Bezala kan automatisera reseutgiftsrapporteringen till Skatteverket
Bezala har automatiserat rapporteringen av traktamenten, milersättningar och arvoden till Skatteverket. Som Bezalas kunder kommer ni därför att spara både tid och pengar, då era anställda är Bezala-användare!
Bezala hjälper dig och ditt företag att betala ut ersättningar snabbare än en gång varje månad i samband med lönen. Det här tycker vårt Bezala-team är mer rättvist, eftersom anställda då inte behöver vänta till lönedagen för att få sina reseersättningar betalda. Då era anställda fyller i exempelvis dagtraktamenten ställer Bezala relevanta tilläggsfrågor till användaren om exempelvis kostförmåner (se exempel i videon), vilket gör att rapporteringen till Skatteverket kan automatiseras.
Att sätta igång Bezala-Skatteverket integrationen
Då ni börjar som kund hos oss, frågar vi er alltid om vilka integrationer ni vill sätta igång. Om ni har varit en kund hos oss utan Skatteverkets integration och sedan vill sätta igång den ska ni kontakta vår kundtjänst på [email protected] så sätter vi igång rapporteringen till Skatteverket för er:
Vi behöver företagets organisationsnummer (FO-nummer) och namn
Vi baserar rapporteringen på arbetstagarnas personnummer.
Anställda utan svenskt personnummer kommer att vara utanför den automatiska rapporteringen. Vi behöver en lista på dessa användares e-postadresser, så att vi inte i onödan skickar er felmeddelanden varje månad i samband med Skatteverkets rapportering.
Allmän information om Skatteverkets rapportering
Rapporteringen för den föregående månaden till Skatteverket sker första dagen i följande månad.
Traktamenten, milersättningar och arvoden rapporteras till Skatteverket från Bezala.
Bezala kontrollerar de nya årliga gränserna som Skatteverket publicerar årligen och uppdaterar våra traktamente- och milersättningskalkyler enligt dem. Förmåner - Företag och organisationer | Skatteverket
Användarna ska ha ett svenskt personnummer och kontonummer i sin Bezala-profil för att rapporteringen ska ske automatiskt.
Om personnummer saknas, får bokförarens e-postadress (Inställningar ==> Grundinställningar-fliken ==> Kontaktuppgifter-delen) ett e-postmeddelande.
Kontrollera vilka användare som saknar personnummer eller kontonummer:
Huvudmeny ==> Användare ==> filtrera med kryssrutan "Personnummer saknas" eller "IBAN saknas".
Filen skickas som XML-format till Skatteverket. Med Bezala-rollen bokförare hittar du den också i Bezala här:
Webbversionens huvudmeny i det övre vänstra hörnet
Klicka på "Bokföringsrapporter"
Gå till "Arbetsgivardeklarationer"-fliken
Mer tekniska detaljer om Bezalas rapportering till Skatteverket
Vi har varit i kontakt med Skatteverkets AGI-utvecklingsteam och de har bekräftat följande:
Det går att skicka flera filer vid olika tillfällen med individuella uppgifter som sedan kan kombineras till en huvuduppgiftsfil.
Ert företags behöriga företrädare skriver sedan under den samlade arbetsgivardeklaration på individnivå dvs. AGI:n i företagets eget utrymme i Skatteverket.
Sammanslagningen av de individuella filerna styrs av specifikationsnummer (FK570).
Varje individuppgift ska ha ett unikt Specifikationsnummer per betalningsmottagare, redovisningsperiod och arbetsgivarregistrerad (avsnitt 8.1.3). Reglerna är:
Olika specifikationsnummer ==> uppgifterna läggs till som en ytterligare individuppgift för betalningsmottagaren (dvs. Bezala-användaren).
Samma specifikationsnummer ==> Den nya uppgiften ersätter den tidigare uppgiften.
Skatteverket räknar automatiskt ihop arbetsgivaravgifter och skatteavdrag från samtliga individuppgifter när AGI:n granskas innan signering.
Enligt AGI-utvecklingsteamet är det inte fel att lägga en Bezala-förmån som en separat individuppgift utan lön. Det kan dock komma en rimlighetskontroll R_001 som bara fungerar som en förvarning, men det är inte ett hinder för rapporteringen.
Se också 8 och 8.1.3 här: Teknisk beskrivning 1.1.18.1 | Skatteverket
Lönekvitto till arbetstagaren
Ditt företags inställningsadministratör kan sätta igång installationen, så att lönekvittot gällande de utbetalade ersättningar skickas till företagets Bezala-användare.
Gör så här:
Gå till webbversionens huvudmeny och klicka på ”Inställningar”
I "Grundinställningar"-fliken och sedan till fliken ”Återbetalning och bokföring”,
Markera rutan ”Skicka lönekvitton då användarna får betalt”.
Klicka till sist på ”Spara” längst ner till höger.