Denna integration skapar en standardiserad SEPA-betalningsfil som kan importeras till nästan alla SEPA-länders banksystem.
Vanligast är att denna integration används med Excel-bokföringsfiler där du skulle ha en Excel-fil för bokföring och en SEPA-fil för betalningar. SEPA-integrationen kan aktiveras som ett komplement till en bokfäringsintegration för att hantera återbetalningar.
Då företaget har en aktiv SEPA-integration:
Om företagets IBAN eller BIC saknas kommer inga återbetalningar att skickas till bokföringen.
Om användarens IBAN saknas kommer deras återbetalningar att stanna kvar i kön.
Om en transaktion är markerad som betald utesluts den från betalningarna och SEPA-betalningar skapas inte för den. Observera att om ett företag har både Netvisor och SEPA aktiverat, skickas betalningarna till Netvisor, men SEPA-löneuträkningen för samma utgifter genereras inte eftersom de redan har markerats som betalda under Netvisor.
SEPA-filen som skapas av Bezala är ganska standardiserad, men några små ändringar kan göras på integrationssidan. Filen kan skickas via e-post till den angivna e-postadressen för bokföraren eller så kan filen skickas till en SFTP-server.
Nedan följer ett exempel på en genererad SEPA-fil:
SEPA återbetalningssaldon
Återbetalningssaldon är det sätt som Bezala hanterar negativa belopp när Bezala skapar en SEPA-fil. Om användarens totala belopp för kostnader som skickats till bokföringen är negativ, läggs det inte till i SEPA-lönelistan, eftersom SEPA inte kan behandla negativa belopp. I stället sparar Bezala det som ett återbetalningssaldo och drar av från det användarens återbetalningsbelopp när nästa kostnadssats skickas till bokföringen. Om beloppet vid den tidpunkten också blir negativt sparas det på samma sätt osv.
Återbetalningssaldon kan ses på SEPA-integrationens sida i ActiveAdmin.
Det går att utesluta användare från SEPA-filen
Det finns en möjlighet att utesluta vissa användare från SEPA-filen.
På redigeringssidan SEPA-integration i ActiveAdmin finns området " Users To Reimburse", där alla användare är valda som standard. Om användarens ruta avmarkeras där, kommer hen att vara en utesluten användare nästa gång SEPA betalningar skickas:
användarens återbetalningar kommer inte att valideras för användarens IBAN/BIC-närvaro;
användarens belopp som ska återbetalas kommer inte att läggas till i SEPA-filen;
beloppet kommer att läggas till i en CSV-fil, som kommer att bifogas i e-postmeddelandet.
Personliga utgifter för användare som är uteslutna från SEPA-lönehantering via integrationsinställningar markeras som betalda när de skickas.
CSV-filen med uteslutna användare innehåller följande kolumner:
användarens namn;
användarens e-postadress;
användarens externa ID, med reserv till användar-ID i Bezala;
användarens land;
betalningsmeddelande (samma som i SEPA-löneutbetalningen, dvs. "Datum för återbetalning av utlägg (USER_ID)");
belopp som ska återbetalas.