Policyagenten styrs av de instruktioner (på engelska: prompts) som ges till den. Den kan till exempel identifiera minibarköp, dricks och alltför dyra hotellvistelser. Agenten kontrollerar ett kvitto så snart det har lagts till i systemet och är bara så bra som de instruktioner den har fått.
Agenten aktiveras efter att ett kvitto har sparats/skickats för attest, och kommentarer och redigeringar läggs till på kvittot med några sekunders fördröjning.
Du kan be agenten att kommentera eller redigera utgifter enligt instruktionerna. Du hittar tips på hur du ska skriva agentens instruktioner längre ned på den här guidesidan.
Aktivering
Aktivera Policy kontroll agenten genom att klicka på "Automatisering" i huvudmenyn --> AI-funktioner & Agenter-fliken --> Policy kontroll agent kryssrutan.
Lägg till Policy instruktioner genom att a) klicka på kugghjulsikonen och b) skriv sedan instruktioner i fältet.
Du kan definiera redigeringsbehörigheter genom att aktivera/deaktivera "Tillåt AI-agenten att uppdatera utläggsformulärets fält".
När instruktionerna och redigeringsbehörigheten har definierats ska du klicka på "Spara".
Hurdana observationer kan agenten göra på utgifter?
Agenten kan läsa följande information från utläggen för att göra observationer:
kvittobild
beskrivning
deltagare
datum
land
momsprocent
kvitto-ID
belopp
utgiftskonto
Agenten kan till exempel kommentera om kvittobildens totalbelopp avviker från det belopp som angetts på utläggsformuläret, eller om den misstänker att ett felaktigt utgiftskonto har valts. Kommentarerna som AI-agenten lämnar på utgifterna beror helt på policy instruktionerna, vilket innebär att du själv kan bestämma vilka saker du vill att agenten ska kontrollera på utgifter.
Kommentarer på utläggen görs på organisationens standardspråk.
Vilka förändringar kan agenten göra på utläggen?
Agenten kan instrueras att redigera utgiftskontot, momsrader och momsprocenter. Redigeringar görs baserat på instruktionerna som definierats i Policy instruktionsfältet.
Agenten kan till exempel dela upp ett hotellkvitto på två rader så att en separat frukostkostnad tilldelas en momssats på 0 %.
Redigering av utläggen kräver att alternativet "Tillåt AI-agenten att uppdatera utläggsformulärets fält" är aktiverat.
En kommentar lämnas på utgiften för eventuella ändringar, och efter att agenten har behandlat utgifterna, så går de vidare till organisationens normala attesteringsflöde.
Standardinstruktioner
När du aktiverar agenten innehåller Policy intstruktions-fältet de standardinstruktioner som listats nedan. Instruktioner kan tas bort, redigeras och läggas till efter eget behov, men fältet kan inte lämnas tomt.
* Receipt must show what was purchased. Payment confirmations, bank statements, and card summaries are not receipts. Flag "invalid receipt — no itemization".
* Receipt must have a visible date. Flag "date missing" if not found.
* If receipt content does not match expense account, flag "expense account may be incorrect" — hotel receipt on non-hotel account, restaurant receipt on non-meals account, flight receipt on non-travel account, taxi receipt on non-transport account. Only flag if mismatch is clear.
* If OCR total differs from entered receipt amount, flag "verify amount — OCR shows €X".
* Finnish hotel breakfast VAT is not deductible. If receipt is from a Finnish hotel and contains breakfast line items, split VAT lines: room at original rate, breakfast at 0%.
* Representation and entertainment VAT is not deductible in Finland. If expense account indicates representation or entertainment, VAT should be 0%.
Tips för att skriva instruktioner
Följ dessa riktlinjer när du skriver instruktioner:
Skriv specifikt
Istället för att skriva: "Kontrollera hotelkvitton", skriv: "Om bokföringskontot är Hotell och leverantören finns i Finland, sätt frukostmomsen till 0 %, eftersom den inte kan dras av enligt Skatteförvaltningens anvisningar"
Definiera vad agenten ska observera/undersöka
Ange om du vill att agenten ska granska t.ex. datumet, beloppet eller beskrivningen.
Ange åtgärden
Tala om för systemet vad som ska göras om en observation görs: "sätt momsen till 0 %", "lägg till en kommentar", "kontrollera att...", "se till att..."
Lägg till kontext
Inkludera en motivering så att kommentarerna blir meningsfulla: "...eftersom det inte kan dras av enligt Skatteförvaltningens riktlinjer" eller "...eftersom det inte är tillåtet enligt företagets policy"
Även om standardinstruktionerna är på engelska kan du skriva instruktioner på vilket språk som helst.
Instruktionerna behöver inte vara relaterade till resor — du kan också ge agenten instruktioner relaterade till t.ex. kvittons bokföring.
Exempel på instruktioner
*Alkohol är inte en tillåten representationskostnad. Kommentera om det upptäcks.
*Dricks ersätts inte. Kommentera om det upptäcks.
*Personliga köp (minibar, bastu, spa, tvätt) är inte tillåtna. Kommentera om det upptäcks.
*Kontantuttag är inte tillåtet på företagskort. Kommentera om det upptäcks.
*Flygbiljetter måste vara i ekonomiklass. Kommentera om något annat upptäcks.