Hur konteringsregler fungerar
Bezala kontrollerar beskrivningen mot alla definierade konteringsregler när ett nytt utläggsformulär skapas. Om beskrivningen matchar ett regelnyckelord tilldelas det associerade utgiftskontot automatiskt.
Utgiftskontot måste läggas till i Bezalas kontoplan för att regeln skall fungera. Instruktioner för att lägga till utgiftskonto hittar du här.
Hantera konteringsregler
Om du har rollen inställningsadministratör/bokförare i Bezala kan du hantera konteringsreglerna i Bezalas webbversion.
Navigera så här:
Klicka på huvudmenyikonen i det övre vänstra hörnet i webbversionen
Klicka på "Automation"
Klicka på "Konteringsregler"-fliken
Klicka på "Ladda ner tabell" i det nedre vänstra hörnet.
Använd den nedladdade excelfilen som mall. Ändra inte kolumntitlar eller kolumnordning i mallen.
Skriv 1 nyckelord per rad (dvs. Pattern-kolumnen) med start från rad 4 i mallen.
Konteringsregler fungerar korrekt när endast ett konto är tillämpligt för regelns nyckelord. Om t.ex. dina hotellkostnader är uppdelade på ett inrikeskonto och ett utrikeskonto är nyckelordet "hotell" inte ett bra nyckelord.
Ett nyckelord behöver inte vara ett helt ord. Kortare nyckelord kan vara bättre än längre. Här är några exempel:
park istället för parkering
Tesl istället för Tesla supercharger
plane eller ticket istället för airplane ticket. Tänk på om du har olika konton för t.ex. tåg- och flygbiljetter — då är det rätt att använda plane. Om inte täcker ticket betydligt fler situationer.
Kontrollera att cellvärdet i Account Code kolumnen stämmer överens med rätt kontonummer på sidan Kontoplan i din Bezala-miljö.
Hur du kontrollerar: Huvudmeny ⟹ Kontoplan ⟹ cellvärdet i kolumnen kontonummer för det konto du vill använda som utgiftskonto.
Spara excelfilen på en plats där du lätt hittar den på din enhet.
Klicka på "Ladda upp tabell" och välj din sparade excelfil.
Obs: Konteringsregler är specifika för varje Bezala-miljö. Om du vill ha samma regler för varje miljö i t.ex. din koncern måste du "Ladda upp tabell" i varje Bezala-miljö separat. Detta förutsätter att kontoplanen är densamma för alla företag inom koncernen.
Ta bort och filtrera konteringsregler
Excelimporteringen kan bara lägga till nya regler och uppdatera befintliga regler. Ta bort regler genom att klicka på den röda papperskorgsikonen på rätt regelrad.
Filtrering: Använd textfiltren Text och Bokföringskonto för att söka bland dina regler på fliken "Konteringsregler". (Filter är särskilt användbart om du behöver ta bort en regel, eftersom regler inte kan tas bort via excelimportering.)
Filtrera med Bokföringskontots nummer om du vill kontrollera ett specifikt kontos nyckelord.
Filtrera med Text om du märker att ett specifikt ord automatiskt kopplas till fel utgiftskonto eller inget utgiftskonto alls.
Fel konto kopplat till nyckelord: Om ett nyckelord ger 2+ träffar med olika bokföringskonton bör du antingen:
ta bort den felaktiga konteringsregeln, eller
redigera nyckelordet för fel konto så att det inte krockar med rätt kontos nyckelord. Om du t.ex. har olika konton för tåg- och flygbiljetter ska du inte använda biljett/ticket som nyckelord.
Inget konto kopplat till nyckelord: Lägg till en ny regel med önskat nyckelord i Pattern-kolumnen och rätt kontonummer i Account Code kolumnen.
Vanliga frågor
Varför tillämpas inte min konteringsregel?
Kontrollera om användaren har ett standardkostnadskonto i sina profilinställningar (Huvudmeny ⟹ Användare ⟹ gul redigeringspenna på rätt användarrad). Standardkonton kan ha prioritet. Se även instruktionerna ovan för "Fel konto kopplat till nyckelord" och/eller "Inget konto kopplat till nyckelord".
Kan jag ha flera regler för olika utgiftskonton?
Ja, ju fler regler desto bättre. Se till att nyckelorden (dvs. Pattern) inte krockar med varandra (dvs. samma nyckelord för 2+ utgiftskonton). Regler är lättare att skapa för konton med tydlig avgränsning — t.ex. rekommenderas inte ordet hotell om du har ett konto för inrikes och ett för utrikes hotellkvitton.
När ska jag använda konteringsregler?
När ett konto har en tydlig avgränsning, t.ex. taxirelaterade nyckelord för taxikontots kontonummer.
När användare ofta väljer fel konto för specifika nyckelord. Till exempel om du har olika konton för softwarekvitton inom och utanför EU.
Använd inte software som nyckelord. Använd specifika företagsnamn som nyckelord och koppla dem till rätt kontonummer.
Kan du ge exempel på bra konteringsregler?
Se till att du använder rätt Excel-mall från Bezala (Automation ⟹ Konteringsregler-fliken ⟹ Ladda ner tabell), men här är en tabell med regler på engelska, finska och svenska för hotellkonto (7820), resekostnader (7800), parkering (7850) och taxi (7810).
Pattern | Account Code |
hotel | 7820 |
hostel | 7820 |
motel | 7820 |
airbnb | 7820 |
booking.com | 7820 |
Scandic | 7820 |
ticket | 7800 |
train | 7800 |
metro | 7800 |
hsl | 7800 |
hrt | 7800 |
tunnelbana | 7800 |
arlanda express | 7800 |
bus | 7800 |
Finnair | 7800 |
Lufthansa | 7800 |
airplane | 7800 |
KML | 7800 |
Norwegian | 7800 |
SAS | 7800 |
VR | 7800 |
SJ | 7800 |
Flixbus | 7800 |
park | 7850 |
pysäk | 7850 |
taxi | 7810 |
taksi | 7810 |
uber | 7810 |
bolt | 7810 |
SJ: den här regeln är inte så bra, eftersom många svenska ord innehåller bokstavskombinationen sj.