Vad är kostnadsfördelning?
Kostnadsfördelning gör det möjligt att fördela en enskild kostnad över flera konton, kostnadsställen eller projekt. Detta är användbart när ett köp tjänar flera syften eller avdelningar.
Vilka kostnadstyper stöder fördelning?
Utlägg (Kvitton) (Ja): Ett utlägg är den enda kostnadstypen som kan fördelas mellan flera kostandstyper, kostnadsställen, projekt eller andra dimensioner. Varje kostnadsrad i ett utlägg kan ha olika allokeringar.
Milersättning (Nej): Ett milersättningsformulär kan inte fördelas mellan olika kostnadsställen eller projekt. Om du behöver allokera milersättning till flera kostnadsställen eller projekt måste du skapa ett separat milersättningsformulär för varje allokering.
Dagstraktamenten (Nej): Ett dagstraktamentsformulär kan inte fördelas mellan olika kostnadsställen eller projekt. Om du behöver allokera dagstraktamenten till flera kostnadsställen eller projekt måste du skapa ett separat dagstraktamentsformulär för varje allokering.
Hur du delar upp utlägg (kvitto) till olika momssatser, kostnadsställen och kostnadstyper
Klicka på “+ Lägg till kostnadsrad”
2. En ny kostnadsrad gör det möjligt för dig att ge olika momssatser för kostnader inom samma utlägg (kvitto).
Om alla kostnader i utlägget har samma kostnadstyp och kostnadsställe kan du skicka in utlägget när alla formulärfält är ifyllda.
3. För att fortsätta dela upp utlägget till flera kostnadsställen/kostnadstyper ska du klicka på "Fördela kostnad".
Efter fördelning kan du välja önskat kostnadsställe och kostnadstyp till kostnadsraden.
Delade du för mycket? Inga problem! Du kan avbryta fördelningen genom att klicka på "Ta bort fördelning" eller hela kostnadsraden, dvs. extra momsrader genom att klicka på den röda papperskorgsikonen.
Allokeringsmetoder
Fast belopp: Ange specifika belopp för varje kostnadsrad. Summan av raderna måste vara lika med det totala utläggsbeloppet.
Procentbaserad: Vissa integrationer (t.ex. svenska representationsregler) beräknar automatiskt procentuell fördelning baserat på moms-satser.
Val av kostnadsställe på fördelade utlägg
Varje kostnadsrad kan ha olika val av kostnadsställen. Om ditt företag använder flera dimensioner (t.ex. projekt, avdelning, kostnadsställe), välj värden för varje dimension per rad.
Attesteringsflöden för fördelade kostnader
När ett utlägg har flera kostnadsrader:
Varje kostnadstyp (konto) och kostnadsställe kan ha sitt eget attesteringsflöde
Alla tillämpliga attestare läggs till i attesteringsflödet
När ska man använda fördelade kostnader
Ett köp innehåller artiklar för olika avdelningar
Resekostnader sträcker sig över flera projekt
En kostnad har både avdragsgilla och icke-avdragsgilla momser
Svensk representation: automatisk fördelning när moms-avdragsgränser överskrids
Utläggsrapporter
Vid en granskning av utläggsrapporter visas fördelade utlägg det totala beloppet med endast den första kostandstypen (kontot).
Milersättningar för flera destinationer
Lägg till destinationer till en enda resa: Om du reser till flera destinationer under samma resa, använd “+ Lägg till en destination”-knappen för att lägga till ytterligare stopp till samma milersättningsformulär. Detta skapar en kontinuerlig rutt.
Avståndet som fylls i ska vara det totala avståndet för hela resan (start till slut). Om du inte vet det, kan du istället fylla i avståndet mellan adresser genom att klicka på "+Lägg till" och lägga in avståndet mellan varje adress för varje ny rad i formuläret.
Fördela resor med olika passagerare: Om du har olika passagerare i ditt fordon under olika delar av samma resa, använd knappen "+ Lägg till" för att dela upp resan i separata rader. Varje rad kan ha olika passagerarinformation.
Skapa dagstraktamenten för en resa i flera länder
Om du besöker flera länder under samma resa kan du skapa ett dagstraktamente för flera länder genom att klicka på knappen "+ Lägg till följande land" på dagstraktamentsformuläret.
För detaljerade instruktioner, se: Traktamente / dagpenning
Viktiga punkter att komma ihåg
Endast utlägg stöder fördelning mellan flera kostnadstyper (konton) och kostnadsställen
Milersättning och dagstraktamenten kräver separata formulär för varje kostnadsställe-/projektallokering
Använd “+ Lägg till en destination” för kontinuerliga resor med flera stopp
Använd "+ Lägg till" för resor med växlande passagerare eller om du inte känner till resans totala körda kilometer och måste använda km mellan adresser för korrekta avstånd
Använd "+ Lägg till följande land" för dagstraktamenten i flera länder
Vanliga frågor
Kan jag fördela dagstraktamenten eller milersättning?
Dagstraktamenten och milersättning använder ett enda kostnadsställe per formulär. För att allokera till flera projekt ska du skapa separata formulär.
Vad händer om de fördelade beloppen inte matchar utläggetss totalbelopp?
Formuläret kommer att visa ett fel. Summan av alla kostnadsrader måste vara lika med utläggets totalbelopp.
Kan olika kostnadsrader ha olika attestare?
Ja. Varje kostnadstyp (konto) kan ha sitt eget attesteringsflöde, och alla tillämpliga attestare kommer att inkluderas.