Käyttäjän lisääminen integraation avulla
Bezalassa käyttäjiä voidaan lisätään manuaalisesti, integraation avulla tai Excel-taulukon avulla. Netsuite-, Mepco-, Sympa- ja Severa-integraatioiden avulla voidaan synkronoida käyttäjätietoja.
Ennen kuin uusi käyttäjä lisätään, tarkistetaan ensin onko jäsenyyttä jo olemassa ulkoisen id:n ja sitten sähköpostin perusteella. Poikkeuksena tähän on Severa-integraatio, jossa käyttäjä pyritään tunnistamaan vain sähköpostin perusteella, ellei toisin ole määritelty. Jos olemassa olevaa käyttäjää ei löydy, uusi käyttäjä luodaan ja lisätään yritykseen.
Käyttäjän lisääminen manuaalisesti
Mene käyttäjät-valikkoon Bezalan selainversiossa
2. Käyttäjäasetukset löytyvät Asetukset-otsikon alta klikkaamalla kohdasta "Käyttäjät".
Kun olet Käyttäjät-näkymässä, mene kohtaan "Uusi käyttäjä".
3. Täydennä käyttäjän perustiedot. Pakollisia tietoja ovat nimi ja sähköpostiosoite sekä henkilötunnus tulorekisteri-ilmoituksia varten.
4. Lisää käyttäjän maksutiedot kulukorvauksia varten. Käyttäjä voi myös itse täyttää pankkitietonsa menemällä profiiliinsa Bezalassa.
5. Lisää tarvittaessa oletuskululaji sekä -maksutapa vetovalikoista.
6. Jokaisella käyttäjällä tulisi olla vähintään Työntekijä-käyttäjärooli. Tarvittaessa voit lisätä hänelle laajemmat oikeudet:
Asetusten ylläpitäjä: voi muokata yrityksen asetuksia Bezalassa.
Kirjanpitäjä/Accountant: näkee kaikkien käyttäjien tapahtumat Bezalassa ja voi muokata yritysasetuksia.
Lue lisää käyttäjärooleista täältä
7. Tallenna käyttäjän taakse hyväksyntäkierto:
8. Paina lopuksi "Luo / tallenna" -nappia sivun oikeassa alareunassa. Käyttäjille lähetetään automaattisesti tervetuloviesti Bezalaan.
Käyttäjän lisääminen Excel-taulukon avulla
Voit lisätä käyttäjiä Bezalaan myös Excel-taulukon avulla.
Mene ensin Käyttäjät-valikkoon
Klikkaa näkymän alapalkissa olevaa "Lataa taulukko tietokoneellesi", jotta saat itsellesi valmiin Excel-pohjan käyttäjien lisäämistä varten
Täytä vähintään pakolliset kentät (sähköposti, nimi ja henkilötunnus mikäli Tulorekisteriraportointi on aktivoitu) ja tallenna taulukko.
Vie taulukko takaisin Bezalaan Käyttäjät-valikon "Lataa taulukko järjestelmään" painikkeen kautta.
Huomioi, että Excel-taulukon avulla ei voi poistaa käyttäjiä. Lisäksi sarakkeiden järjestystä ei saa muuttaa.
Vinkkejä!
Käyttäjän poistaminen ja käyttäjän palauttaminen Bezalaan
Bezalassa käyttäjiä voidaan poistaa manuaalisesti tai integraation avulla. Netsuite-, Mepco-, Sympa- ja Severa-integraatioiden avulla voidaan synkronoida käyttäjätietoja, eli myös poistaa niitä. Poistetun käyttäjän syöttämät tapahtumat säilyvät järjestelmässä, vaikka hänen tilinsä suljetaan.
Tarkista ennen käyttäjän poistamista, että kaikki hänen matka- ja kululaskut on käsitelty loppuun saakka, eikä hän ole kenenkään hyväksyjänä.
Käyttäjän poistaminen manuaalisesti
Voit poistaa käyttäjän yrityksesi Bezala-tililtä seuraavasti:
Mene Käyttäjät-valikkoon
klikkaa käyttäjän kohdalta punaisesta rastista/roskakorista
Integraatiot ja käyttäjän poistaminen
Mikäli käyttäjän tiedot tuodaan integraation kautta, heidän jäsenyys myös poistetaan Bezala-ympäristöstä jos heidän tietojaan ei enää sisällytetä integraation kautta tulevaan aineistoon tai heidän tilinsä on passivoitu Netsuitessa, Mepcossa, Sympassa tai Severassa.
Jos yritykselläsi on Netsuite-, Sympa- tai Mepco-integraatio, työsuhteen päättyessä käyttäjää ei poisteta erikseen Bezalasta vaan se tehdään automaattisesti.
| NetSuite | Mepco/Sympa | Severa |
Lisätäänkö käyttäjä, jos heidän tietonsa lisätään integraation kautta saapuviin tietoihin? | Kyllä | Kyllä | Kyllä, mikäli asetus "Lisää/poista käyttäjiä Severasta tulevan datan perusteella" on aktivoitu " |
Poistetaanko käyttäjä jos hänet on deaktivoitu integroidun järjestelmän puolella?
| Kyllä | Kyllä, "deaktivoidulla" tarkoitetaan että aineistolle merkitty työsuhteen päättymispäivä (“Ts Päättymispv“ sarake) koittaa | Kyllä, mikäli asetus "Lisää/poista käyttäjiä Severasta tulevan datan perusteella" on aktivoitu " |
Poistetaanko käyttäjä jos hänen tietonsa puuttuvat Bezalaan tulevasta datasta? | Kyllä | Kyllä, ellei "Älä poista jäsenyyttä jos käyttäjä puuttuu aineistosta" on päällä | Kyllä, mikäli asetus "Lisää/poista käyttäjiä Severasta tulevan datan perusteella" on aktivoitu " |
Poistetun käyttäjän palauttaminen
Mikäli käyttäjätiedot synkronoidaan Netsuiten, Mepcon, Sympan tai Severan kautta, voi käyttäjän aktivoida integroidun järjestelmän puolella jonka jälkeen käyttäjän pitäisi nousta myös Bezalaan.
Manuaalisesti käyttäjän palauttaminen, tapahtuu samaan tapaan kuin loisit Bezala-ympäristöön uuden käyttäjän. Lue ylempää tarkemmat ohjeet käyttäjän lisäämiseen.
Jos palautetulla käyttäjällä on sama sähköposti kuin ennen, pääsee hän käsiksi myös vanhoihin matka- ja kululaskuihinsa.