Automatiskt skapande/uppdatering/radering av Leverantörer
Via API-integration (för automatisk synkning med externa system): API-dokumentation (bezala.com).
Hur du aktiverar Leverantörsfunktionen i Bezala
En person med Inställningsadministratör-roll i Bezala kan aktivera leverantörsfunktionen i Bezalas webbversion.
Gå till "Inställningar" i huvudmenyn.
Klicka på "Grundinställningar"-fliken och sedan "Reseräkningsformulär"-fliken.
I Utläggsrutan klicka och öppna Leverantörer-rullgardinsmenyn.
Markera båda rutorna och klicka på "Spara" i nedre högra hörnet.
Hur du lägger till Leverantörer manuellt
Obs: Leverantörer-fliken visas endast i Inställningar, efter att funktionen har aktiverats (steg 1-4).
5. Gå till "Leverantörer"-fliken för att börja lägga till leverantörer i Bezala. I Leverantörer-vyn kan du granska redan tillagda leverantörer (du kan filtrera baserat på namn, beskrivningar, status: aktiv/deaktiverad), redigera, deaktivera eller radera dem. Från samma vy kan du också lägga till en ny leverantör.
6. Klicka på "+Lägg till en leverantör" i nedre högra hörnet.
7. Fyll i Leverantörsinformationen och klicka på "Spara" när du är klar. Leverantörens namn är det enda obligatoriska fältet, men IBAN & BIC är nödvändiga för att funktionen ska fungera.
Leverantörens namn (obligatoriskt)
IBAN (bankkonto för betalningar)
BIC (bankkod)
Obs: När en leverantör har lagts till i Bezala kommer en ny rullgardinsmeny att visas på kvitto-/utläggsformuläret, från vilken en användare med bokförarroll kan välja rätt leverantör.
Betala till Leverantörer-funktionen
För att kunna välja leverantörer för betalningar behöver du lägga till betalningssättskonton (Asset) (dessa konton kommer sedan att ses som valmöjligheter i rullgardinsmenyn för Betalningssätt).
Lägg till betalningssättskonto för Leverantörer:
Varje betalningssättskonto har en "Betalning"-ruta. Om rutan "Betala till leverantören" är markerad kommer ersättningen att gå till leverantören, inte den anställde.
Om "Betala till Leverantören" är aktiverat på ett konto blir leverantörsfältet obligatoriskt i utläggsformuläret. OBS! Detta fält är endast synligt för användare med bokförarroll.
Om ditt företag har många Bezala-användare kan det vara nyttigt att begränsa synligheten (visibilitet) för betalningssättskontot till bokförarrollanvändarna som betalar inköpsfakturor, eftersom utgiften inte kan gå vidare utan ett val i Leverantörsfältet.
Betalningsbehandling (SEPA/Netvisor):
Betalningsmottagaren blir leverantörens namn (istället för anställd)
Betalningen skickas till leverantörens IBAN/BIC
Leverantörsbetalningar behandlas som en separat sats
Betalningsmeddelandet använder fakturans Kvitto-ID (eller leverantörens namn som reserv)
Valideringsregler
Om en användare väljer ett betalningssätt med "Betala till Leverantör" aktiverat:
Leverantör måste väljas innan utlägget skickas in för attestering.
Det går inte att lämna leverantörsfältet tomt. Obs! Detta fält är endast synligt för användare med bokförarroll och därför inte synligt för vanliga användare och inställningsadministratörer.
Vanliga Frågor
F: Jag ser inte Leverantörer-fliken i inställningar. Varför?
S: Leverantörsfunktionen måste aktiveras för ditt företag. En person med inställningsadministratörroll i Bezala kan aktivera den (se ovan steg 1-4).
F: Hur betalar jag en leverantör direkt?
S: Aktivera "Betala till Leverantör" på det relevanta betalningssättskontot. När bokförare använder det kontot i sina utläggsformulär går betalningar till leverantörens bankkonto istället för att ersätta den anställde. Kom ihåg att välja leverantören i Leverantörsfältet.
F: Kan jag deaktivera en leverantör?
S: Ja. Använd filtret för att hitta leverantörer och ändra deras status till deaktiverad. Deaktiverade leverantörer visas inte i rullgardinsmenyer.
F: Hur skiljer sig leverantörsbetalningar från de anställdas ersättningar?
S: Leverantörsbetalningar går direkt till leverantörens IBAN med en separat sats till bokföringen. Inga lönekvitton genereras. Återbetalningar till anställda går till den anställdes bankkonto.
F: Kan leverantörer synkroniseras från externa system?
S: Ja, leverantörer kan läggas till via API för integration med andra system.