Denna integration skapar en standardiserad SEPA-betalningsfil som kan importeras till nästan alla SEPA-länders banksystem.
Vanligast är att denna integration används med Excel-bokföringsfiler där du skulle ha en Excel-fil för bokföring och en SEPA-fil för betalningar. SEPA-integrationen kan aktiveras som ett komplement till en bokfäringsintegration för att hantera återbetalningar.
Då företaget har en aktiv SEPA-integration:
Om företagets IBAN eller BIC saknas kommer inga återbetalningar att skickas till bokföringen.
Om användarens IBAN saknas kommer deras återbetalningar att stanna kvar i kön.
Om en transaktion är markerad som betald utesluts den från betalningarna och SEPA-betalningar skapas inte för den. Observera att om ett företag har både Netvisor och SEPA aktiverat, skickas betalningarna till Netvisor, men SEPA-löneuträkningen för samma utgifter genereras inte eftersom de redan har markerats som betalda under Netvisor.
SEPA-filen som skapas av Bezala är ganska standardiserad, men några små ändringar kan göras på integrationssidan. Filen kan skickas via e-post till den angivna e-postadressen för bokföraren eller så kan filen skickas till en SFTP-server.
Nedan följer ett exempel på en genererad SEPA-fil:
SEPA återbetalningssaldon
Återbetalningssaldon är det sätt som Bezala hanterar negativa belopp när Bezala skapar en SEPA-fil. Om användarens totala belopp för kostnader som skickats till bokföringen är negativ, läggs det inte till i SEPA-lönelistan, eftersom SEPA inte kan behandla negativa belopp. I stället sparar Bezala det som ett återbetalningssaldo och drar av från det användarens återbetalningsbelopp när nästa kostnadssats skickas till bokföringen. Om beloppet vid den tidpunkten också blir negativt sparas det på samma sätt osv.
Återbetalningssaldon kan ses på SEPA-integrationens sida i ActiveAdmin.
Det går att utesluta användare från SEPA-filen
Det är också möjligt att utesluta vissa användare från SEPA-filen. För att göra detta, vänligen kontakta Bezala-support ([email protected]).
Personliga kostnader för användare som utesluts från SEPA-utbetalningen via integrationsinställningar markeras som betalda när batchen skickas. Den CSV-filen 'Exkluderade användare' (finns på sidan "Bokföringsrapporter") innehåller följande kolumner:
användarens namn
användarens e-post
användarens externa ID, med fallback till användarens ID i Bezala
användarens land
betalningsmeddelande (samma som i SEPA-utbetalningen, dvs. “Kostnadsersättning DATUM (ANVÄNDAR_ID)”)
ersättningsbelopp