Standardinställningen för en låst bokföringsperiod är 180 dagar
Vi har satt standardinställningen för alla våra kunder, så att en årsperiod blir låst 180 dagar (6 månader) efter periodens slut.
Det innebär att utgifter kan läggas till normalt för föregående kalenderår i 180 dagar.
Låsning för avslutade perioder
Du kan välja hur du vill låsa en bokföringsperiod i din Bezala-miljö. Inställningar för perioden finns på ”Företag”-sidan under fliken ”Återbetalning och bokföring”.
Årsvis
En ”årsvis” låsning kan användas om du vill förhindra att äldre utgifter läggs till det föregående kalenderåret, så att årsboksluten blir lättare för din bokförare.
Månadsvis
En ”månadsvis” låsning av en period kan användas för månadsbokslut.
Veckovis
En ”veckovis” låsning av perioden kan användas till exempel om företagets rese-ersättningspolicy kräver att ansökningar om dagtraktamente upprättas inom en vecka efter resan.
När är perioden låst?
Du kan välja hur många dagar användarna kan lägga till utgifter till föregående period. Efter den angivna siffran i "Efter…dagar" har perioden avslutats.
Vad händer om utgifter läggs till i en avslutad period?
Milersättningar, dagtraktamenten och arvoden
Det går inte att skapa en utgift för en avslutad period, och vi visar texten "perioden är låst" på formuläret om någon försöker.
Utlägg
Saving receipts to closed period is possible. When the receips are sent to accounting the date in vouchers in the accounting material will be set to the first day of the open period (i.e., the first day of the month or year).
The date on the accounting material PDF file will be the date set on the receipt form.
Öppna en period manuellt
Vid behov kan en låst period öppnas manuellt fram till önskat datum. Detta görs genom att klicka på "Öppna/stäng period" och sedan välja det datum från vilket du vill att perioden ska öppnas.
Den manuella ändringen gäller endast fram till slutet av dagen (UTC+2), varefter perioderna stängs enligt företagets inställningar.
Om du vill använda det faktiska datumet som utgiftsdatum i verifikationen när perioden öppnas manuellt, bör du också skicka utgifterna till bokföringen under dagen då perioden tillfälligt öppnats manuellt (UTC+2). Du kan göra det via funktionen "Skicka resekvitton nu" i menyn eller kugghjulsikonen på enskilda utlägg.
Du kan också använda funktionen "Öppna/stäng period" för att stänga den öppna perioden för en dag.