittää kuittilomakkeen kenttiä" -kohta on aktivoitu.
Muutoksista jätetään kommentti kululle ja kulut menevät agentin käsittelyn jälkeen normaaliin organisaationne määrittelemään hyväksyntäkiertoon.
Oletuskomennot
Kun aktivoitte agentin käyttöönne, Matkustuspolitiikkakomento-kentästä löytyy alapuolelle listatut oletuskomennot. Komentoja voi poistaa, muokata ja lisätä oman harkinnan mukaan, mutta kenttää ei voi jättää tyhjäksi.
* Receipt must show what was purchased. Payment confirmations, bank statements, and card summaries are not receipts. Flag "invalid receipt — no itemization".
* Receipt must have a visible date. Flag "date missing" if not found.
* If receipt content does not match expense account, flag "expense account may be incorrect" — hotel receipt on non-hotel account, restaurant receipt on non-meals account, flight receipt on non-travel account, taxi receipt on non-transport account. Only flag if mismatch is clear.
* If OCR total differs from entered receipt amount, flag "verify amount — OCR shows €X".
* Finnish hotel breakfast VAT is not deductible. If receipt is from a Finnish hotel and contains breakfast line items, split VAT lines: room at original rate, breakfast at 0%.
* Representation and entertainment VAT is not deductible in Finland. If expense account indicates representation or entertainment, VAT should be 0%.
Vinkkejä komentojen kirjoittamiseen
Noudata näitä ohjeita kirjoittaessasi komentoja:
Ole täsmällinen
Sen sijaan että kirjoitat: "Tarkista hotellikuitit" Kirjoita: "Jos kulutili on Hotelli ja toimittaja on Suomessa, aseta aamiaisen ALV 0 %:iin, koska sitä ei voi Verohallinnon mukaan vähentää"
Määritä mitä asioita agentin tulisi havannoida
Kerro haluatko agentin tarkastelevan esim. päivämäärää, summaa tai selitettä.
Ilmoita toimenpide
Kerro järjestelmälle mitä tehdä jos havainto tehdään: "aseta ALV 0 %:iin", "lisää kommentti", "tarkista että...", "varmista..."
Lisää konteksti
Sisällytä perustelu, jotta kommentit ovat merkityksellisiä: "...koska sitä ei voi vähentää Verohallinnon ohjeiden mukaan" tai "...koska se ei ole sallittu yrityksen käytännön mukaisesti"
Vaikka oletuskomennot ovat englanniksi, voit kirjoittaa komentoja millä tahansa kielellä.
Komentojen ei ole pakko liittyä matkustamiseen, vaan agentille voi antaa myös esimerkiksi kulujen tiliöintiin liittyen.
Esimerkkikomentoja
* Alkoholi ei ole sallittu neuvottelukulu. Kommentoi jos havaitaan.
* Tippejä ei korvata. Kommentoi jos havaitaan.
* Henkilökohtaiset ostot (minibaari, sauna, kylpylä, pyykki) eivät ole sallittuja. Kommentoi jos havaitaan.
* Käteisnostot eivät ole sallittuja yrityskorteilla. Kommentoi jos havaitaan.
* Lentoliput täytyy olla Economy-luokassa. Kommentoi jos havaitaan muuta.