Mitä kirjanpitoerät ovat?
Erät ovat säännöllisiä hyväksyttyjen kulujen siirtoja kirjanpitojärjestelmiin. Ne toimivat NetSuite-, Severa-, Workday-, Procountor-, Fortnox-integraatioiden sekä taulukkolaskentavientien (SFTP/sähköposti) kanssa.
Erät lähetetään automaattisesti määritetyn aikataulun mukaan tai kirjanpitäjä voi lähettää ne manuaalisesti klikkaamalla päävalikosta linkkiä "Lähetä kirjanpitoon".
Automaattinen vs. manuaalinen eräajastus
Automaattinen eräajastus toimii määritetyllä aikataululla (päivittäin, viikoittain tai kuukauden viimeisenä päivänä) keräten kaikki hyväksytyt kulut ajastetusti.
Manuaalinen eräajastus antaa kirjanpitäjille mahdollisuuden lähettää eriä tavallisen aikataulun ulkopuolella klikkaamalla "Lähetä kirjanpitoon" -linkkiä lisäkontrollia tai kiireellisiä kuluja varten.
Eräaikataulu (Helsingin aikavyöhyke)
Integraatio | Alkuaika | Arvioitu loppu | Huomautukset |
NetSuite | 00:10 | 00:40 | Joissakin yrityksissä yli 10 min |
Airplus | 02:00 | 02:50 | Sisältää tiedostojen haun |
Severa | 02:30 | 02:50 | Useimmat valmistuvat ~10 min |
Danske MasterCard | 05:00 | 05:05 | Yleensä alle 5 min |
Workday | 05:00 | 05:05 | Yleensä alle 5 min |
Procountor | 06:00 | 06:05 | Yleensä alle 5 min |
Netvisor | 06:20 | 06:25 | Yleensä alle 5 min |
Mepco | 06:40 | 06:47 |
|
Projektit D365:stä | 06:50 | 06:55 | Yleensä alle 5 min |
Kustannuspaikat D365:stä | 07:00 | 07:05 | Yleensä alle 5 min |
Kustannuspaikat SFTP:n kautta | 07:30 | 07:35 | Ajetaan ma-su |
Nordea FirstCard | 08:00 | 08:05 | Yleensä alle 5 min |
Fortnox | 10:00 | 10:05 | Yleensä alle 5 min |
Kulujen valinta erään
Kulujen tulee olla täysin hyväksyttyjä, ei aiemmin lähetettyjä ja kelvollisia (sisältää vaaditut kentät: tili, ALV-koodi, kustannuspaikka, jos pakollinen).
Eristä poissuljetut: kulut, joista puuttuu vaadittu IBAN; kulut, joissa validointivirheitä; jo maksetut korvattavat kulut.
Tapahtumarajat
Netvisorilla ja Procountorilla on 30 tapahtuman raja erää kohti sekä henkilökohtaisille kuluille että yrityskuluille. Jos kirjanpitojono on tätä suurempi, jono jaetaan pienempiin eriin (max. 30 tapahtumaa/erä), jotka lähetetään peräkkäin heti toistensa jälkeen.
Erävirheiden ymmärtäminen
Kun erän lähettäminen epäonnistuu, Bezala lähettää sähköpostia yrityksenne tukiyhteyshenkilölle virheen tiedoilla ja ratkaisuohjeilla. Epäonnistuneet kulut pysyvät jonossa merkittynä tekstillä "Vikatilassa", jolloin voit muokata ja yrittää niiden lähettämistä uudelleen.
Yleiset virheet ja ratkaisut
Autentikointi-/yhteysongelmat: Bezala -kirjanpito-integraatioyhteys on vanhentunut. Ratkaisu: Muodosta yhteys uudelleen kohdassa "Asetukset" ==> "Perusasetukset"-välilehti ==> "Kirjanpito & maksatus"-välilehti ==> Testaa/vaihda tunnukset kirjanpidon integraatioruudussa.
Puuttuva IBAN: Henkilökohtaiset kulut vaativat työntekijän IBAN-tilinumeron korvausta varten. Muut kuin suomalaiset IBAN-numerot vaativat myös BIC-koodin. Ratkaisu: Työntekijä lisää IBAN-numeron (ja BIC:n tarvittaessa) profiiliasetuksiinsa.
Virheellinen tilinumero: Erässä oleva kulutili ei ole olemassa kirjanpito-ohjelmistossa. Ratkaisu: Päivitä tili Bezalassa tai varmista, että se vastaa kirjanpidon tilikarttaa.
Poistettu tili: Kirjanpito-ohjelmistosta poistettu tili oli käytössä Bezalassa. Ratkaisu: Valitse toinen aktiivinen tili ja poista vanha käytöstä Bezalasta.
ALV-koodi ristiriitainen: ALV-prosentti ei täsmää kululle valitun ALV-koodin kanssa. Ratkaisu: Varmista, että ALV-prosentti vastaa sitä, mitä tili sallii.
Kustannuspaikan ristiriita: Bezalan kustannuspaikat eivät täsmää täysin kirjanpito-ohjelmiston kanssa. Ratkaisu: Varmista, että kustannuspaikkojen nimet täsmäävät tarkasti järjestelmien välillä.
Käsittelemättömät liitteet: Kuittikuvien käsittely ei ole valmistunut. Ratkaisu: Odota käsittelyn valmistumista tai lataa kuitti uudelleen.
Vikatilaerän uudelleen lähetys
Ongelman korjaamisen jälkeen: siirry "Lähetetään kirjanpitoon"-kohtaan, muokkaa epäonnistunutta kulua ongelman korjaamiseksi ja odota sitten seuraavaa ajastettua erää tai klikkaa "Lähetä kirjanpitoon" -linkkiä.
Duplikaattien esto
Bezala estää automaattisesti duplikaatit. Kun kulu on lähetetty onnistuneesti, se merkitään "Kirjanpidossa" -tilaan eikä sitä lähetetä uudelleen. Järjestelmä tarkistaa kuittien ID:t estääkseen duplikaattikäsittelyn.
Maksujen luominen
Luo maksuja: Netvisor, SEPA, Wise
Luo ostolaskuja: Procountor, Fortnox, EmCe
Onko vielä ongelmia?
Ota yhteyttä osoitteeseen [email protected] ja laita sähköpostiin saamasi tarkka virheilmoitus, jos et pysty ratkaisemaan ongelmaa itse.