Milloin kuluja voi poistaa
Kuluja voi poistaa VAIN ENNEN kuin ne on siirretty kirjanpitoon. Kun kulun tila on "Tiliöity", sitä ei voi poistaa.
Poistettavat tilat: Luonnos, Lähetetty, Odottaa hyväksyntää, Hyväksytty, Valmis tiliöitäväksi
Ei-poistettavat tilat: Tiliöity, Maksettu
Kulun poistaminen
Avaa kulu, jonka haluat poistaa
Klikkaa “roskakorikuvaketta” lomakkeen otsikossa (ratasikoni vasemmalla puolella)
Vahvista poisto pyydettäessä
Kuka voi poistaa?
Työntekijä: voivat poistaa omat kulunsa (ennen kirjanpitosiirtoa)
Sihteerit: voivat poistaa vain omat kulunsa, eivät niitä kuluja joita he ovat luoneet muille.
Asetusten ylläpitäjät: voivat poistaa omat kulunsa ja niiden käyttäjien kuluja, joiden hyväksyjinä he ovat (ennen kirjanpitosiirtoa).
Kirjanpitäjät: voivat poistaa minkä tahansa kulun (ennen kirjanpitosiirtoa).
Tärkeää: Hyväksyjät (jotka on määritetty hyväksyntäkiertoihin) eivät voi poistaa kuluja, mutta voivat hylätä heille hyväksyttäväksi lähetetyt kulut. Hyväksyjien on kirjoitettava hylkäyksen syy, esim. "puuttuva/virheellinen kuitti".
Kulujen tilat
Tila | Voi poistaa | Voi muokata |
Luonnos (Draft) | Kyllä | Kyllä |
Lähetetty (Submitted) | Kyllä | Rajallisesti |
Odottaa hyväksyntää (Waiting for Approval) | Kyllä | Ei |
Hyväksytty (Approved) | Kyllä | Ei |
Valmis tiliöitäväksi (Ready for Accounting) | Kyllä | Ei |
Tiliöity (Accounted) | Ei | Ei |
Maksettu (Reimbursed) | Ei | Ei |
Mitä tapahtuu linkitetyille korttitapahtumille
Kun poistat kulun, joka on linkitetty luottokorttitapahtumaan:
Korttitapahtuma (ostotapahtuma) säilyy järjestelmässä
Ostotapahtuma muuttuu linkittämättömäksi ja on käytettävissä toisen kulun linkittämiseen
Vihreä korttikuvake katoaa ostotapahtumasta
Poistaminen vs. mitätöinti (kirjanpitosiirron jälkeen)
Kirjanpitoon jo siirretyille kuluille:
Ei voi poistaa Bezalasta
Käytä sen sijaan "Mitätöintitapahtuma" -toimintoa
Mitätöintitoiminto luo peruutustositteen kirjanpitojärjestelmään
Alkuperäinen kulu näkyy edelleen arkistossa tilalla "Mitätöity"
Tiliöidyn kulun mitätöinti:
Mene Arkistoon
Etsi tiliöity kulu
Valitse "Mitätöintitapahtuma" -vaihtoehto
Mitätöintimerkintä luodaan ja lähetetään kirjanpitoon seuraavassa erässä
Vaikutus raportteihin ja budjetteihin
Kulun poistaminen:
Poistaa sen kaikista raporteista ja vienneistä
Poistaa kaikki budjettiyhteydet
Ei näy arkistossa poiston jälkeen
Ei voida palauttaa poiston jälkeen
Ongelmatilanteet
Poisto-vaihtoehtoa ei näy:
Tarkista onko kulu jo tiliöity (tila: Tiliöity tai Maksettu)
Varmista, että sinulla on oikeus poistaa (katso yllä Kuka voi poistaa)
Tiliöidyn kulun korjaaminen:
Käytä Mitätöintitapahtuma -toimintoa poiston sijaan
Luo uusi oikea kulu mitätöinnin jälkeen
Vahingossa poistettu kulu:
Poistettuja kuluja ei voi palauttaa
Luo uusi kulu samoilla tiedoilla
Lataa kuitti uudelleen tarvittaessa