1. Vad är kostnadsfördelning?
Kostnadsfördelning gör det möjligt att fördela en enskild kostnad över flera konton, kostnadsställen eller projekt. Detta är användbart när ett köp tjänar flera syften eller avdelningar.
2. Vilka kostnadstyper stöder fördelning?
Utlägg (Kvitton) (Ja): Ett kvitto kan delas mellan flera utgiftskonton, kostnadsställen, projekt eller andra dimensioner. Varje kostnadsrad på ett kvitto kan ha olika fördelningar.
Dagtraktamenten (Ja): Be först vår kundtjänst att aktivera denna funktion för er Bezala miljö, om ni behöver den. Du kan nu dela ett dagtraktamente med procentfördelning (%) på olika kostnadsställen, projekt eller andra dimensioner. Det innebär att totalbeloppet kan delas t.ex. 40/60 eller 50/50 osv., där den totala procentandelen måste vara 100 %. Observera att ett dagtraktamente med flera länder inte kan delas per land på olika kostnadsställen.
Milersättning (Nej): Ett milersättningsformulär kan inte fördelas mellan olika kostnadsställen eller projekt. Om du behöver fördela milersättning till flera kostnadsställen eller projekt måste du skapa ett separat milersättningsformulär för varje fördelning.
3. När borde du dela en kostnad?
Ett inköp innehåller poster för olika avdelningar
Resekostnader fördelas på flera projekt
Ett utlägg har både avdragsgilla och icke avdragsgilla delar
Ett dagtraktamente täcker en resa som ska fördelas på kostnadsställen eller projekt med procentfördelning
Svensk representation: automatisk delning när momsavdragsgränserna överskrids
4. Dela ett kvitto
Klicka på “+ Lägg till kostnadsrad”
2. En ny kostnadsrad gör det möjligt för dig att ge olika momssatser för kostnader inom samma utlägg (kvitto).
Om alla kostnader i utlägget har samma kostnadstyp och kostnadsställe kan du skicka in utlägget när alla formulärfält är ifyllda.
3. För att fortsätta dela upp utlägget till flera kostnadsställen/kostnadstyper ska du klicka på "Fördela kostnad".
4. Efter fördelning kan du välja önskat kostnadsställe och kostnadstyp till kostnadsraden.
5. Delade du för mycket? Inga problem! Du kan a) avbryta fördelningen genom att klicka på "Ta bort fördelning" eller b) ta bort hela kostnadsraden, dvs. extra momsrader genom att klicka på den röda papperskorgsikonen.
5. Dela ett dagtraktamente
Be först vår kundtjänst att aktivera denna funktion för er Bezala miljö, om ni behöver den.
Till skillnad från kvitton är dagtraktamentedelning procentbaserad och gäller kostnadsställen, projekt eller andra kostnadsställesdimensioner. Du kan alltså inte dela kostnaden enligt olika länder i t.ex. ett dagtraktamente med flera länder.
Börja dela genom att klicka på "+ Lägg till kostnadsrad".
Fyll i informationen korrekt.
Fyll i kostnadsstället: Delningen (se punkt 1) delar automatiskt upp dagtraktamentet i lika stora delar (dvs. 50/50, 33/33/34, 25/25/25/25 osv.).
Du kan manuellt ändra procentandelen, men totalt måste det bli 100 %, annars visas ett felmeddelande*.
Delade du för mycket? Klicka på papperskorgsikonen för att ta bort delningen.
*Observera att vi endast kan dela med hela procentenheter. En delning i t.ex. tre lika stora delar måste alltså bli t.ex. 33 %, 33 % och 34 %. Samma felmeddelande som i punkt 2b. visas om du försöker dela i 33,33 %-delar.
6. Fördelningsmetoder
Fast belopp (kvitton): Ange specifika belopp för varje kostnadsrad. Summan av alla rader måste motsvara kvittots totalbelopp.
Procentbaserat (dagtraktamenten och vissa kvittoscenarier): Ange hur stor andel av totalen som ska tilldelas varje kostnadsställe eller projekt. Används för delning av dagtraktamenten och för vissa integrationer, t.ex. svenska representationsregler, där procentdelningar beräknas automatiskt utifrån momsgränser.
7. Val av kostnadsställe på fördelade kostnader
Varje kostnadsrad kan ha olika val av kostnadsställen. Om ditt företag använder flera dimensioner (t.ex. projekt, avdelning, kostnadsställe), välj värden för varje dimension per rad.
8. Attesteringsflöden för fördelade kostnader
När ett kvitto har flera kostnadsrader kan varje utgiftskonto och kostnadsställe ha ett eget attesteringsflöde, och alla tillämpliga attesterare läggs till i attestflödet. Detsamma gäller när ett dagtraktamente delas på kostnadsställen – alla relevanta attesterare inkluderas.
9. Utläggsrapporter
Vid en granskning av utläggsrapporter visas fördelade utlägg det totala beloppet med endast den första kostandstypen (kontot).
10. Milersättningar för flera destinationer
Lägg till destinationer till en enda resa: Om du reser till flera destinationer under samma resa, använd “+ Lägg till en destination”-knappen för att lägga till ytterligare stopp till samma milersättningsformulär. Detta skapar en kontinuerlig rutt.
Avståndet som fylls i ska vara det totala avståndet för hela resan (start till slut). Om du inte vet det, kan du istället fylla i avståndet mellan adresser genom att klicka på "+Lägg till" och lägga in avståndet mellan varje adress för varje ny rad i formuläret.
Fördela resor med olika passagerare: Om du har olika passagerare i ditt fordon under olika delar av samma resa, använd knappen "+ Lägg till" för att dela upp resan i separata rader. Varje rad kan ha olika passagerarinformation.
11. Skapa dagstraktamenten för en resa i flera olika länder
Om du besöker flera länder under samma resa kan du skapa ett dagstraktamente för flera länder genom att klicka på knappen "+ Lägg till följande land" på dagstraktamentsformuläret.
För detaljerade instruktioner, se: Traktamente / dagpenning
12. Viktiga punkter att komma ihåg
Kvitton stöder delning på flera utgiftskonton, kostnadsställen och andra dimensioner
Dagtraktamenten stöder procentbaserad delning på kostnadsställen, projekt och andra kostnadsställedimensioner
KM-/milersättningar kräver separata formulär för varje kostnadsställe- eller projektfördelning
Använd “+ Lägg till en destination” för kontinuerliga resor med flera stopp
Använd "+ Lägg till" för resor med växlande passagerare eller om du inte känner till resans totala körda kilometer och måste använda km mellan adresser för korrekta avstånd
Använd "+ Lägg till följande land" för dagstraktamenten i flera länder
Vanliga frågor
Kan jag dela ett dagtraktamente?
Ja, men be först vår kundtjänst att aktivera denna funktion för er Bezala miljö, om ni behöver den. Dagtraktamenten kan nu delas med hela procentenheter mellan olika kostnadsställen och andra kostnadsställedimensioner. Se avsnitt 5 ovan.
Kan jag dela en KM-/milersättning?
Nej. KM-/milersättningar använder ett enda kostnadsställe eller projekt per post. För att fördela på flera kostnadsställen skapar du ett separat formulär för varje ersättning.
Vad händer om de delade beloppen inte stämmer med kvittots totalsumma?
Formuläret visar ett felmeddelande. Summan av alla kostnadsrader måste motsvara kvittots totalsumma.
Vad händer om traktamentets procentandelar inte tillsammans blir 100 %?
Formuläret visar ett felmeddelande. Alla procentandelar måste summera till 100 % innan du kan skicka in. Du kan inte dela med decimaler (t.ex. 33,33 %); delning görs med hela procentenheter (dvs. tre lika delar blir 33 %/33 %/34 %).
Kan olika kostnadsrader ha olika attesterare?
Ja. Varje utgiftskonto och kostnadsställe kan ha ett eget attesteringsflöde, och alla tillämpliga attesterare inkluderas i flödet.